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E-Mail-Archivierung für Steuerberater & Rechtsanwälte
Die Verwendung von E-Mails für die Kommunikation mit Mandanten stellt Kanzleien vor große Herausforderungen. Besonders die Einhaltung rechtlicher Vorschriften für den Schutz und die Aufbewahrung sensibler Daten stehen dabei im Fokus. Wir zeigen Ihnen wie Sie eine rechtssichere E-Mail-Archivierung erreichen können.
Wieso E-Mail-Archivierung für Kanzleien wichtig ist
Als Steuerberater, Rechtsanwalt oder Wirtschaftsprüfer arbeiten Sie jeden Tag mit sensiblen Mandantendaten. Neben fachlicher Beratung sind Sie dabei auch für den Schutz dieser Daten und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben verantwortlich – besonders wenn diese per E-Mail gesendet werden.
Die rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von E-Mails ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese beziehen sich insbesondere auf das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO).
Diese Daten müssen Sie archivieren:
Gemäß § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung sind folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Beispiele sind Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen, Mängelrügen und Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Außerdem ist erforderlich, dass E-Mail-Anhänge archiviert werden, sofern die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig ist. Im umgekehrten Fall, wenn also die E-Mail nur zur Übertragung eines Anhangs dient, ist die E-Mail selbst zwar nicht aufbewahrungspflichtig – wohl aber der jeweilige Anhang.
Rechtliche Risiken bei fehlender E-Mail-Archivierung
Eine unzureichende E-Mail-Archivierung birgt erhebliche rechtliche Risiken, denn die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt zunächst bei der Geschäftsleitung der Kanzlei. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen gegebenenfalls zivilrechtliche, verwaltungsrechtliche und/oder sogar strafrechtliche Konsequenzen:
- § 162 AO: Steuerliche Konsequenzen, wie Schätzung durch das Finanzamt oder Festsetzung von Zuschlägen
- § 283 Abs. 1 Nr. 6 StGB: Eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder eine Geldstrafe erhält, wer – neben weiteren Voraussetzungen – bei Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit aufbewahrungspflichtige Unterlagen beiseiteschafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt
- § 280 ff. BGB und § 241 Abs. 2 BGB: Schadensersatzansprüche aufgrund schuldhafter Pflichtverletzungen
- § 35 GewO, z. B. in Verbindung mit § 6 GmbHG: Verwaltungsrechtliche Konsequenzen wie der Verlust der Zuverlässigkeit bzw. die Gewerbeuntersagung, sodass eine Person etwa nicht mehr als Geschäftsführer einer GmbH tätig sein darf
Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung
Die allgemeinen Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ergeben sich insbesondere aus den Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (§ 145 ff. AO) sowie den Vorgaben zur Führung der Handelsbücher (§ 238 ff. HGB). Folgende Kriterien gilt es zu beachten und müssen erfüllt werden:
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- Zeitgerechtheit
- Unveränderbarkeit
- Ordnung
- Nachvollziehbarkeit
Die DATEV empfiehlt dafür die Nutzung einer Softwarelösung zur E-Mail-Archivierung in Ihrer Kanzlei und bei Ihren Mandanten. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite der DATEV.
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Auditor-Zugriff und Standardkonformität
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MailStore im Einsatz bei Tiefenbacher
Tiefenbacher ist eine auf Wirtschaftsrecht spezialisierte Rechtsanwaltssozietät. 1980 in Heidelberg gegründet, ist sie heute mit 160 Mitarbeitern, davon mehr als 40 Rechtsanwälte, an 7 Standorten vertreten und eine der führenden mittelständischen Kanzleien in Deutschland.
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MailStore im Einsatz bei Baker Tilly Roelfs
Baker Tilly Roelfs gehört zu den größten partnerschaftlich geführten Beratungsgesellschaften Deutschlands und ist unabhängiges Mitglied im weltweiten Netzwerk Baker Tilly International. In Deutschland ist Baker Tilly Roelfs mit 750 Mitarbeitern an zwölf Standorten vertreten.
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Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD
Der Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Lernen Sie wie Sie Konflikte mit dem Datenschutz vermeiden.