E-Mail-Archivierung als Schutz vor Datenverlusten im Unternehmen: 5 Szenarien

In Unternehmen aller Größen können E-Mails im IT-Alltag aus verschiedenen Gründen verloren gehen. Fünf besonders häufige Szenarien sind folgende:

• Anwender löschen E-Mails unabsichtlich oder absichtlich. Z.B. löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen oft ihr gesamtes E-Mail-Postfach.
• Postfachbegrenzungen zwingen Anwender zum Löschen ihrer E-Mails oder zum Auslagern von E-Mails in PST-Dateien.
• Auch durch unvollständige Datensicherungen können E-Mails verloren gehen – z.B. wenn E-Mails vor ihrer erstmaligen Sicherung gelöscht werden.
• Durch defekte und oft nicht gesicherte PST-Dateien können E-Mails verloren gehen.
• E-Mails verteilen sich häufig über verschiedene Systeme, Server, E-Mail-Programme oder externe Postfächer – über die Jahre kann diese dezentrale Form der Datenhaltung zu einem schleichenden Datenverlust führen.

Für Unternehmen bedeutet der Verlust von E-Mails nicht nur einen Verlust von wichtigen Informationen, sondern auch von Produktivität. Mitarbeiter benötigen für einen effizienten Arbeitsalltag einen schnellen, komfortablen und vor allem vollständigen Zugriff auf die in ihren E-Mails enthaltenen Informationen.

Die zentrale Archivierung aller E-Mails im Unternehmen stellt einen effektiven Schutz vor Datenverlusten dar. Der Archivierungsprozess kann so eingerichtet werden, dass alle bereits existierenden und alle zukünftigen E-Mails automatisch bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Anwender können E-Mails auf diese Weise vor der Archivierung weder manipulieren noch löschen.

Postfachbegrenzungen und PST-Dateien überflüssig

Postfachbegrenzungen werden durch die Archivierung überflüssig. So kann die Archivierungslösung E-Mails ab einem bestimmten Alter aus den Postfächern löschen und so das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server auf einer konstanten Höhe halten. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass Anwender weiterhin über das Archiv auf ihre gesamten E-Mails zugreifen können (z.B. direkt aus Microsoft Outlook heraus).

PST-Dateien – für Administratoren in der Regel eine besondere Herausforderung – können ebenfalls archiviert und danach aufgelöst werden. Da Postfachbegrenzungen in einem E-Mail-Archivierungsszenario überflüssig sind, werden PST-Dateien zukünftig nicht mehr zur Auslagerung von E-Mails aus den Postfächern benötigt.

Eine Lösung wie MailStore Server ermöglicht nicht nur die Archivierung von E-Mails aus einer Quelle, sondern unterstützt zahlreiche E-Mail-Systeme. Auf diese Weise können E-Mails auch in heterogenen IT-Landschaften, die oft über viele Jahre gewachsen sind, zentral archiviert werden.