AdminAccess : Archivpostfächer

Ein Postfach besteht aus einer primären und optional einer sekundären E-Mail-Adresse, und enthält alle Emails die von diesen archiviert wurden. Postfächern können sowohl Benutzer als auch Gruppen zugewiesen werden. Während einem Postfach zugewiesene Benutzer als dessen Besitzer angesehen werden, werden Gruppen immer als „Benutzer mit Postfachfreigabe“ angesehen und diese Postfächer unter ihren „Freigaben“ sehen.

Archivpostfächer

Die Seite „Archivpostfächer“ hat verschiedene Funktionen mit denen Postfächer erstellt und verwaltet werden können. Die Listenansicht zeigt Postfächer nach E-Mail-Adresse wahlweise in auf- oder absteigender Sortierung an. Außerdem zeigt sie, wo zutreffend, den Verzeichnisdienst an, über welchen das Postfach synchronisiert wurde, sowie ob das Postfach importiert wurde und die Anzahl der Mails.

Hinweis: Anzahl der Mails zeigt die Summe der unterschiedlichen Mails an und beinhaltet keine Kopien von Mails. Die Anzahl wird alle 60 Minuten aktualisiert.

  • Archivpostfach erstellen – Erstellt ein neues Archivpostfach.
  • Aktualisieren – Der Aktualisierungsknopf kann bei Bedarf verwendet werden, um die aktuelle Ansicht zu aktualisieren, ohne die ganze Seite neu zu laden.
  • Suchen – Eine implizite Suche über Name, Verzeichnisdienst, und ID:
    • Namen und Verzeichnisdienste werden unabhängig von Groß-/Kleinschreibung nach Vorkommen aller Suchbegriffe gefiltert.
    • ID wird ebenfalls unabhängig von Groß-/Kleinschreibung, aber auf genaue Übereinstimmung gefiltert.
  • Aktionen
    • Bearbeiten – Hierüber können sekundäre E-Mail-Adressen bearbeitet werden.
    • Benutzer der Gruppe verwalten – Verwaltet Postfachberechtigungen für Nutzer und Gruppen.
    • Löschen – Abhängig von Ihren Benutzerrollen und ob ein Archivpostfach E-Mails enthält oder nicht, wird eine Löschfunktion angezeigt. Siehe unten für eine detailliertere Beschreibung des Prozesses zur Löschung von Archivpostfächern.

Archivpostfach erstellen/bearbeiten

  • Primäre E-Mail-Adresse (muss eine gültige Emailadresse in Form von „name@domain“ sein).
  • Sekundäre E-Mail-Adresse (muss eine gültige Emailadresse in Form von „name@domain“ sein).
  • Bei Postfächern, die über einen Verzeichnisdienst synchronisiert wurden, können nur sekundäre Emailadressen bearbeitet werden.

Nutzer und Gruppen verwalten

  • Benutzer oder Gruppe hinzufügen.
    • Benutzer werden zu Besitzern des Postfachs und können es unter „Archivpostfächer“ sehen.
    • Gruppen erhalten eine Postfachfreigabe und können das Postfach unter „Freigaben“ sehen.
  • Benutzer oder Gruppe entfernen.

Archivpostfach löschen

Das Recht, ein Archivpostfach zu löschen, hängt von den Rollen ab, die ein Benutzer hat:

  • Benutzer mit der Rolle „Administrator“ dürfen nur leere Archivpostfächer löschen.
  • Benutzer mit de Rolle „Compliance“ dürfen außerdem nicht-leere Archivpostfächer löschen.

Das Symbol für die Löschaktion wird abhängig von der E-Mail-Anzahl in der Archivpostfach-Tabelle und der Rollen des Benutzers angezeigt.

