E-Mail-Archivierung: Juristische Fragen und Antworten

Beim Thema E-Mail-Archivierung – oder wie es im Gesetzestext heißt: der Aufbewahrung elektronischer Nachrichten – gilt es für Unternehmer, gut beraten zu sein oder sich die nötige juristische Sachkunde selbst anzueignen. MailStore bietet dazu schon seit geraumer Zeit den Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung als PDF-Download. Noch etwas ausführlicher und besonders die steuerrechtlichen und kaufmännischen Aspekte beleuchtend geben zwei in den letzten Wochen publizierte Beiträge Auskunft.

Was muss warum und wie lange aufbewahrt werden?
Was muss warum und wie lange aufbewahrt werden?

Zum einen handelt es sich um die vom VOI herausgegebene „FAQ zu typischen rechtlichen und kaufmännischen Fragen und Stolpersteinen bei der Mail-Archivierung“. Ursprünglich zur Cebit herausgegeben wurde der 20-Seiter zuletzt auch im übrigens empfehlenswerten Forum Elektronische Steuerprüfung besprochen. Einige interessante Aspekte werden besonders fokussiert. Neben allgemeinen und eher technischen Fragen ist dies der Bereich, der sich mit der pragmatischen Umsetzung und Implementation einer E-mail-Archivierung im Unternehmen beschäftigt. Einzelfragen wie Betriebsvereinbarungen, das Thema Vollständigkeit, sowie die Möglichkeit des Löschens von Dokumenten werden anschaulich behandelt. (Insgesamt 23 FAQ)

Der zweite Ansatz stammt von der Kanzlei Keller-Stoltenhoff, Keller, Münch aus München, die im Internet unter der Domain www.it-recht-kanzlei.de firmieren. Auch diese Publikation vollzieht sich als Frage- und Antwortspiel und heißt schlicht FAQ zur E-Mail-Archivierung. Die in vier Abschnitte unterteilten insgesamt 86 Fragen und Antworten sind hier deutlich juristischer geraten und bieten einen fundierten Überblick über die kontemporäre Gesetzeslage. Besonders dem Bereich des Datenschutzes in Betrieben und der Wahrung des Fernmeldegeheimnisses wird weiter Raum gewährt. Auch hier ist der letzte Teil derjeinge, der die Praktiker besonders interessieren dürfte: „Lösungsmöglichkeiten und deren jeweilige Ausgestaltung sowie das Recht des Arbeitgebers zur Kontrolle seiner Mitarbeiter“.

Was auffällt: Eine Schlussredaktion hätte beiden Veröffentlichungen gut getan. Nicht nur Struktur und Lesbarkeit sind streckenweise verbesserungswürdig. Auch inhaltliche Redundanzen und orthographische Inkonsistenzen stören bisweilen den Lesefluss. Dennoch handelt es sich um wichtige Informationsquellen mit hohem Mehrwert.

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