Sie haben Fragen?
E-Mail-Archivierung für die Gesundheitsbranche
Wenn es um die Sicherheit von Patientendaten geht, unterliegen Gesundheitseinrichtungen strengen rechtlichen Auflagen. Darunter fallen auch Inhalte, die per E-Mail übermittelt werden. Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails revisionssicher, datenschutzkonform und dauerhaft verfügbar sichern.
Rechtliche Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails im Gesundheitswesen
In der Gesundheitsbranche, insbesondere in Krankenhäusern, Arztpraxen und Pflegeheimen, spielt die E-Mail-Kommunikation eine entscheidende Rolle. In vielen Bereichen hat die E-Mail längst den traditionellen Postweg und das Fax als wichtigsten Kanal für schriftliche Kommunikation abgelöst.
Da E-Mails hochsensible Patienten- und Behandlungsdaten enthalten können, bei denen es sich laut EU-DSGVO (Art. 9) um besonders schutzbedürftige Informationen handelt, unterliegen Gesundheitseinrichtungen äußerst strengen Datenschutzanforderungen. Die Verarbeitung dieser Daten darf nur für einen bestimmten Zweck erfolgen die Aufbewahrung dieser Daten nur so lange dauern, wie es der festgelegte Zweck erfordert. Zudem dürfen die Daten nur mit expliziter Einwilligung der Patienten gespeichert, verarbeitet und versendet werden. Darüber hinaus sprechen weitere DSGVO-Artikel jedem EU-Bürger bestimmte Betroffenenrechte zu. Darunter fallen unter anderem das Recht auf Auskunft (Art. 15), Löschung (Art. 17), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Sobald ein Patient diese geltend macht, müssen Krankenhäuser, Arztpraxen, Pflegeheime oder sonstige involvierte Einrichtungen des Gesundheitswesens dieser Anfrage nachkommen. Im Jahr 2019 trat zusätzlich der branchenspezifische Sicherheitsstandard (B3S) für die Gesundheitsversorgung in Krankenhäusern in Kraft. Demnach müssen Krankenhäuser auf technischer Ebene dafür sorgen, dass es nicht zu IT-Störungen kommt und die Informationssicherheit gewährleistet wird.
Zudem unterliegen Gesundheitseinrichtungen, wie generell alle steuerpflichtigen Unternehmen, Selbständige und Freiberufler in Deutschland, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz: GoBD. Diese konkretisieren die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und besagen, dass elektronisch versendete Unterlagen, die steuer- und handelsrechtlich relevant sind, vollständig und revisionssicher aufbewahrt werden sollen. Der Gesetzgeber schreibt die entsprechenden Aufbewahrungszeiträume vor. Unternehmen müssen die Verfügbarkeit dieser Daten im Rahmen der geforderten Aufbewahrungsfristen gewährleisten. Die GoBD schließen elektronisch vorliegende Verträge, Belege, Rechnungen usw. sowie Korrespondenzen – auch in Form von E-Mails und entsprechender Datenanhänge – explizit ein.
Die Vernachlässigung all dieser rechtlichen Vorgaben kann ernste juristische Folgen haben und neben Bußgeldern und Reputationsverlust im Ernstfall auch zivilrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Wie kann E-Mail-Archivierung helfen rechtliche Risiken zu vermeiden?
Unter E-Mail-Archivierung versteht man den Prozess, bei dem E-Mails und E-Mail-Anhänge systematisch gespeichert und kategorisiert werden, um ihre Integrität und Zugänglichkeit sicherzustellen. Auf diese Weise können E-Mails effizient organisiert, durchsucht und langfristig gesichert werden.
Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung gewährleistet so die revisionssichere Aufbewahrung aller relevanten E-Mails und Anhänge. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen, Verträge oder andere Dokumente, die im Rahmen der medizinischen Versorgung erstellt werden. Mithilfe von Journaling und Verschlüsselungsmechanismen werden Datenverlust oder Datenmanipulation vermieden. Mit definierbaren Aufbewahrungsrichtlinien lässt sich die Verweildauer der E-Mails mit Patientendaten im Archiv den gesetzlichen Vorgaben entsprechend anpassen.
