Landkreis Rostock

MailStore im Einsatz im Öffentlichen Dienst des Landkreis Mecklenburgische Seenplatte

MailStore Server Case Study

Die E-Mail ist laut neuester Studien immer noch das Kommunikationsmittel Nummer eins und die Menge an täglich zu bearbeitender elektronischer Post wird in Zukunft noch zunehmen. Das stellt nicht nur Unternehmen, sondern auch Behörden vor eine große Herausforderung – Mailserver und Postfächer werden immer stärker beansprucht und der Gesetzgeber verlangt zudem nach einer rechtssicheren Archivierung der E-Mails.

Die Frage nach einer rechtskonformen Umsetzung der E-Mail-Archivierung stellten sich auch die Landkreise Rostock und Mecklenburgische Seenplatte. Beide Behörden wollten eine rechtssichere Archivierung aller E-Mails – wie vom Gesetzgeber gefordert – umsetzen. Dies war aber nur einer von vielen Gründen für die Inbetriebnahme einer E-Mail-Archivierungslösung. Zugleich suchte man eine Software, die auch die Entlastung der Postfächer und damit die Optimierung der Postfachgrenzen ermöglicht. „In erster Linie sollte mit der E-Mail-Archivierung den aktuellen rechtlichen Vorgaben entsprochen werden“, erinnert sich Ralph Hübner, Sachgebietsleiter Informationsdienste beim Landkreis Rostock. Und Wolfgang Grotkopp, Sachgebietsleiter IT beim Landkreis Mecklenburgische Seenplatte fügt hinzu: „Die Installation einer Archivierungslösung !el bei uns mit der Umstellung unterschiedlicher E-Mail-Server auf einen Microsoft Exchange 2010 zusammen und sollte in diesem Zuge verhindern, dass der neue Mailserver unnötig aufgebläht wird.“

Nachdem die Einführung einer eben solchen Lösung beschlossene Sache war, galt es, die passende Software für die Umsetzung zu finden. Und dies ging sehr schnell: Das betreuende Systemhaus empfahl den Landkreisen MailStore Server. Nach einer ausgiebigen Testphase, die sehr positiv verlief, entschied man sich für den Einsatz.

Interview mit Ralph Hübner und Wolfgang Grotkopp, Sachgebietsleiter IT der Landkreise Rostock und Mecklenburgische Seenplatte

Warum haben Sie sich für den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung entschieden?

Grotkopp: Grundsätzlich spielte das Thema Rechtssicherheit eine große Rolle. Darüber hinaus wollten wir aber auch unseren neuen Mailserver so schlank wie möglich halten.

Hübner: Auch bei uns war der Ausgangpunkt die rechtssichere E-Mail-Archivierung, aber wir wollten ebenso unsere begrenzten Postfachgrößen mit einer solchen Lösung ef!zient nutzen.

Wie kamen Sie dann auf MailStore Server?

Grotkopp: Wir mussten gar nicht lange suchen. Unser IT-Berater empfahl uns MailStore Server und nach positiven Tests haben wir uns dafür entschieden.

Und wie verlief die Implementierung?

Hübner: Wir haben MailStore Server gleichzeitig mit der Umstellung des Mailservers implementiert, was natürlich einen hohen Aufwand bedeutete. Aber es hat sich gelohnt.

Inwiefern?

Hübner: Mit MailStore kommen wir nicht nur den Vorgaben des Gesetzgebers nach, wir haben auch die Belastung des Mailservers sowie der einzelnen Postfächer enorm reduziert. Der Einsatz von MailStore hat damit sowohl organisatorische als auch technische Vorteile mit sich gebracht.

Sie können den MailStore Server also empfehlen?

Hübner: Ja, absolut. Wir sind sehr zufrieden und auch das PreisLeistungs-Verhältnis ist erstaunlich.

Grotkopp: Dem können wir uns nur anschließen. MailStore macht genau das, was es soll – es funktioniert. Daher eine klare Empfehlung.

Die Installation

Mit dem Ende der Testphase stand für die Landkreise schließlich das Ausrollen von MailStore an. Beim Landkreis Rostock wurden 800 Postfächer, beim Landkreis Mecklenburgische Seenplatte 1.600 Postfächer mit MailStore Server ausgestattet – eine Mammutaufgabe, bedenkt man, dass dies bei beiden Landkreisen zeitgleich mit der Umstellung auf die neuen Mailserver geschah. „Die Installation von MailStore war angesichts der Größe des Projekts erstaunlich einfach“, erinnert sich Ralph Hübner. Und auch Wolfgang Grotkopp ist mehr als zufrieden mit dem Roll-out: „Die MailStore-Installation war absolut komplikationslos.“ Zwei Behörden, eine Meinung. Besser hätte die Inbetriebnahme von MailStore Server nicht laufen können.

MailStore Server im Einsatz

Die Installation von MailStore Server verlief reibungslos, aber auch der Einsatz im alltäglichen Betrieb überzeugt die IT-Verantwortlichen. „MailStore macht ganz einfach das, was es soll – es funktioniert“, erklärt Wolfgang Grotkopp zufrieden. Und er betont: „Bisher gab es keinerlei Performance-Probleme.“ Denn: MailStore Server gewährleistet nicht nur eine rechtssichere Archivierung der E-Mails, vielmehr entlastet es auch den Mailserver sowie die IT-Infrastruktur insgesamt, und arbeitet dabei vollkommen zuverlässig. „Schlanke Postfächer waren uns sehr wichtig und das wird durch MailStore gewährleistet“, berichtet Wolfgang Grotkopp. Auch Ralph Hübner kann dem Praxiseinsatz von MailStore nur Positives abgewinnen: „MailStore bringt nicht nur technische Vorteile mit sich, auch die Administration und der Wartungsaufwand sind sehr gering.“

Praxistest bestanden

Die IT-Verantwortlichen der Landkreise Rostock und Mecklenburgische Seenplatte sind mit dem Einsatz von MailStore mehr als zufrieden, aber auch die Mitarbeiter pro!tieren vom Einsatz der E-Mail-Archivierungslösung. „Das Feedback unserer Mitarbeiter ist äußerst positiv“, schildert Hübner die Situation. Und weiter: „Vor allem das Plug-in für Outlook erleichtert die Arbeit mit MailStore sehr.“

Handhabung, Wartung, aber auch das PreisLeistungs-Verhältnis haben den Landkreis Rostock von MailStore Server überzeugt. Dass darüber hinaus auch die rechtssichere Archivierung der E-Mails gewährleistet wird, gerät angesichts dieser Vorzüge schon fast zur Nebensache.

Auch beim Landkreis Mecklenburgische Seenplatte ist man von MailStore Server durchweg überzeugt: „Natürlich gibt es bei der Umstellung von drei verschiedenen Mailservern auf einen einzigen und in Anbetracht von 1.600 Postfächern die ein oder andere Sache, die manuell erledigt werden muss. Grundsätzlich ist der Administrationsaufwand aber sehr gering“, so Grotkopp. Der Wartungsaufwand für MailStore Server ist minimal, die Einspielung von Updates geht äußerst schnell und zuverlässig – überzeugt hat den Landkreis Mecklenburgische Seenplatte aber noch mehr: „Die Entlastung des Mailservers ist definitiv ein bedeutender Vorteil“, erklärt Grotkopp abschließend.

MailStore Server hat damit den Praxistest in beiden Behörden mit Bravour bestanden und garantiert für insgesamt 2.400 Postfächer die rechtssichere E-Mail-Archivierung.

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