E-Mail-Archivierung in der Cloud für kleine und mittelständische Unternehmen.
MailStore Cloud ist über unseren Partner Elovade erhältlich.
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Technischer Support für MailStore Cloud
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. MailStore Cloud berücksichtigt alle relevanten rechtlichen Anforderungen und ermöglicht eine rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails und Dateianhänge (nach GoBD und DSGVO). Lesen Sie unseren kostenlosen Leitfaden, wenn Sie mehr erfahren wollen.
Mit Hilfe von MailStore Cloud kann Ihr Unternehmen alle relevanten rechtlichen Anforderungen an ein E-Mail-Archiv erfüllen.
MailStore Cloud ist durch einen unabhängigen IT Revisor zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. In Österreich und der Schweiz gelten vergleichbare Anforderungen. Somit ermöglicht MailStore Cloud bei sachgerechter Anwendung eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung. Die aktuelle Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 können Sie hier herunterladen: Softwarebescheinigung MailStore Cloud 25.3 (PDF)
MailStore Cloud ist neben dieser Zertifizierung zudem DSGVO-zertifiziert. Diese Zertifizierung belegt, dass MailStore Cloud bei einer sachgerechten Anwendung, eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO ermöglicht. Die offizielle Bescheinigung über das Prüfungsergebnis für MailStore Cloud kann, von unseren Kunden und Partnern, bei Interesse gerne über [email protected] angefragt werden.
Das Bundesfinanzministerium hat bereits am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Unabhängigen Datenschutzexperten haben bescheinigt, dass MailStore Cloud bei sachgerechter Anwendung die GoBD zu erfüllen. Weitere Details zu den GoBD finden Sie im MailStore-Blog.
Vollständigkeit der Archivierung durch Journaling
MailStore Cloud ermöglicht die vollständige Archivierung aller E-Mails im Unternehmen. E-Mails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden.
Originalgetreue Archivierung
Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.
Manipulationssichere Speicherung
Alle archivierten E-Mails sind durch starke Verschlüsselung und digitale Signaturen vor unberechtigtem Zugriff und Manipulation geschützt.
Aufbewahrungsrichtlinien
Administratoren können durch individuelle Aufbewahrungsrichtlinien vollständige Kontrolle darüber behalten, wie lange unterschiedliche Arten von E-Mails archiviert werden. Sie können selbst definieren, ob und wann E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden und somit unterschiedlichen rechtlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen gerecht werden. Diese Richtlinien können außerdem bei der Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) helfen.
Legal Hold
Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsrichtlinien usw. keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden.
Protokollierung
MailStore Cloud protokolliert alle Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion.
Auditor-Zugriff
Über einen speziellen Benutzer „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden.
Hier werden in Kürze Videos zur Einrichtung von MailStore Cloud eingebunden.
Hier finden Sie Antworten auf die meistgestellten Fragen zu MailStore Cloud. Haben Sie eine Frage, die hier nicht beantwortet wird? Kontaktieren Sie uns.
MailStore Cloud legt Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Der Administrator kann u.a. bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Mit der Hilfe von Aufbewahrungsrichtlinien kann er festlegen unter welchen Voraussetzungen E-Mails aus dem Archiv automatisch gelöscht werden sollen. Das Archiv ermöglicht allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails und deren Anhänge.
MailStore Cloud unterstützt die E-Mail-Archivierung aus Microsoft 365 (Exchange Online), Microsoft Exchange Server, Google Workspace, sowie aus IMAP- und POP3-Servern.
MailStore Cloud ist in Unternehmen mit 5 bis 500 Benutzern einsetzbar. Das Starterpaket beinhaltet 5 Benutzerlizenzen mit jeweils 10GB Speicher. Die Menge der Benutzerlizenzen und die Speicherkapazitäten sind flexibel skalierbar.
MailStore Cloud ist für die Region DACH bei unserem Distributionspartner Elovade zu erwerben. Kunden außerhalb von DACH kontaktieren bitte MailStore, oder wenden sich an den IT-Partner des Vertauens.
Es fallen Kosten für Benutzerlizenzen und Speicherkapazität an, die auf monatlicher Basis abgerechnet werden. Das Abo verlängert sich automatisch jeden Monat, kann aber zu jeder Zeit gekündigt werden. Zusätzliche Lizenzen und zusätzlicher Speicher können jederzeit hinzugebucht werden. Kosten für Hardware oder Softwarewartung fallen nicht an.
MailStore Cloud wird aus einem ISO-zertifizierten, hochverfügbaren Rechenzentrum in Frankfurt a.M. in Deutschland zur Verfügung gestellt.
MailStore Cloud ist eine cloud-native E-Mail-Archivierungslösung, die als Service bezogen wird, d.h. es fallen keine Kosten für Hardware oder die Softwarewartung an. MailStore Server als on-premises-Lösung hingegen muss auf der eigenen Infrastruktur installiert werden, um es nutzen zu können sollte regelmäßig auf die neueste Produktversion aktualisiert werden.
Ja, per E-Mail empfangene E-Rechnungen werden wie jede andere E-Mail auch mitsamt Anhang ins Archiv übertragen und dort vollständig, nachvollziehbar, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht über einen beliebig langen Zeitraum aufbewahrt. Archivierte E-Rechungen werden zudem vollständig in der MailStore Cloud indexiert, so dass nach beliebigen Inhalten gesucht werden kann.
Mehr Informationen zum Thema „E-Rechnungen mit MailStore archivieren“ erhalten Sie hier.