Web Access

Der responsive Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über aktuelle Internet-Browser auf beliebigen Geräten. Auf diese Weise können wichtige Funktionen wie das Durchsuchen und die Anzeige archivierter E-Mails systemunabhängig und ohne die Installation zusätzlicher Software bereitgestellt werden.

Auf Web Access zugreifen

Um sich am Web Access anzumelden, füllen Sie das Eingabefeld Benutzername aus und klicken Sie auf Weiter.

MailStore Cloud bestimmt nun wie der Benutzer zu authentifizieren ist.

  • Ist MailStore Cloud selber in der Lage die Zugangsdaten zu überprüfen, erscheint der Kennwort-Dialog. Tragen Sie das Kennwort in das Eingabefeld Kennwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
  • Authentifiziert sich der Benutzer gegen Microsoft 365 oder Google Workspace, wird der Webbrowser umgeleitet, um eine Authentifizierung durch Microsofts oder Googles Authentifizierungs­dienst durchzuführen.

Multi-Faktor-Authentifizierung

Greifen Sie über einen Benutzer zu, der nicht über Microsoft 365 oder Google Workspace authentifiziert wird, und hat Ihr Administration die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Ihren Account aktiviert, werden Sie bei der ersten Anmeldung dazu aufgefordert, einen QR-Code mit einer kompatiblen Authenticator-App (z.B. Google Authenticator) zu scannen.

Geben Sie anschließend den von der Authenticator-App angezeigt MFA-Code in das entsprechende Feld ein. Bei nachfolgenden Logins wird nur noch nach dem MFA-Code gefragt, ohne dass der QR-Code erneut gescannt werden muss.

Durch das Setzen des Hakens bei „Diesem Gerät für 14 Tage vertrauen“ wird im lokalen Speicher des Browsers ein Token abgelegt. Dieses wird beim Login-Prozess übertragen und sofern es gültig ist, wird die Eingabe des MFA-Codes für 14 Tage übersprungen.

Verpflichtende Kennwortänderung

Sollte der Benutzer sich zum ersten Mal einloggen oder seit dem letzten Login das Kennwort des Benutzers durch einen Administrator zurückgesetzt worden sein, wird der Benutzer zu einer verpflichtenden Kennwortänderung aufgefordert. Das neue Kennwort muss den Kennwortrichtlinien entsprechen.

Suchen im Archiv

Nach Wortbestandteilen suchen

Um alle E-Mails anzuzeigen, die ein Wort mit einem bestimmten Bestandteil beinhalten, verwenden Sie das Wildcard-Zeichen (*). Beispiele:

Auto*

findet E-Mails mit Auto, Automatisch, Autoreparatur, usw.

*fahrt

findet E-Mails mit Fahrt, Autofahrt, Schifffahrt, usw.

Nach Wörtern suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist

Um nach Wörtern zu suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist, verwenden Sie das Fragezeichen (?). Beispiel:

Me?er

 findet E-Mails mit Meier und Meyer, aber nicht Maier.

Das Fragezeichen (?) kann nicht am Wortanfang oder am Wortende verwendet werden. Verwenden Sie dann das Wildcard-Zeichen (*).

Nach Phrasen suchen

Um nach Wörtern zu suchen, die zusammenhängend und in einer festgelegten Reihenfolge auftauchen, verwenden Sie doppelte Anführungszeichen. Beispiel:

"Microsoft Windows"

würde den Text Microsoft Windows finden, nicht jedoch Microsoft Works oder Windows 95.

Phrasen dürfen keine Platzhalterzeichen (?) oder (*) enthalten.

Suchoperatoren

Suchbegriffe lassen sich mit den Operatoren AND und OR verknüpfen und mit Klammern zu komplexeren Bedingungen zusammenfügen. Wenn Sie AND und OR in einer Suche verwenden, hat AND eine höhere Gewichtung als OR. Wenn Sie keine Operatoren angeben, werden die Suchbegriffen mit AND verküpft. Beispiele:

äpfel birnen

findet E-Mails, die sowohl Äpfel als auch Birnen enthalten.

äpfel AND birnen

 findet E-Mails, die sowohl Äpfel als auch Birnen enthalten.

äpfel OR birnen

 findet E-Mails, die Äpfel oder Birnen, oder beide enthalten.

äpfel AND birnen OR orangen

findet E-Mails, die Äpfel und Birnen enthalten, sowie E-Mails, die Orangen enthalten

Sie können Klammern verwenden, um Suchbegriffe zu Gruppen zusammenzufassen. Stellen Sie dabei sicher, dass es für alle öffnenden Klammern auch eine schließende Klammer gibt.

äpfel AND (birnen OR orangen OR kirschen)

findet E-Mails, die Äpfel enthalten, sofern sie auch Birnen, Orangen oder Kirschen enthalten.

äpfel AND (birnen OR (orangen AND kirschen))

findet E-Mails, die Äpfel enthalten, sofern Sie auch Birnen oder Orangen und Kirschen enthalten.

