Stadtwerke Kulmbach

E-Mail-Archivierung mit MailStore bei den Stadtwerken Kulmbach

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MailStore Server Case Study

„Ganz nah und für Sie da“, ist das Motto der Stadtwerke Kulmbach, einem Eigenbetrieb der am Main gelegenen oberfränkischen Kreisstadt Kulmbach. Die Stadtwerke Kulmbach sind ein kommunales Dienstleistungsunternehmen mit circa 100 Beschäftigten und verfügen auch aufgrund ihrer Bürgernähe über ein hohes E-Mail-Aufkommen, das im Rahmen eines professionellen E-Mail-Managements mit MailStore Server archiviert wird.

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung einfach gemacht

„Seit 2018 setzen wir MailStore Server ein und profitieren von dem gesamten Leistungsspektrum, das uns die E-Mail-Archivierungssoftware bietet, sagt Thomas Müller, Abteilungsleiter IT, bei den Stadtwerken Kulmbach. „Neben der Entlastung des E-Mail-Servers und dem Schutz vor Datenverlust, hat uns vor allem die einfache und schnelle Möglichkeit, rechtskonforme E-Mail-Archivierung zu betreiben, überzeugt“ Im Gespräch mit dem IT-Verantwortlichen wird deutlich, dass auch die durchweg gute Akzeptanz der Nutzer, die von einer schnellen E-Mail-Suche profitieren, ein Kaufargument für die in Viersen am Niederrhein entwickelte Software ist.

„Für die rechtssichere E-Mail-Archivierung nutzen wir MailStore Server und profitieren von vielen weiteren Vorteilen der Software. MailStore Server ließ sich schnell einrichten und bietet hohe Performance bei einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis.“
Thomas Müller, Abteilungsleiter IT

Evaluierungsphase

Projektverantwortlicher Thomas Müller, Abteilungsleiter IT
Zielsetzung
  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen
  • Entlastung des E-Mail-Servers
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Sicherung von PST-Dateien
  • Schnelle Suche archivierter E-Mails
Dauer der Testphase Keine Testphase
Entscheidung Die wichtigsten Argumente für die Einführung von MailStore Server als E-Mail-Archivierungslösung waren:

  • „MailStore Server ist eine einfache und schnelle Möglichkeit, rechtskonforme Email-Archivierung zu betreiben.“
  • „Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis“

Produktiveinsatz

Zeitpunkt Ab August 2018
Anzahl lizenzierter Benutzer 120 (Stand: Oktober 2019)
IT-Infrastruktur
  • Windows Server 2016
  • Windows 10 Enterprise
  • Zwei Microsoft Exchange 2016 Server
  • Client: Outlook 2013
Bewertung des initialen Installationsaufwands „Der Aufwand für Installation und Ersteinrichtung von MailStore Server war minimal.“
Anlage der Benutzer „Die Benutzer wurden durch Synchronisierung mit dem Active Directory in MailStore Server angelegt.“
Archivierungsmethode „Wir setzen sowohl Journalarchivierung als auch die Postfacharchivierung ein. Darüber hinaus nutzen wir die Aufbewahrungsrichtlinien, um beispielsweise Bewerbungen gemäß Datenschutzvorgaben automatisiert zu löschen.“
Bewertung des produktiven Einsatzes „Nach kurzer und einfacher Installation setzen wir seit 2018 MailStore Server ein. Der Wartungsaufwand ist minimal und wenn wir Fragen haben, hilft der kompetente technische Support durch die EBERTLANG Distribution GmbH schnell weiter.“
Zugriff durch Anwender
  • MailStore Outlook Add-in
Bewertung der Dokumentation „Die technische Dokumentation bietet eine gute Übersicht und dokumentiert alle Anwendungsfälle.“
Bewertung der Stabilität der Lösung „Die Software läuft wunderbar bei einer sehr guten Performance.“
Bewertung des dauerhaften Wartungsaufwands „MailStore Server zeichnet sich in der Praxis durch einen minimalen Wartungsaufwand aus.“

Über die Stadtwerke Kulmbach

Die Stadtwerke Kulmbach sind ein Eigenbetrieb der Stadt Kulmbach. Sie werden als wirtschaftliches Unternehmen nach den Bestimmungen der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern, der Eigenbetriebsverordnung sowie der vom Stadtrat Kulmbach erlassenen Betriebssatzung geführt.
Die klar formulierten Ziele verfolgen die Stadtwerke Kulmbach mit einem hohen Anspruch an sich selbst – für die Region, für die Menschen und für die Umwelt. Mit immensem Engagement verfolgen 100 Mitarbeiter diese Ziele und ergreifen die richtigen Maßnahmen, um von Bürgern als ein „guter Nachbar“ und Partner geschätzt zu werden. Neben der Versorgung mit Trinkwasser sowie der Abwasserentsorgung, liefert der kommunale Betrieb Erdgas und Strom, verwaltet und betreibt Freizeitbetriebe, wie Hallenbad sowie Eisstadion und bewirtschaftet ein 330ha großes Waldgebiet zum Trinkwasserschutz.

www.stadtwerke-kulmbach.de

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