Löschung eines leeren Archivpostfachs

Wenn die Löschaktion bei einem Archivpostfach ausgeführt wird, das als leer angezeigt wird, wird zuerst die aktuelle (nicht gecachte) E-Mail-Anzahl dieses Archivpostfachs bestimmt. Falls das Archivpostfach tatsächlich nicht leer ist, wird Benutzern mit der Compliance-Rolle der Dialog zur Löschung nicht-leerer Achivpostfächer angezeigt (siehe unten). Andere Benutzer werden eine Nachricht sehen, dass die Aktion nicht erlaubt ist.

Wenn ein Archivpostfach zur Löschung markiert wurde, wird es nicht sofort gelöscht, da es Hintergrundprozesse geben kann, die E-Mails diesem Archivpostfach zuweisen. Die Anzahl E-Mails im Archivpostfach wird einmal alle 24h geprüft und das Archivpostfach wird gelöscht, sobald das Archivpostfach zum Zeitpunkt der Prüfung für 24h leer war. Während dieser Phase kann die Löschanforderung widerrufen werden, indem auf das Rettungsring-Symbol geklickt wird.

Löschung eines nicht-leeren Archivpostfachs

Wenn die Löschaktion auf einem nicht-leeren Archivpostfach mit der Rolle „Compliance“ ausgeführt wird, gibt es mehrere Optionen wie mit den im Archivpostfach befindlichen E-Mails verfahren werden soll.

Folgende Optionen werden von oben nach unten angeboten:

  • Die Verbindung von E-Mails mit dem zu löschenden Archivpostfach lösen. E-Mails, die danach keine Verbindung zu einem anderen Archivpostfach hätten („verwaiste E-Mails“), werden einem vom Benutzer auszuwählenden Ersatzarchivpostfach zugewiesen.
    • Bei dieser Option bleiben alle E-Mails erhalten und keine E-Mail wird aus dem Archiv gelöscht.
  • E-Mails aus dem Archiv löschen, die ausschließlich in dem zu löschenden Archivpostfach vorkommen. E-Mails, die auch in anderen Archivpostfächern vorkommen, werden weiterhin in diesen Archivpostfächern zur Verfügung stehen.
    • E-Mails, die gelöscht wurden, weil sie nur im zu löschenden Archivpostfach vorkamen, können nicht wiederhergestellt werden!
    • Diese Option ist inaktiv, wenn Legal Hold aktiv ist.
  • E-Mails nicht nur aus dem zu löschenden Archivpostfach löschen, sondern aus dem gesamten Archiv. Jede E-Mail, die in dem zu löschen Archivpostfach vorkommt, wird aus dem gesamten Archiv entfernt, unabhängig davon, ob sie auch in anderen Archivpostfächern vorkommt.
    • Die gelöschten E-Mails (alle E-Mails dieses Archivpostfachs) können nicht wiedehergestellt werden!
    • Diese Option ist inaktiv, wenn Legal Hold aktiv ist.

Nachdem ein Grund für die Löschung (Pflichtfeld) eingetragen wurde, kann der Prozess gestartet werden. Der Dialog wird geschlossen und das Archivpostfach wird als „zur Löschung markiert“ in der Liste angezeigt.

  • Ein Hintergrundprozess wird damit beginnen, das Archivpostfach entsprechend der ausgewählten Option zu leeren.
  • Der Fortschritt der Leerung wird im Prozess-Protokoll angezeigt.
  • Der Prozess kann über das Rettungsring-Symbol der Archivpostfachliste abgebrochen werden.
    • Abhängig von der gewählten Leerungsmethode und der Phase, in der sich der Prozess gerade befindet, ist ein Abbruch gar nicht oder nur verzögert möglich.
    • Ein Abbruch des Prozesses wird außerdem die Löschmarkierung von dem Archivpostfach entfernen.

Sobald der Prozess zur Leerung des Archivpostfachs abgeschlossen ist, wird das Archivposfach wie ein leeres, zur Löschung markiertes Archivpostfach behandelt. Der vorhergehende Abschnitt enthält weitere Informationen dazu.