E-Mail-Archivierung für Microsoft Exchange Server

E-Mail-Archivierung: So sichern Sie Ihre E-Mail-Daten

E-Mails enthalten eine Vielzahl geschäftskritischer Informationen. Dazu gehören unter anderem Verträge, Daten zu Bestellungen und Retouren, Lieferantenkommunikation oder sonstige vertraulichen Daten zum Unternehmen und zu den Mitarbeitern. Diese Daten gilt es zu schützen, um rechtliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und den Geschäftserfolg zu wahren. Deshalb ist die E-Mail-Archivierung, unabhängig von der Größe des Unternehmens, seit Langem auch ein Bedarf für alle Unternehmen, die Microsoft Exchange Server nutzen.

Ob der Grund dafür nun darin besteht, eine langfristige Aufbewahrung von E-Mails aus Gründen der Rechtssicherheit zu etablieren, oder die Menge der E-Mail-Daten in den Postfächern konstant niedrig zu halten, um den E-Mail-Server zu entlasten – Archivierung ist ein wichtiger Aspekt jeder Exchange-Implementierung geworden.

In dem Versuch, geschäftskritische E-Mail-Daten zu schützen greifen viele Unternehmen auf die in Outlook und Microsoft Exchange Server integrierten Optionen zurück, die der Archivierung von E-Mails dienen sollen. Inwieweit Sie damit Ihre Daten angemessen schützen können und welche Alternative sich Ihnen noch bietet, erläutern wir im Folgenden.

Diese Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung bietet Microsoft Exchange Server

Microsoft bietet eine Reihe von Optionen, E-Mails aus Ihrer Exchange Server Umgebung (Standard oder Enterprise) zu sichern.

• PST-Archivierung bzw. AutoArchivierung
  Nutzer können in Microsoft Outlook E-Mails in PST-Dateien verschieben und diese lokal auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud ablegen.
• „Archivieren“-Button in Microsoft Outlook
  Nutzer können E-Mails über den „Archivieren“-Button in einen Archivordner verschieben. Die E-Mails verbleiben dadurch weiterhin im Outlook-Postfach, lediglich der Ablageort der E-Mails hat sich geändert.
• In-Place-Archivierung (auch bekannt als In-Situ-Archivierung)
  Das Archivpostfach ist ein separates Postfach mit eigenem Speicherplatz, in das E-Mails verschoben werden können. Dieses Archivpostfach muss von einem Administrator eingerichtet werden.

Reichen diese Archivierungsmethoden aus, um die Anforderungen an eine professionelle E-Mail-Archivierung zu erfüllen und alle rechtlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz zu erfüllen? Die kurze Antwort: In den meisten Fällen nein.

Mit einer professionellen, plattformunabhängigen E-Mail-Archivierungslösung, wie z.B. MailStore Server, sind Sie in der Lage, Ihre E-Mails an einem zentralen Ort manipulationssicher, originalgetreu, jederzeit abrufbar und über einen beliebig langen Zeitraum zu sichern.

Die nativen Archivierungsoptionen von Microsoft Exchange Server können das nicht leisten. PST-Dateien liegen zumeist lokal verteilt auf den Rechnern der Anwender und sind keinesfalls vor mutwilligem oder unabsichtlichem Löschen geschützt.

Die Nutzung des „Archivieren“-Buttons bietet ebenso keinerlei Schutz vor Manipulation oder Verlust der E-Mail-Daten, da die E-Mails innerhalb des Outlook-Postfachs lediglich in einen anderen, nicht gesicherten Ordner verschoben werden.

Die In-Place-Archivierung hingegen weist mit seinen umfangreichen Funktionen, wie zum Beispiel automatisierte Archivierungsvorgänge oder Litigation Hold für juristische Zwecke, viele Eigenschaften einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung auf. Dennoch hat auch die In-Place-Archivierung einen entscheidenden Nachteil, der allen nativen Microsoft-Archivierungsoptionen zu eigen ist. Sie ist an die Verfügbarkeit und den unterbrechungsfreien Betrieb von Microsoft Exchange angewiesen. Fällt Microsoft Exchange aus, ist die In-Place-Archivierung nicht nutzbar und der Zugriff auf das Archivpostfach nicht mehr möglich. Im schlimmsten Fall droht auch hier ein Datenverlust.

E-Mail-Archivierung mit MailStore Server

MailStore Server ist eine unabhängige E-Mail-Archivierungssoftware und wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Mit seinem einfachen Setup kann es innerhalb von Minuten installiert werden, fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur ein und ist mit fast allen üblichen E-Mail-Systemen einsetzbar. Sie profitieren von folgenden Funktionen und Vorteilen der Software:

• Dauerhafte Entlastung des Exchange-Servers
  Durch das regelbasierte Löschen von E-Mails aus den Postfächern nach der Archivierung kann das E-Mail-Volumen auf dem Microsoft Exchange-Server konstant niedrig gehalten werden. Beispielsweise können täglich alle E-Mails, die älter als 18 Monate sind, nach erfolgreicher Archivierung aus den Postfächern gelöscht werden.
• Vollständige Archivierung durch Journaling
  E-Mails können im Fall von Microsoft Exchange durch das Aufsetzen einer Journal-Archivierung nach unseren empfohlenen Vorgaben direkt bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Vorteil: die Vollständigkeit der Archivierung kann sichergestellt werden, auch wenn Anwender E-Mails aus ihren Postfächern löschen. Ein wichtiger Aspekt hinsichtlich rechtssicherer Archivierung.
• Archivierung existierender E-Mails (Postfacharchivierung)
  MailStore Server ermöglicht zudem die Archivierung bereits vorhandener E-Mails aus verschiedenen Quellen. Neben einzelnen, mehreren oder sogar direkt allen Postfächern deckt MailStore auch die Archivierung von E-Mails aus öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und dezentralen E-Mail-Clients ab. Das zu archivierende E-Mail-File-Format spielt dabei eine untergeordnete Rolle, da MailStore alle gängigen File-Formate archivieren kann, wie z.B. EML- oder PST-Dateien.

Für den Administrator

• Vereinfachung von Backup- und Restore-Prozessen
• Reduzierung der Speicheranforderungen um bis zu 70% (z.B. durch De-Duplizierung und Kompression)
• Zentrale Sicherung aller PST-Dateien
• Entlastung des IT-Teams durch Self-Service-Funktion für die Anwender

Für das Unternehmen

• Revisionssicherheit nach GoBD
• Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
• Vollständiger Schutz aller E-Mails durch Journaling und Verschlüsselung
• Kein E-Mail-Datenverlust mehr
• Steigerung der Produktivität
• Geringe Anschaffungs- und Betriebskosten

Für die Anwender

• Schnelle Volltext-Suche über alle E-Mails und Dateianhänge
• Keine Probleme mehr mit Postfachobergrenzen
• Wiederherstellung verlorener E-Mails per One-Click-Restore

Weitere Informationen zur E-Mail-Archivierung mit Microsoft Exchange Server