PGA of Australia

MailStore im Einsatz bei PGA of Australia

MailStore Server Case Study

Die Professional Golfers Association Australiens wurde bereits 1911 gegründet und ist somit die zweitälteste PGA der Welt. Die traditionsreiche Organisation hat es sich zur Aufgabe gemacht, das professionelle Golfspiel zu fördern und die beruflichen Standards des Sports zu verbessern.

Die PGA of Australia mit Sitz in Sandhurst bei Melbourne umfasst 2.500 Mitglieder und richtet über 430 Golfturniere im Jahr aus. Dazu zählt auch die bekannte Turnierserie „PGA Tour of Australia“. Aus diesen Turnieren sind erfolgreiche und weltbekannte Golf-Profis wie z.B. Kel Nagle, Adam Scott, Jack Newton und Greg Norman hervorgegangen.

Wechsel von Symantec Enterprise Vault.cloud zu MailStore Server

Bei der PGA of Australia werden nahezu alle rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Vorteile, die E-Mail-Archivierung bietet, genutzt. Dazu gehören die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen, der Schutz vor Datenverlusten, die Abschaffung von Postfachbegrenzungen, die Vereinfachung von Backup- und Restore sowie die schnelle Suche über alle E-Mails.

Das Besondere: Die PGA of Australia hatte bereits eine Cloud-basierte E-Mail-Archivierungslösung von Symantec im Einsatz, die durch eine On-Premise­Lösung abgelöst werden sollte.

Ashley Hunt, Systems Coordinator bei der PGA, entdeckte MailStore Server bei seiner Web-Suche nach geeigneten Alternativen und startete die Evaluierung zunächst mit Hilfe der kostenlosen 30-TageTestversion.

Bereits nach zwei Wochen stand fest, dass man zukünftig auf MailStore Server bei der E-MailArchivierung setzen und unmittelbar zum Produktiveinsatz übergehen wird. Rückblickend beschreibt Ashley Hunt diese enorm kurze Testphase als völlig unproblematisch.

Die „ausgezeichnete“ Dokumentation reichte für die Implementierung aus — ein Kontakt zum technischen MailStore-Support hat nicht stattgefunden.

Neben der reibungslosen Testphase und den überzeugenden technischen Merkmalen haben am Ende auch die günstigen Anschaffungskosten, die über ein Competitive Upgrade nochmals reduziert wurden, die Entscheidung für den Einsatz von MailStore Server positiv beeinflusst.

Im Produktiveinsatz mit Exchange 2007

Der produktive Einsatz von MailStore Server erfolgte im März 2013 mit der Einrichtung der Archivierung für einen Microsoft Exchange Server 2007.

Da MailStore Server E-Mails immer ihren jeweiligen Besitzern zuordnet, wurden zunächst die Benutzer durch eine Synchronisierung mit dem Active Directory im Archiv angelegt.

Bei der Auswahl der Archivierungsmethode entschied sich die PGA für eine zweigleisige Strategie. Über die Archivierung des Journal-Postfachs werden alle in der Organisation gesendeten und empfangenen E-Mails vollständig archiviert — auch dann, wenn Anwender diese zu einem späteren Zeitpunkt in ihren Postfächern löschen sollten.

Dies ist beispielsweise für die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen eine wichtige Voraussetzung. Darüber hinaus werden zusätzlich Postfächer direkt archiviert. Bei dieser Form der Archivierung können Löschregeln definiert werden, die E-Mails regelbasiert nach erfolgreicher Archivierung aus den Postfächern entfernen und so die Datenlast auf dem E-Mail-Server konstant gering halten.

Die PGA Australia konnte so für ihre Anwender das lästige Problem der Postfachbegrenzungen lösen.

Zwar werden bei der Kombination der Archivierungsmethoden E-Mails doppelt archiviert, was jedoch in der Praxis keine negativen Auswirkungen mit sich bringt.

Dies liegt in der Single-Instance-Technologie von MailStore Server begründet, die identische Objekte immer nur einmalig im Archiv ablegt. Neben der Archivierung des Exchange Servers nutzt die PGA MailStore Server auch zur Archivierung von PSTDateien.

