Eine Frage: Wie lange müssen E-Mails eigentlich aufbewahrt werden?

Per E-Mail werden heute Geschäfte vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht. Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge werden mittels E-Mail verschickt. Deshalb sind Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz gesetzlich verpflichtet, diese zu archivieren. Viele Unternehmer fragen sich, wie lange diese E-Mails eigentlich aufbewahrt werden müssen.

MailStore antwortet:

Deutschland:

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):

  • Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Die Fristen beginnen mit Schluss des Kalenderjahres, indem die Handels- oder Geschäftsbriefe versendet oder empfangen wurden oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
  • Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In der Praxis geht man daher von einer regelmäßigen Aufbewahrungsfrist von elf Jahren aus.

Österreich:

Nach der Bundesabgabenordnung (BAO) ergeben sich folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Grundsätzlich müssen Geschäftsdokumente mindestens drei Jahre archiviert werden.
  • Bei steuerrechtlich relevanter Geschäftskorrespondenz ist eine Frist von bis zu sieben Jahren zu beachten.
  • Bei Korrespondenz, die sich auf Geschäfte mit Immobilien oder Grundstücken bezieht, gilt eine Frist von mindestens 12 Jahren.

Schweiz:

Nach dem Obligationenrecht ergeben sich folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Sämtlich Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Bei Korrespondenz, die sich auf Geschäfte mit Immobilien oder Grundstücken bezieht, gilt eine längere Frist von mindestens 20 Jahren (u.a. MWSTG Art. 70 Ziff. 3)

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