Unternehmens-Kommunikation 2.0 oder Die Bedeutung der E-Mail im Business

In einem kürzlich veröffentlichten Gartner Webcast wird das Thema E-Mail verhandelt. Und zwar unter folgender Fragestellung: Warum werden in Unternehmen die zahlreich vorhandenen Lösungen zur elektronischen Zusammenarbeit kaum genutzt? Internetbasiertes Dokumenentenmanagement und ebensolche Backupmöglichkeiten, Video- und Telefonkonferenz-Module, Microblogging- und Projektentwicklungstools, Business-Community-Angebote – fast alles bleibt im Marginalen verhaftet, am Ende des Tages werden doch wieder gute alte E-Mails geschrieben. Anhang-Weiterleitungs-Orgien verstopfen Mailserver, Netzwerken erschöpft sich in der Pflege der Outlook-Kontakte und zur Projektplanung gibt es doch die Kalenderfunktion im E-Mail-Client, oder?

Auch die vierte Generation von Microsofts Business-Plattform SharePoint schafft beispielsweise Abhilfe nur im Theoretischen. Oder wie Gartners E-Mail-Experte Matt Cain es ausdrückt: Die meisten der in Unternehmen vorhandenen Interaktions-Lösungen sind zu kompliziert, intern zu wenig evaluiert und kaum vernetzt. Da ist der E-Mail-Provider ein anderer als der Anbieter von „shared workspace“ und für die Internet-Telefonie wird wiederum eine weitere Umgebung genutzt.

E-Mail ist also der kleinste gemeinsame Nenner, auf den sich alle einigen können – ohne große Anstrengungen, aus Gründen der Trägheit. Dass bei dieser Art der Nutzung das System aber zwangsläufig träge und ineffektiv ist oder zumindest wird, ist unumgänglich. Nur die Befolgung kollaborativer Ansätze kann das System E-Mail im beruflichen Alltag vor dem Kollaps retten, zumindest dessen Effizienz steigern.

Der Analyst Cain spricht von der Notwendigkeit, ein integratives System zu schaffen und skizziert folgendes Szenario:
Zwei Kollegen arbeiten an unterschiedlichen Orten am selben Projekt. Sie schreiben sich eine E-Mail zu einer konkreten Fragestellung. Die Interaktion eskaliert, die Kommunikation muss schneller und intuitiver werden – sie wechseln zu Instant Messaging. Weiter könnte es mit einem Telefongespräch gehen, kombiniert mit der Möglichkeit, online simultan am selben Dokument zu arbeiten. Ist ein Ergebnis erzielt, wird dieses auf einem individuellen Speicherplatz abgelegt – irgendwo in der Cloud – und mit spezifizierten Zugriffsrechten versehen.

Alles schon möglich und tagtäglich im Einsatz? Ja, praktikabel aber nur mit Hemmnissen und als Stückwerk. Das ist die schlechte Nachricht. Die Gute aber ist: Um das geschilderte Szenario möglich zu machen, ist keine weitere große Investition nötig. Einzig eine Verknüpfung der vorhandenen Lösungen, ein smarter  Workaround ist herzustellen. Das ist wie im realen, gesellschaftlichen Leben: Kommt es zu Problemen (wie z.B. Straftaten) wird reflexartig nach Innovationen (härteren Gesetzen) gerufen. Dabei müssten nur die vorhandenen konsequent angewendet werden.

Die E-Mail ist die Mutter der elektronischen Kommunikation, auch im Geschäftsleben. Mit allen anderen Ansätzen sollten wir eine funktionierende Familie um sie herum bauen, eine Art Bestands-Optimierung betreiben.

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