Auf diese Weise konnte die Abhängigkeit von diesem unsicheren und für die IT nur schwer zu verwaltenden Dateiformat nachhaltig gelöst werden.

Schneller Such-Zugriff für Anwender

Eine besondere Stärke von MailStore Server liegt in den angebotenen Zugriffswegen, über die Anwender ihre E-Mails schnell durchsuchen und im Alltag komfortabel nutzen können. Bei der PGA of Australia werden dazu nahezu alle vorhandenen Optionen genutzt. Anwender greifen per OutlookIntegration, über die MailStore Client-Software, über MailStore Web Access und auch über Smartphones und Tablets via MailStore Mobile Web Access auf das Archiv zu.

Interview mit Ashley Hunt, Systems Coordinator

Wie beurteilen Sie die Anschaffungskosten von MailStore Server?

Im Vergleich zu den uns bekannten CloudAngeboten oder Lösungen aus dem EnterpriseBereich ist MailStore Server deutlich günstiger. Wir haben zuvor 10.000 Dollar im Jahr für den Symantec-Archivierungsservice ausgegeben und können nun von deutlichen Einsparungen profitieren.

Was war das größte Problem, das Sie durch MailStore Server lösen konnten?

Für unseren Exchange Server 2007 mussten wir Postfachbegrenzungen aktivieren, um das steigende Datenvolumen in Grenzen zu halten. Dies war selbstverständlich für die Anwender ein Nachteil, die so zur Verwaltung ihres Postfachs gezwungen wurden. Mit Hilfe von MailStore Server konnte wir dieses Problem effektiv lösen.

Wie wurde MailStore Server von den Endanwendern angenommen?

Die Einführung von MailStore Server verlief auch hier völlig reibungslos. Unsere Anwender waren von Anfang an sehr zufrieden mit der neuen Lösung und nutzen die zahlreichen Zugriffsoptionen
wie das Outlook Add-in aktiv im Arbeitsalltag. Zu dieser Akzeptanz hat auch die
leistungsfähige Volltextsuche beigetragen.

Fazit

„Aus Sicht des IT-Administrators ist MailStore Server einfach zu installieren und komfortabel zu verwalten. Die Dokumentation leistet eine hervorragende Hilfestellung bei der Einrichtung und ermöglicht einen schnellen Start. Die Lösung ist, z.B. in Bezug auf die angebotenen
Archivierungsmethoden, enorm flexibel und bemerkenswert leichtgewichtig.‘‘, erläutert Ashley Hunt.

Projektübersicht

BrancheSportverband
HauptsitzSandhurst, Victoria, Australien
Anforderungen
  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Schutz vor Datenverlust
  • Suche über alle E-Mails
ImplementierungMärz 2013
Lizensierte Benutzer70
Verwendete E-Mail-InfrastrukturMicrosoft Exchange 2007, PST Dateien, Microsoft Outlook

Vergleichbare Referenzen

Auch die englische Professional Footballers Association (PFA) sowie die United States Ski and Snowboard Association (USSA), der nationale Dachverband der USA für die olympischen Disziplinen Skifahren und Snowboarden, setzen auf MailStore Server. Bei der USSA werden die E-Mails von 150 Postfächern zuverlässig gesichert und vor Datenverlusten geschützt.

Über MailStore Server

Mit MailStore Server können Unternehmen die rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile moderner E-MailArchivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über viele Jahre hinweg sicher.

Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, Web Access oder mobil über Tablets und Smartphones auf ihre E-Mails zugreifen und diese in atemberaubender Geschwindigkeit durchsuchen. MailStore Server kombiniert eine leistungsstarke Technologie mit niedrigen Kosten und intuitiver Bedienbarkeit. Bereits heute vertrauen über 35.000 Unternehmen aller Größen und Branchen bei der E-Mail-Archivierung auf MailStore Server.

Competitive Upgrade

Die PGA of Australia wechselte von der Archivierungslösung eines anderen Herstellers zu MailStore Server und konnte dabei vom Competitive Upgrade-Programm profitieren. Erfahren Sie mehr unter:

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Diese Unternehmen setzen auch auf MailStore Server

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