Stubbing und E-Mail-Archivierung – Warum MailStore darauf verzichtet

Viele E-Mail-Archivierungslösungen nutzen die sogenannte Stubbing-Technologie, bei MailStore wird jedoch bewusst darauf verzichtet. Wieso?

Was bedeutet Stubbing?

Der Zweck des Stubbings besteht darin, dass Endanwender jederzeit wie gewohnt über Outlook auf ihre E-Mails zugreifen können und gleichzeitig der E-Mail-Server von Speicherlast befreit wird. Doch was ist das Prinzip dahinter? Eine „stubbed“ E-Mail weist einen wesentlich kleineren Speicherumfang auf als die Original-E-Mail. Die Verkleinerung erfolgt, indem die E-Mail bei der Archivierung auf die Headerinformationen reduziert wird. Die Original-E-Mails werden ins Archiv ausgelagert und können über eine Verknüpfung innerhalb der entsprechenden Stub-Datei aufgerufen werden. Da die E-Mails nun um Informationen wie Inhalt der E-Mail oder etwaige Attachments reduziert sind, beanspruchen sie folglich weniger Speicherplatz auf dem E-Mail-Server.

Warum sollte auf Stubbing verzichtet werden?

Den E-Mail-Server entlasten und Anwendern über Outlook gewohnten Zugriff auf E-Mails bieten – Was großartig klingt, erweist sich bei genauerer Betrachtung jedoch als problematisch.

1.    Aussage: Entlastung des Exchange Servers mithilfe von Stubbing

Das Datenvolumen auf dem Exchange Server kann kurzfristig dank Stubbing reduziert werden. Die Server-Performance wird jedoch weniger durch die Objektgröße einer E-Mail als vielmehr durch die Anzahl der E-Mails beeinflusst. Microsoft macht in diesem Zusammenhang in einem Whitepaper “Planning for Large Mailboxes with Exchange 2007” darauf aufmerksam, dass E-Mail-Archivierungslösungen, die mit Stubbing arbeiten und die Objektgröße von E-Mails verringern, nicht die gewünschte Speicherentlastung oder Verbesserung der Performance bewirken. „Removing the message bodies and attachments from Exchange reduces the mailbox size, but it does not significantly change the server performance for users accessing Exchange via Outlook in online mode and Outlook Web Access. Item counts are the primary performance driver for the Exchange store, and not aggregate size. For example, server performance with a folder containing 100 KB of full e-mail message items is similar to a folder containing 100 KB of stub files.“

Daher empfiehlt Microsoft ausdrücklich auf Stubbing zu verzichten: „When deployed, these [archiving] solutions should be configured to move the email content out of the mailbox without retaining stub files in the mailbox.“

2.    Aussage: Stubbing ermöglicht einfachen Zugriff und gewohnte Arbeitsweise für Anwender

Für Anwender mag sich auf den ersten Blick nichts ändern. Ihr Postfach zeigt  E-Mails in gewohnter Ordnerstruktur mit Betreff, Datum und Absender an. Nutzt der Anwender jedoch die Outlook-Suche, zeigt sich, dass dieser versprochene Vorteil nur bedingt stimmt. Da beim Stubbing Informationen aus dem Inhalt einer E-Mail oder dem Anhang ausgelagert werden, stehen diese Daten nicht für die Outlook-Suche zur Verfügung. Für den Anwender bedeutet dies, dass er unter Umständen für verwertbare Suchergebnisse seine Suche im Archiv ggfs. fortsetzen muss und der vermeintliche Vorteil nicht der Realität entspricht.

3.    Aussage: Stubbing ist leicht zu implementieren und zu warten

Für die Einrichtung ist ein massiver Eingriff in die Konfiguration des Exchange Servers erforderlich. Dies ist nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch sehr risikoreich. Zudem muss vor jedem Update des Exchange Servers überprüft werden, ob die installierte Stubbing-Komponente seitens des Herstellers für dieses Update freigegeben wurde, was das Ausrollen wichtiger Sicherheitsupdates verzögern kann.

MailStore bietet Live-Sicht auf das Archiv und dauerhafte Server-Entlastung

Für die Implementierung von MailStore Server ist kein Eingriff in die Exchange-Konfiguration erforderlich. MailStore Server archiviert alle E-Mails zentral in einem Archiv und verzichtet im Gegensatz zu anderen E-Mail-Archivierungslösungen vollständig auf Stub-Objekte als Platzhalter. Anwender können weiterhin, beispielsweise über die nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese über eine extrem schnelle Volltextsuche durchsuchen. Das regelbasierte Löschen von E-Mails nach der Archivierung reduziert das E-Mail-Volumen auf dem E-Mail-Server dauerhaft und führt somit zu einer echten Entlastung.