Weiterhin lassen sich Suchbegriffe auch mit NOT negieren. Der NOT Operator kann sowohl für Einzelbegriffe aus auch für Phrasen verwendet werden.

äpfel AND NOT birnen

findet E-Mails, die Äpfel enthalten, sofern Birnen darin nicht vorkommt.

äpfel AND NOT (birnen OR kirschen)

findet E-Mails, die Äpfel enthalten, sofern darin weder Birnen noch Kirschen vorkommt.

NOT "Microsoft Windows"

findet E-Mails, die Microsoft Windows nicht enthalten.

Hinweise zu Sonderzeichen

Wörter in indexierten Emails oder Anhängen, die aus einer Kombination von alphanumerischen (Buchstaben, Zahlen) und nicht-alphanumerischen Zeichen (Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder sonstigen Steuerzeichen) bestehen, können bei der Suche nach dem alphanumerischen Anteil des Wortes dennoch als Suchergebnis aufgelistet werden.

Beispielsweise führt eine Suche nach vorname, vorname.nachname oder nachname zu Treffern bei E-Mails, die das Wort vorname.nachname enthalten.

Trenn- und Steuerzeichen, die zu diesem Verhalten führen:

  • Punkt (.)
  • Komma (,)
  • Semikolon (;)
  • Bindestrich (-)
  • Unterstrich (_)
  • AT-Zeichen (@)
  • Slash & Backslash (/,\)
  • Nullzeichen (NUL)

Wenn der Originaltext durch ein anderes Zeichen getrennt wurde, z. B. Vorname(Nachname, dann ist nur der vollständige Begriff im Index vorhanden und man muss den vollständigen Begriff kennen oder das Platzhalterzeichen (*) verwenden, um E-Mails zu finden, die diesen Text enthalten.

Sonderzeichen am Anfang und am Ende des Textes werden entfernt und sind nicht im Suchindex enthalten. Es kann nicht nach diesen Zeichen gesucht werden.

Ungültige Zeichen

Einige Zeichen sind in Suchen nicht zugelassen und werden mit einer Fehlermeldung abgelehnt, wenn Sie außerhalb einer Phrase verwendet werden.

  • Plus (+)
  • Bindestrich (-)
  • Tilde (~)

Zusätzlich sind Anführungszeichen („) nur für die Angabe einer Phrase zulässig.

Suche nach E-Mail-Adressen und Domains

Die genannten Sonderzeichen müssen insbesondere bei der Suche nach E-Mail-Adressen und Domains berücksichtigt werden. Die Suche nach der E-Mail-Adresse [email protected] ist technisch identisch zu der Suche nach vorname nachname domain de und findet die E-Mails, die alle dieser vier Suchbegriffe enthalten. Die Verwendung der Phrasensuche „[email protected]“ verbessert dieses Ergebnis, sie liefert allerdings weiterhin auch die E-Mails, die die Phrase vorname nachname domain de enthalten.

"[email protected]"

findet E-Mails, die [email protected] enthalten, aber auch die E-Mails, die die Phase vorname nachname domain de enthalten.

[email protected]

 findet E-Mails, die [email protected] enthalten, aber auch die E-Mails, die sowohl vorname als auch nachname, domain und de enthalten.

"domain.de"

findet E-Mails, die domain.de enthalten, aber auch die E-Mails, die die Phrase domain de enthalten.

domain.de

  findet E-Mails, die domain.de enthalten, aber auch die E-Mails, die sowohl domain als auch de enthalten.

Suche nach Dateinamen

Die Suche nach Dateiname verhält sich identisch zu der Suche nach E-Mail-Adressen und Domains. Die Verwendung der Phrasensuche kann ihr Suchergebnis verbessern.

Wollen Sie nach E-Mails suchen, die einen bestimmten Dateityp als Anhang enthalten (z.B. PDF), sind sie möglicherweise versucht nach *.pdf zu suchen, was allerdings nicht funktioniert. Öffnen Sie stattdessen die Erweiterte Suche, geben Sie PDF als Suchbegriff ein und wählen Sie bei Umfang Anhangdateinamen aus.

Suchkriterien

 

Die folgenden Optionen sind verfügbar in der erweiterten Suche:

Scope

  • Betreff – Es wird im Betreff der E-Mail gesucht.
  • Absender/Empfänger – Die Felder „Von“, „An“, „Cc“, and „Bcc“ werden durchsucht.
  • Nachrichteninhalt – Die Suche erfolgt im Nur-Text oder HTML-Teil der E-Mail (je nach Verfügbarkeit).
  • Anhangdateinamen – Es wird in den Dateinamen der Anhänge gesucht.
  • Anhanginhalte – Es wird im Inhalt der Anhänge gesucht.

Ordner

Legen Sie hier fest, in welchem Ordner MailStore suchen soll. Standardmäßig sind dies alle lesbaren Ordner.

  • Unterordner einschließen – Ist diese Option aktiviert, sucht MailStore nicht nur im festgelegten Ordner (z.B. Posteingang), sondern auch in allen Unterordnern (z.B. Posteingang/Projekte 2017/Gewinnoptimierung).

