E-Mail-Archivierung: Kein Buch mit sieben Siegeln

Gastbeitrag von Oliver Pifferi

Oliver Pifferi ist seit 18 Jahren im IT-Business zuhause und arbeitet seit 2002 als IT-Consultant hauptsächlich im Automotive-Umfeld. Der stolze vierfache Familienvater und bekennende Fan von Borussia Mönchengladbach übt diesen Beruf bei der NETGO GmbH im heimischen Borken aus und betreibt parallel seinen Blog.

„E-Mail-Archivierung ist zu teuer“. „E-Mail-Archivierung ist zu kompliziert“. „E-Mail-Archivierung benötigen wir nicht und ist ja auch keine Pflicht“. Das sind drei Aussagen, die man im Kundenkreis oft hört, wenn man eben das Thema der Mail-Archivierung erstmalig anspricht. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Kunde eher klein oder schon entsprechend groß ist: Die ersten beiden Punkte rühren offenbar aus dem Unwissen oder dem Unwillen, sich näher mit dem Thema zu beschäftigen. Das dritte Argument ist schon länger obsolet, gibt doch der Gesetzgeber mit den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) seit dem 01.01.2015, mit dem 01. Januar 2017 gelten diese nach einer Übergangszeit umfassend, genau dieses Thema bindend vor. Die Realität vor Ort sieht aber oft anders aus. Hier hilft eine entsprechende Aufklärung, die ersten beiden Aussagen hingegen lassen sich dank technischer Möglichkeiten ebenfalls schnell entkräften. Die Universal-Lösung hierfür heißt MailStore.

MailStore Server ist die „eierlegende Wollmilchsau“

Aus Dienstleister-Sicht ist MailStore nicht nur eine Universal-Lösung, sondern die sprichwörtliche „eierlegende Wollmilchsau“: Egal, welchen Ansatz der Kunde hat, egal welche Struktur: Bisher ist es mir noch nie untergekommen, dass MailStore im vorliegenden Fall nicht gepaßt hätte. Der Kunde ist noch klassisch mit POP3- oder IMAP-Konten unterwegs? Kein Problem! Der Kunde setzt auf Mail-Server wie Microsoft Exchange, Kerio Connect oder MDaemon? Oder Dienste wie Office 365 oder die Google Apps? Auch hier kann MailStore die Archivierung der Wahl werden und führt diese Aufgabe dann auch sicher und aus dem sprichwörtlichen „Effeff“ durch. In Zusammenspiel mit dem MailStore Proxy, der als Bindeglied zu den klassischen POP3-/IMAP-Diensten fungiert, kann eine rechtskonforme Archivierung von Mails – die heute mehr denn je auch als Geschäftsdokument gelten – auch im kleinsten Betrieb problemlos durchgeführt werden. Der Privatmensch zuhause freut sich indes übrigens über das kostenlose und nicht minder leistungsfähige MailStore Home für den Einsatz zuhause, mittlerweile mit dem gleichen Versionsstand und der gleichen Optik wie der große Bruder versehen!

Viele Optionen für Admins

In größeren Umgebungen nutzt man die integrierte Active Directory-Authentifizierung von MailStore, um bequem Benutzer- und Gruppen (beispielsweise Exchange-Benutzer) mit MailStores Benutzerdatenbank zu synchronisieren und spart sich dadurch einiges an Konfigurationsarbeit. Auch für den Endanwender ist unter anderem dieses Procedere eine deutliche Vereinfachung, kann er doch mittels seiner Windows-Anmeldung den MailStore-Client ohne Umwege starten oder aus Outlook heraus über sein MailStore-Plugin im Archiv suchen. Die umfassende Rechtevergabe, die regelt, was ein Benutzer im Archiv darf und was nicht, die Compliance-Funktionen und auch die nicht minder uninteressante Option, die Archive der Nutzer vor dem jeweiligen Administrator zu verstecken, runden die Möglichkeiten ab, die MailStore bietet. Dazu kommen die Optionen einer mächtigen Audit-Protokollierung samt Schaffung eines speziellen Zugangs für Prüfer, eine auch in Datenbankfragen äußert flexible Skalierbarkeit (MailStore wächst wie Ihr Unternehmen mit dessen Anforderungen) und eine Export-Funktion, muss man denn dann doch Daten für eine externe Prüfung bereitstellen.

Apropos Skalieren: Ab fünf User samt Softwarewartung darf man starten, auch bei 100 Benutzern sehen weder Backend der Software noch Funktionsumfang anders aus. Features wie die Volltextsuche auch über definierte Anhänge, bis zu 70% Einsparung von Speicherplatz durch Deduplizierung oder die One-Click-Wiederherstellung einzelner Mails bei entsprechenden Berechtigungen sind – unabhängig von ihrer Größe – Bestandteil jeder MailStore-Installation. Speziell in Zeiten, wo zusätzlicher Programm-Umfang nur durch Einwurf der sprichwörtlichen Münze erlangt werden kann, ist das hier Service am Kunden, ohne dabei ein eigentlich tolles Produkt im eigentlichen Funktionsumfang künstlich zu beschneiden.

Thema E-Mail-Archivierung proaktiv angehen

Am Ende sei gesagt: MailStore ist ein mächtiges Werkzeug, welches das oft totgeschwiegene, aber teilweise noch öfter totgeredete Thema E-Mail-Archivierung als Basis wunderbar begleiten und die jeweilige Aufgabenstellen lösen kann. Ein hervorragender Ansatz, nicht nur zukünftige Mails zu archivieren, sondern auch den bisherigen Datenstand wie jahrelang genutzte und gewachsene Outlook-Dateien sicher und flexibel zu archivieren und zentral abzulegen. Die Möglichkeiten mit der Software aus deutschen Landen sind mannigfaltig, am Ende entscheidet aber der jeweilige Dienstleister, wie sehr MailStore auch den spezifischen Kundenwunsch abdecken kann. Denn: Jede Umgebung ist anders, jede Anfrage seitens eines potentiellen Kunden speziell aus dessen Bedürfnissen entstanden. Es gilt also – unabhängig von der präferierten Lösung – der Ansatz, MailStore auch in jeder Umgebung individuell an die Kundenwünsche- und Infrastruktur anzupassen, um auch nach Gesetzesvorgaben eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung auf die Beine zu stellen. Das Werkzeug hat man damit in der Hand, die Eingangs angeführten Argumente sind damit quasi erschlagen: Daher mein Wunsch: Gehen Sie das Thema „E-Mail-Archivierung“ daher ohne Wenn und Aber und im Sinne Ihres Unternehmens proaktiv an, denn „teuer“, „kompliziert“ und „unnötig“ war gestern!