Projektmanagement im KMU oder auch: passend zuschneiden – und ständig ändern

Andreas Popescu arbeitet seit März 2017 bei der MailStore Software GmbH als Program Manager. Er ist in Krefeld aufgewachsen und als IT-affiner Historiker gleichermaßen an Vergangenheit und Zukunft seiner niederrheinischen Heimat interessiert. Der frischgebackene Vater einer kleinen Tochter und Science-Fiction Fan lebt mit seiner Familie in Moers.

Bei der Einführung von Projektmanagement (PM) in einem KMU begegnen einem zahlreiche Herausforderungen, die aufzuzählen hier den Rahmen sprengen würden. Eine zentrale Aufgabe besteht aber darin, die Anpassung an das eigene Unternehmen zu gestalten. Bevor man sich mit möglichen Methoden oder anderen inhaltlichen Fragen befasst, steht die Beantwortung einer ersten zentralen Frage im Raum: Welche Aufgaben will man damit bewältigen? Warum das Ganze? Oder auch, mit PRINCE2 gesprochen: Was ist der Business Case, der erwartete Nutzen für das Unternehmen?

MailStore entwickelt Standardsoftware für die E-Mail-Archivierung und vertreibt diese vorzugsweise über unsere Fachhandelspartner. Umfangreiche und komplexe Integrationsprojekte bei Kunden finden daher bei uns nicht statt. Vielmehr gibt es eine stetig wachsende Anzahl von internen Projekten, die hauptsächlich die Bereiche Change oder Innovation betreffen: z.B. die Migration der Unternehmenswebsite auf eine neue technische Plattform oder auch die Produktion von neuen Produktvideos.

Wieso braucht man dafür Projektmanagement? Können das die Mitarbeiter der Fachabteilungen nicht im Tagesgeschäft erledigen?

Die Antwort: ein klares „Nein“. Der Grund: Für „nebenbei“ sind diese Vorhaben a) zu komplex und b) zu unternehmenskritisch. Ein Beispiel: Man macht einen Plattformwechsel der Unternehmenswebsite „nebenbei“; etwas geht schief oder wird vergessen. Die Website ist mehrere Tage offline. Über die Website läuft aber ein Großteil der umsatzrelevanten Bestellungen… den Rest kann sich wohl jeder selber ausmalen.

Der Bedarf und Fokus bei MailStore liegt also klar bei der reibungslosen Bewältigung von internen Projekten. Das ist der Business Case. Kennt man das Anwendungsfeld, kommt man zu der Frage: Wie wollen wir Projekte bearbeiten, sprich, welche Methode(n) brauchen wir? Klassische PM-Normen á la PRINCE2 oder IPMA? Oder agiles Projektmanagement? Oder eine Mischung aus beidem, so genanntes hybrides Projektmanagement? Befasst man sich mit diesen Fragen, steht man vor einem riesigen Arsenal von Wissen, Methoden und Kulturaspekten. Was passt aber zu meinem KMU? Brauche ich Risikoanalysen und Änderungsprotokolle oder will ich nach Scrum arbeiten?

Ein Weg durch den Wissensdschungel

Zunächst sollte man sich von Dogmen verabschieden, die klassische oder agile Methoden bevorzugen. Beide Richtungen haben ihre Stärken und Schwächen, wobei in letzter Zeit in der Forschung die hohe Erfolgsquote von agilen Methoden betont wird. Bei MailStore fördert die Natur der genannten Projekte (interne Change-/Innovations-Projekte) aktuell einen Ausschlag in Richtung eines „hybriden“ Ansatzes, PM zu betreiben. Das bedeutet, es werden nach Bedarf Methodenelemente des klassischen und agilen Werkzeugkoffers ausgewählt und kombiniert. Wie sieht das aus?

Projekte werden z.B. in Sprints (agil) bearbeitet und mit Kanban-Boards (agil) gesteuert, aber auch Reports über die Zeitaufwände (klassisch) und Abschlussberichte (klassisch) erstellt. Der kaum verwunderliche Grund für diesen Methodenmix lautet: auf das Projekt kommt es an. Nicht für alle Projekte sind alle Vorgehensweisen und Methoden gleichermaßen sinnvoll. Daraus ergibt sich ein hoher Lerneffekt, da wir mit vielen Arbeitsweisen in Berührung kommen. Diese Flexibilität hat aber auch einen Preis: es gibt kein Projektmanagementhandbuch, keinen Standard, in dem wir vor Beginn jedes Projekts nachschlagen könnten, wie Projekt XY durchzuführen ist.

Ausblick: Die Entwicklung von Projektmanagement-Standards bei MailStore?

Vielleicht wird es nach einer großen Reihe von Projekten und vielen gelernten Lektionen ein Projektmanagementhandbuch geben, das gewisse wiederkehrende Muster in unseren Projekten identifiziert und Methoden und Tools für gewissen Vorgaben dokumentiert, die sich bewährt haben. Ob sich aus diesem Handbuch auch eine Verbindlichkeit ableitet, ist eher fraglich. Eher wäre es eine Sammlung von „Best Practices“ für Projekte, deren Vorbereitung dadurch einfacher und schneller möglich wäre. Gerade für KMUs stellt nämlich sich die Frage, ob eine einseitige Festlegung auf eine PM-Norm/Methode die nötige Offenheit zur Weiterentwicklung bietet, die unser heutiges dynamisches Wirtschaftsumfeld erfordert.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Projekten und dem Einsatz von PM-Methoden? Möchten Sie gerne in Zukunft mehr zu diesem Themenkomplex bei uns lesen? Hier finden Sie einen weiteren Blog-Beitrag zum Thema Projektmanagement.