Individuell konfigurierbare Zugriffsberechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf die archivierten E-Mails zugreifen können. Bestimmte Nutzergruppen wie IT-Administratoren, Compliance-Beauftragte und externe Auditoren erhalten so die Möglichkeit, auf den vollständigen Archivbestand zuzugreifen und diesen mithilfe einer Volltextsuche zu durchsuchen. Relevante Daten können bei Bedarf in Standardformate exportiert werden. Diese Funktionen helfen Gesundheitseinrichtungen nicht nur im Falle von Audits und bei Betriebsprüfungen, sondern auch bei Geltendmachung der DSGVO-Betroffenenrechte.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die E-Mail-Archivierung für Gesundheitseinrichtungen eine Vielzahl von Vorteilen bietet. Sie ermöglicht nicht nur die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und eine hohe Datensicherheit, sondern erleichtert auch die Suche und den Zugriff auf relevante Informationen. Medizinisches Personal kann schnell und einfach im Archiv alte Patientendaten abrufen, die für die Behandlung von Patienten oder die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen relevant sind. Effizientes E-Mail-Management gewährleistet reibungslose Arbeitsabläufe, verringert den Arbeitsaufwand für das medizinische Personal und kann einen hohen Standard in der medizinischen Versorgung sicherstellen.
MailStore Server: E-Mail-Archivierung für die Gesundheitsbranche
MailStore Server ergänzt sinnvoll die IT- und Sicherheitsstrategie von Gesundheitseinrichtungen. Unsere Software verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei der gesetzeskonformen Aufbewahrung von E-Mails unterstützen und bei sachgemäßer Anwendung DSGVO-Konformität gewährleisten. So schützen Sie sich vor rechtlichen Risiken. Dabei sollten Backup und E-Mail-Archivierung als komplementäre Lösungen miteinander kombiniert werden.
MailStore Server ist seit Jahren die führende Lösung zur E-Mail-Archivierung für Krankenhäuser, Arztpraxen, Pflegeheime und andere Gesundheitseinrichtungen. Mit seinem einfachen Setup kann die Software innerhalb von Minuten installiert werden, fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur ein und ist mit allen üblichen E-Mail-Systemen einsetzbar. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaufgaben, während unsere Software die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften gewährleistet und umfassende Sicherheit für Ihre Patientendaten bietet.
Ihre Vorteile im Überblick:
- DSGVO-Zertifizierung
MailStore Server wird regelmäßig durch einen unabhängigen IT-Revisor geprüft und ist IDW PS 880 & DSGVO zertifiziert. - Nahtlose Integration
MailStore Server lässt sich problemlos bis 2.000 Nutzer in Ihre bestehenden Systeme (z.B. Microsoft 365) integrieren. - Manipulationssicherheit
Durch eine interne AES256-Verschlüsselung hilft MailStore Server die archivierten Daten vor Manipulationen zu schützen. - Benutzerfreundliche Suchfunktion
Dank der intuitiven und leistungsstarken Suchfunktion und dem MailStore Outlook Add-in finden Sie benötigte E-Mails in Sekundenschnelle ohne die Hilfe eine Administrators. - Zuverlässiger Schutz vor Datenverlusten
Durch Journaling sichern Sie sich zum Beispiel effektiv vor Datenverlust durch Hardwarefehler oder versehentliches Löschen von E-Mails ab. - Originalgetreue Archivierung
Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können ohne Informationsverlust wiederhergestellt werden. - Auditor-Zugriff und Standardkonformität
Externe Prüfer können Zugriff auf das Archiv erhalten und E-Mails können nach RFC822 / RFC2822 für eine Betriebsprüfung exportiert werden.
Bereit Ihre E-Mail-Archivierung zu optimieren?
Starten Sie noch heute mit unserer kostenlosen 30-Tage-Testversion und erleben Sie die Vorteile selbst.
- Für bis 2.000 Anwender out-of-the-box einsetzbar
- DSGVO und IDW PS 880 zertifiziert
- Kompatibel mit Microsoft 365
- Einfaches Setup & geringe Systemanforderungen
- Ab $ 259,00 (zzgl. MwSt.) inkl. 1 Jahr Update- und Support Service
Weitere Informationen zu E-Mail-Archivierung
Case Study
MailStore Server erfolgreich im Einsatz bei den
Oberlausitz-Kliniken
In den Medizinischen Versorgungszentren der Oberlausitz und dem Oberlausitz Pflegeheim & Kurzzeitpflege, beides 100-prozentige Tochtergesellschaften der Oberlausitz-Kliniken, werden E-Mails seit Juli 2011 rechtssicher mit MailStore Server archiviert.
Blogpost
E-Mail-Archivierung oder Backup im Krankenhaus
Tagtäglich verarbeiten und übermitteln Krankenhäuser personenbezogene Patienteninformationen sowie Gesundheits- und Behandlungsdaten. Aufgrund der höchstpersönlichen Informationen müssen sie besonders geschützt werden und unterliegen dadurch stärkeren datenschutzrechtlichen Anforderungen.