Cofely

MailStore im Einsatz bei Cofely

MailStore Server Case Study

GDF SUEZ ist einer der weltweit führenden Energieversorger und beschäftigt über 200.000 Mitarbeiter in nahezu 70 Ländern. Seit Juni 2012 setzt die Benelux-Division von GDF Suez Energy Services bei der Archivierung von 5.300 Postfächern erfolgreich auf MailStore Server. Cofely Axima, Cofely Fabricom und Cofely Services (in Belgien und Luxemburg), Cofely (in den Niederlanden) und ihre Tochtergesellschaften bilden gemeinsam die Benelux-Division von GDF Suez Energy Services. Jedes dieser Unternehmen ist auf seinem Gebiet führend.

Als rechtlich selbstständige Einheiten schaffen sie kommerzielle und operative Synergieeffekte, um im Bereich multitechnische Services die Anforderungen ihrer Kunden bestmöglich zu erfüllen — in den Benelux-Staaten und in internationalen Märkten. Die Kernkompetenzen liegen in den Sparten Infrastruktur, Gebäudetechnik und Industrie sowie Energie, Flughafentechnik, Öl und Gas. Durch die Symbiose langjähriger Branchenerfahrung mit dem technischen Know-how der anderen Unternehmen der Division wird ein wichtiger Beitrag zu mehr Energieeffizienz, Nachhaltigkeit und Lebensqualität geleistet.

Ein erfolgreicher Proof of Concept mit 50 Anwendern überzeugte den Konzern von MailStore Server

Der Entschluss zum Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung fiel bei Cofely im Rahmen eines umfangreichen Migrationsprojektes. Mit der Zentralisierung der IT in der Unternehmensgruppe sollten auch die E-Mail-Systeme und die zugehörigen Postfächer des Standortes in Belgien zu einer zentralen Microsoft Exchange-Infrastruktur migriert werden. Jan Vermaelen, CTO, stand dabei der Herausforderung gegenüber, diesen Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Hauptzielsetzung war, die für die Migration erforderliche Zeit und die damit verbundene Downtime des E-Mail-Systems so minimal wie möglich zu halten. Jan Vermaelen entschied sich dazu für eine einfache aber wirksame Strategie. Durch die Auslagerung des überwiegenden Teils der in den Postfächern gespeicherten EMails in ein externes E-Mail-Archiv sollte das zu migrierende Datenvolumen auf einen Bruchteil des ursprünglichen Volumens reduziert werden.

In die Auswahl der technischen Lösung wurden zunächst drei Produkte einbezogen — darunter auch Symantec Vault. Das positive Feedback von Kollegen aus Italien, die bereits Erfahrungen mit MailStore Server sammeln konnten, führte jedoch schnell zu einer Fokussierung auf MailStore.

Im Folgenden wurde MailStore Server durch zwei verschiedene Proof of Concepts mit jeweils zehn und 50 Anwendern intensiv getestet. Besondere Aufmerksamkeit lag dabei auf der MailStore Server API, über die die individuellen Anforderungen des Projektes letztendlich realisiert werden sollten. Neben den überzeugenden Testergebnissen war für Cofely auch die schnelle Reaktionszeit des MailStore Supports ausschlaggebend, der auch bei komplexen Fragestellungen passende Lösungen anbieten konnte.

„Am Ende entschieden wir uns für MailStore Server, da dieser geringe Anschaffungskosten mit einfacher Bedienbarkeit und weitreichenden Optionen zur Prozessautomatisierung kombiniert“, erinnert sich Jan Vermaelen.

Im Produktiveinsatz mit Exchange 2007

Der Produktiveinsatz von MailStore Server erfolgte im Juni 2012 auf Basis von Windows Server 2008. Die Archivierung erfolgte für mehrere Exchange 2007 Server, während auf Seite der Anwender Outlook 2003, 2007 und 2010 verwendet wurde.

