Eine Frage: Warum müssen E-Mails überhaupt archiviert werden?

Die E-Mail ist ein bedeutendes globales Kommunikationsmittel. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind gesetzlich verpflichtet, E-Mails zu archivieren. Viele Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen fragen sich, warum und was überhaupt archiviert werden muss.

MailStore antwortet:

Unternehmen unterliegen einer Archivierungspflicht für:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Weil all diese Dokumente heute auch per E-Mail versendet werden, gilt die Archivierungspflicht auch für E-Mails mit oben aufgeführtem Inhalt.

Archivierung von Dateianhängen

E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls archiviert werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein.

In der Praxis

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle E-Mails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen. Welche Gesetze das im Detail sind, welche Konsequenzen sich daraus ergeben sowie viele weitere Fragen rund um das Thema „rechtssichere E-Mail-Archivierung“ beantwortet Ihnen unser kostenloser Leitfaden „rechtssichere E-Mail-Archivierung“, den Sie hier in Versionen für Deutschland, Österreich und Schweiz herunterladen können.

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