Indianapolis Airport Authority

MailStore im Einsatz bei der Indianapolis Airport Authority

MailStore Server Case Study

Der Indiananapolis International Airport wurde 1931 eröffnet und ist der größte Flughafen im US-Bundesstaat Indiana und die weltweit zweitwichtigste Drehscheibe für die Flugzeuge des Logistikunternehmens FedEx.

Die Indianapolis Airport Authority, alleine in 2010 verantwortlich für die sichere und effiziente Abwicklung von 7.526.414 Passagieren und 1.044.812 Tonnen Luftfracht, hat sich 2011 für die Einführung von MailStore Server entschieden.

In dieser Fallstudie berichtet Richard Edwards, Senior Systems Administrator der Indianapolis Airport Authority, von seinen Erfahrungen mit MailStore Server und schildert, wie sich die Lösung rückblickend in über anderthalb Jahren Praxiseinsatz bewährt hat.

Austausch der Archivierungslösung aus Kostengründen

Die Indianapolis Airport Authority nutzt nahezu alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung. Dazu zählen neben der Erfüllung von rechtlichen Anforderungen, dem Schutz vor Datenverlusten und der Produktivitätssteigerung durch den schnellen Zugriff auf alle E-Mails auch zahlreiche technische Aspekte.

So konnten durch die zentrale Archivierung der E-Mails Postfachbegrenzungen abgeschafft, Backup und Restore-Prozesse optimiert und die Abhängigkeit von PST-Dateien nachhaltig reduziert werden.

Das Besondere: Die Indianapolis Airport Authority nutzte bereits die Archivierungslösung eines anderen Anbieters, die Richard Edwards jedoch als kostenintensiv, kompliziert und unzuverlässig beschreibt.

Aus diesen Gründen wurden in einer intensiven Evaluierungsphase verschiedene Alternativen geprüft, zu denen auch Cloud Services gehörten. Am Ende fiel die Entscheidung auf MailStore Server, der laut Edwards neben geringen Anschaffungskosten, niedrigen Systemanforderungen und intuitiver Bedienbarkeit eine nahtlose Integration in die bestehende Infrastruktur geboten hat. Der qualifizierte und reaktionsschnelle Support und die ausgezeichnete Dokumentation sorgten zudem für eine völlig reibungslose Testphase, erinnert sich Edwards.

Im Produktiveinsatz mit Exchange 2010

Der produktive Einsatz von MailStore Server erfolgte im September 2011 mit der Einrichtung der Archivierung für Microsoft Exchange Server 2010 auf Basis von Windows Server 2008.

Da MailStore Server E-Mails immer ihren jeweiligen Besitzern zuordnet, wurden zunächst die Benutzer durch eine Synchronisierung mit dem Active Directory im Archiv angelegt.

Bei der Auswahl der Archivierungsstrategie bot MailStore Server die notwendige Flexibilität, die die Indianapolis Airport Authority für die Umsetzung ihrer individuellen Anforderungen benötigt. So werden E-Mails grundsätzlich erst dann archiviert, wenn diese 60 Tage alt sind. Darüber hinaus wurden Löschregeln definiert, über die die E-Mails aus den Exchange-Postfächern nach erfolgreicher Archivierung automatisch gelöscht werden. Dies geschieht bei einer Anwendergruppe nach 60, bei anderen nach 90 bzw. 120 Tagen.

Schneller Such-Zugriff für Anwender

Eine besondere Stärke von MailStore Server liegt in den angebotenen Wegen, über die die Anwender auf die archivierten E-Mails zugreifen können. Dazu werden beim Indianapolis Airport der MailStore Client, das MailStore Outlook Add-in und MailStore Web Access genutzt. Alle Optionen bieten den Anwendern eine schnelle Volltextsuche über E-Mails und beliebige Dateianhänge sowie den Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur.

Anders als die zuvor von der Indianapolis Airport Authority verwendete Archivierungslösung verwendet MailStore Server kein so genanntes Stubbing. Beim Stubbing werden E-Mails nach der Archivierung nicht vollständig aus den Postfächern entfernt, sondern durch einen Platzhalter ersetzt. Über diesen können Anwender auf die vollständige E-Mail im Archiv zugreifen.

Von der Stubbing-Technologie wird seitens Microsoft für Exchange Server eindeutig abgeraten, da diese mit administrativen Nachteilen und Performanceeinbußen einhergeht. Die Umstellung vom Stubbing der Alt-Lösung auf die von MailStore gebotene Live-Sicht auf das Archiv verlangte den Endanwendern eine Gewöhnungsphase ab, die laut Richard Edwards die einzige Hürde im gesamten Projekt darstellte.

Interview mit Richard Edwards, Senior Systems Administrator

Wie beurteilen Sie die Anschaffungskosten von MailStore Server?

MailStore Server kann als extrem kosteneffizient bezeichnet werden. Der Hersteller bietet hier ein großartiges Produkt zu einem fairen Preis. Zudem werden die Gesamtkosten durch die minimalen Hardwareanforderungen gering gehalten.

Was war das größte Problem, das Sie durch MailStore Server lösen konnten?

Vor MailStore Server haben wir bereits die Archivierungslösung eines anderen Herstellers eingesetzt. Diese war jedoch neben vielen anderen Nachteilen nicht zuverlässig und stabil. Mit MailStore Server konnten wir unsere E-MailArchivierung auf ein System umstellen, das mittlerweile seit anderthalb Jahren einfach nur funktioniert.

Wie wurde MailStore Server von den Endanwendern angenommen?

MailStore Server ermöglicht uns als IT-Abteilung eine stabile und zuverlässige Plattform bereitzustellen, über die unsere Anwender von
exakten Ergebnissen bei der Suche nach E-Mails profitieren können.

Fazit

„Schon wenige Minuten nach der Installation waren wir in der Lage, die ersten E-Mails zu archivieren. Unsere alte Archivierungslösung war sehr teuer, kompliziert, ressourcenhungrig und unzuverlässig.
MailStore Server war eine willkommene Abwechslung und läuft nun seit über anderthalb Jahren
absolut reibungslos und ohne Unterbrechung.‘‘, erklärt Richard Edwards.

Projektübersicht

BrancheTransport
HauptsitzIndianapolis, Indiana, USA
Primäre Anforderung
  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Schnelle Suche über alle E-Mails
ImplementierungSeptember 2011
Lizensierte Benutzer500
Verwendete E-Mail-InfrastrukturWindows Server 2008, Microsoft Exchange 2010, Microsoft Outlook 2010

Über MailStore Server

Mit MailStore Server können Unternehmen die rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile moderner E-MailArchivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über viele Jahre hinweg sicher.

Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, Web Access oder mobil über Tablets und Smartphones auf ihre E-Mails zugreifen und diese in atemberaubender Geschwindigkeit durchsuchen. MailStore Server kombiniert eine leistungsstarke Technologie mit niedrigen Kosten und intuitiver Bedienbarkeit. Bereits heute vertrauen über 35.000 Unternehmen aller Größen und Branchen bei der E-Mail-Archivierung auf MailStore Server.

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