Aus Datenschutzgründen konnte die Archivierung nicht für alle ein- und ausgehenden E-Mails eingerichtet werden. Stattdessen wurde in allen Postfächern jeweils ein Unterordner angelegt, in den die Benutzer selbstständig zu archivierende E-Mails verschieben können. Diese Ordner werden von MailStore Server nächtlich archiviert, wobei die enthaltenen E-Mails nach ihrer erfolgreichen Archivierung aus den Postfächern gelöscht werden. Darüber hinaus können Anwender die Archivierung über ein internes Unternehmensportal manuell anstoßen, was über die vielseitigen ScriptingMöglichkeiten von MailStore Server realisiert wurde.

Durch die Archivierung konnte das Datenvolumen auf den lokalen E-Mail-Servern so weit reduziert werden, dass die Downtime des E-Mail-Services für die Anwender während der Migration der 5.300 Postfächer auf die zentrale Exchange-Infrastruktur der Unternehmensgruppe auf lediglich 30 Minuten begrenzt werden konnte. Während der Downtime konnten die Anwender weiterhin über MailStore Server auf ihre E-Mails zugreifen.

Als positiver Nebeneffekt des Projektes kann die Abschaffung der PST-Altlasten bezeichnet werden, die durch ihre Fehleranfälligkeit zuvor eine ständige Belastung für den IT-Support des Unternehmens darstellten.

Anwender greifen bei Cofely über den MailStore Client, Web Access und über den Mobile Web Access auf MailStore Server zu.

Interview mit Jan Vermaelen, CTO

Wie beurteilen Sie die Anschaffungskosten von MailStore Server?

Der ROI von MailStore Server ist sehr gut und die TCO sind vollkommen unter Kontrolle. Die Lösung ist ein gutes Investment und beweist täglich ihren Wert.

Was war das größte Problem, das Sie durch MailStore Server lösen konnten?

Wir würden MailStore Server ganz klar weiterempfehlen. Die Lösung ist robust und kann nach einem einfachen und schnellen Setup praktisch ohne Wartungsaufwand betrieben werden. Für uns war zudem wichtig, dass über die MailStore API und die damit verbundenen Scripting-Möglichkeiten unsere individuellen Anforderungen umgesetzt und die Prozesse zu einem hohen Grad automatisiert werden konnten.

Wie wurde MailStore Server von den Endanwendern angenommen?

Wir konnten die Migration von 5.300 Postfächern auf einen neuen E-Mail-Server so vereinfachen, dass sich die Downtime des EMail-Services für die Anwender auf 30 Minuten beschränkte. Zudem konnten wir endlich das Problem der fehleranfälligen PST-Dateien im Unternehmen lösen.

Fazit

„Wir haben uns schon früh in der Evaluierungsphase auf MailStore Server festgelegt. Die Lösung kombiniert niedrige Kosten und einfache Bedienbarkeit mit weitreichenden Scripting-Möglichkeiten, über die wir unsere individuellen Anforderungen mit einem sehr hohen Automatisierungsgrad umsetzen konnten. Die Lösung ist einfach und stabil.“, erläutert Jan Vermaelen, CTO bei Cofely.

Projektübersicht

BrancheEnergie
NiederlassungBrüssel, Belgien
Anforderungen
  • Vereinfachung eines E-Mail-Migrationsprojekts
  • Abschaffung von PST-Dateien
ImplementierungJuni 2012
Lizensierte Benutzer5.300
Verwendete E-Mail-InfrastrukturMicrosoft Exchange 2007, Microsoft Outlook 2003, 2007 und 2010

MailStore Server Management API

Cofely konnte dank der MailStore Server Management API ausgewählte Prozesse automatisiert ablaufen lassen und somit individuelle Anforderungen erfüllen. Die Management API ermöglicht es beispielsweise administrative Aufgaben wie die Verwaltung von Benutzern oder Speicherorten von zentraler Stelle fernzusteuern. Erfahren Sie mehr unter:

Über MailStore Server

Mit MailStore Server können Unternehmen die rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile moderner E-MailArchivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, Web Access oder mobil über Tablets und Smartphones auf ihre E-Mails zugreifen und diese in atemberaubender Geschwindigkeit durchsuchen. MailStore Server kombiniert eine leistungsstarke Technologie mit niedrigen Kosten und intuitiver Bedienbarkeit. Bereits heute vertrauen über 35.000 Unternehmen aller Größen und Branchen bei der E-Mail-Archivierung auf MailStore Server.

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