Tech Tipps: E-Mails archivieren mit MailStore Server und Microsoft Office 365

Wie Sie vielleicht schon wissen, informiert unsere Blog-Serie Tech Tipps alle Interessenten, Kunden und Partner detailliert zu ausgewählten Produkt-Features von MailStore Server. Neben Hintergrundinformationen zu dem aktuellen Thema zeigen wir Ihnen in dem folgenden Video auch eine kurze Live-Demo. In dem aktuellen Tech Tipp zeigen wir, wie Sie mittels MailStore Server Ihre im Cloud-Dienst Microsoft Office 365 vorhandenen E-Mails archivieren können.

 
Wenn Sie Ihre E-Mails bereits in Microsoft Office 365 verwalten oder demnächst von einer On-Prem-Lösung zu Microsoft Office 365 wechseln möchten, bietet Ihnen MailStore Server die Möglichkeit einer vollständigen und revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäftsrelevanten E-Mails an.

Diese vollständige Archivierung wird durch Journalarchivierung erreicht, bei der die E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archiviert und per durch den Administrator in Office 365 konfigurierter Regel zusätzlich als Kopie an ein Journalpostfach zugestellt werden. Wenn Sie sich für diese Archivierungsmethode entscheiden, benötigen Sie normalerweise aufgrund von Beschränkungen seitens Microsofts ein externes Postfach (d.h. außerhalb Ihrer Office 365-Instanz). An dieser Stelle kommt unser kostenloses Zusatzprogramm MailStore Gateway ins Spiel: MailStore Gateway kann anstelle eines externen Journalpostfachs verwendet werden. Daher benötigen Sie kein zusätzliches externes Postfach.

Wie erfolgt die Installation von MailStore Gateway?

Laden Sie die MailStore Gateway Set-Up-Datei herunter und folgen Sie der Menüführung. Wenn sich die MailStore Gateway Konfiguration öffnet, haben Sie die Möglichkeit, grundlegende Konfigurationseinstellungen zu verändern und notwendige Einstellungen zum Starten des MailStore Gateway-Dienstes vorzunehmen. Hierbei stellt das Feld E-Mail-Domäne den Domänenteil der individuellen E-Mail-Adressen dar. Damit nun E-Mails von anderen E-Mail-Servern (z.B. Microsoft Office 365, Google G Suite, etc.) von MailStore Gateway empfangen werden können, muss die konfigurierte ‚E-Mail-Domäne‘ per DNS auflösbar sein.

Beispiel: Lautet die primäre Domäne mailstoretest.com und MailStore Gateway soll E-Mails empfangen können muss ein DNS-Eintrag, wie zum Beispiel test.mailstoretest.com, in der DNS-Zone mailstoretest.com erstellt werden. Dieser Eintrag muss dann auf die öffentliche IP-Adresse verweisen, unter der MailStore Gateway erreichbar ist.

 
Um verschlüsselte Kommunikationskanäle zwischen Clients und anderen Servern herzustellen, verwendet MailStore Gateway TLS-Zertifikate. Der Administrator hat die Möglichkeit, ein vorhandenes Zertifikat aus dem Zertifikatsspeicher auszuwählen, ein selbstsigniertes Zertifikat zu erstellen, oder es aus einer Datei zu importieren.

Konfiguration in der MailStore Gateway Management Console

Die MailStore Gateway Management Console ist das primäre Werkzeug für den Administrator zur Verwaltung von MailStore Gateway und insbesondere zur Verwaltung der Postfächer. Wenn Sie sich anmelden möchten, öffnen Sie bitte die MailStore Gateway Management Console in einem Browser über den Port 8450.

Screenshot der MailStore Gateway Management Console

Bei Ihrer Erstanmeldung lautet das Kennwort admin. Anschließend wird automatisch ein neues, zufälliges und sicheres Kennwort generiert.

Um ein neues Postfach zu erstellen, klicken Sie auf Postfach erstellen. Nun reicht es schon aus, den Namen in das Feld Name einzugeben und schon haben Sie ein Postfach erstellt.

Hinweis: Speichern Sie das Kennwort des erstellten Postfaches an einem sicheren Ort, da dieses nicht in MailStore Gateway gespeichert wird. Wenn Sie dieses Kennwort verlieren, besteht keine Möglichkeit mehr, an die noch im Postfach befindlichen Inhalte zu gelangen, da dieses nicht wiederhergestellt werden kann.

Nutzung des MailStore Gateways im Zusammenspiel mit MailStore Server

Zur Erinnerung: Voraussetzung ist, dass zuerst eine Journalregel im administrativen Bereich in Microsoft Office 365 erstellt werden muss, welche Kopien für das Journalpostfach anfertigt. Wenn diese Regel erfolgreich angelegt wurde, benötigen Sie noch ein Archivierungsprofil in MailStore Server, welches den Inhalt des Journalpostfachs in MailStore Gateway abholen kann. Das passende Profil können sie in MailStore Server über „E-Mail Server > MailStore Gateway Postfach > Microsoft Exchange Online / Office 365“ auswählen und mit der Angabe des Rechnernamens der Gateway Maschine befüllen. Die Postfach-ID wird in der MailStore Gateway Management Console unter „Details“ angezeigt und muss in das gleichnamige Feld im Archivierungsprofil samt zugehörigem Kennwort eingetragen werden.

Nun können Sie über die Schaltfläche „Test“ bereits vorab die Verbindung zu diesem Postfach testen. Wenn Sie alles erfolgreich eingerichtet haben, können Sie durch Aktivierung der entsprechenden Option im Profil die E-Mails nach erfolgreicher Archivierung aus dem Postfach löschen lassen, um die Journal-Mailbox nicht zu überfüllen und den Speicher unnötig zu beanspruchen.

Ein- und ausgehende E-Mails aus Microsoft Office 365 können nun auch ohne externes Journalpostfach archiviert werden. Sie behalten somit volle Kontrolle über Ihre geschäftlichen E-Mails und erlangen durch die starke, hybride Verschlüsselung zusätzliche Sicherheit.

Die oben genannte Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie auch gerne in unserer detaillierten Online-Dokumentation nachlesen.

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