Von

In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich im Absenderfeld der E-Mail gesucht.

Phrasen („“) und die Platzhalterzeichen (?) und (*) werden in diesem Feld unterstützt.

An/Cc/Bcc

In dieses Feld eingegebene Wörter bzw. E-Mail-Adressen werden ausschließlich in den Empfängerfeldern An, Cc und Bcc der E-Mail gesucht.

Phrasen („“) und die Platzhalterzeichen (?) und (*) werden in diesem Feld unterstützt.

Datum

Legen Sie hier fest, über welchen Datumsbereich sich die Suche erstrecken soll. Sie können entweder einen automatischen Datumsbereich auswählen, z.B. Gestern oder Dieses Jahr, oder nach der Auswahl von Benutzerdefiniert einen Datumsbereich manuell auswählen. Das angegebene Start- und Enddatum gilt jeweils als eingeschlossen (inklusive).

Größe

Standardmäßig wird über alle Nachrichten unabhängig von ihrer Größe gesucht. Über das Suchkriterium Größe können Sie eine Einschränkung nach E-Mail-Größe vornehmen, z.B. mindestens 5 MB oder zwischen 400 und 600 KB.

Anhänge

In der Standardeinstellung wird über alle Nachrichten gesucht, unabhängig davon, ob ein Anhang vorhanden ist oder nicht. Wählen Sie eine Option, um nur bestimmte E-Mails (z.B. die ohne Anhang) zu suchen.

Wichtig: Eine Suche über dieses Kriterium ist unter Umständen ungenau. Zum Beispiel könnte auch das Hintergrundbild einer E-Mail als Anhang angesehen werden.

Wichtigkeit

Schränkt nach der vom Absender der E-Mail festgelegten Wichtigkeit der E-Mail ein. Niedrig sucht dabei nach jeder Wichtigkeit, die niedriger als Normal ist, und Hoch nach jeder Wichtigkeit, die höher als Normal ist. Enthält eine E-Mail keine derartige Information, wird eine Wichtigkeit von Normal angenommen.

Emails exportieren

MailStore Cloud bietet Compliance-Benutzern die Möglichkeit, E-Mails zu exportieren. Der Export wird in MailStore Cloud gespeichert und kann über den Admin Access heruntergeladen werden.

Als Compliance-Benutzer können Sie einen Export für beliebige Suchergebnisse im Web Access starten. Um beispielsweise ein komplettes Postfach zu exportieren, sollten Sie eine erweiterte Suche verwenden, um nach diesem Postfach zu suchen und alle Unterordner einzuschließen.

Über den Suchergebnissen klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Alle Mails exportieren‘. Sie müssen einen Namen für den Export angeben und dann auf ‚OK‘ klicken.

Nachdem der Export gestartet wurde, können Sie auf den Link ‚Export im Admin Access öffnen‘ klicken, um direkt zur Exportliste im Admin Access zu navigieren.

Da der Export asynchron ausgeführt wird und abhängig von der Menge der exportierten E-Mails, kann es einige Zeit dauern, bis der Export abgeschlossen ist und heruntergeladen werden kann. Weitere Informationen zu Exporten in MailStore Cloud finden Sie im Artikel Admin Access Exporte.

Browsen im Archiv

Im Abschnitt Archivpostfächer finden Sie alle E-Mails, die aus Ihren Postfächern archiviert wurden. Falls Sie über Lesezugriff auf weitere Archivmailboxen in Ihrem Unternehmen verfügen, finden Sie diese im Abschnitt Freigaben. Sollten Sie Zugriff auf Archivpostfächer haben, die aus MailStore Server oder SPE migriert wurden, dann finden Sie diese im Abschnitt Importierte Archivpostfächer.

Um E-Mails eines Archivordners anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Ordner.

E-Mail-Vorschau

In der E-Mail-Vorschau werden die E-Mails im Originalformat angezeigt. Extern referenzierte Inhalte wie Bilder werden aus Sicherheitsgründen erst nach Aufforderung heruntergeladen und angezeigt.

Aufbewahrungsdatum

Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie für diese E-Mail festgelegt wurde, wird das Aufbewahrungsdatum in den Kopfdaten der E-Mail angezeigt.

Öffnen von E-Mails in einer E-Mail-Anwendung

Über den Toolbar-Eintrag Öffnen stehen die Funktionen Öffnen als MSG und Öffnen als EML bereit, um die angezeigte Nachricht in einer externen Anwendung wie Microsoft Outlook (MSG), Mozilla Thunderbird (EML) oder andere zu öffnen. Dies ist zum Beispiel zum Beantworten oder Weiterleiten einer archivierten E-Mail erforderlich.

Drucken einer E-Mail

Über den Toolbar-Eintrag Drucken kann die aktuell angezeigte E-Mail ausgedruckt werden.

Erneutes Senden von E-Mails

Über den Toolbar-Eintrag Erneut senden können ein oder mehrere E-Mails als Anhänge an einer neuen E-Mail versendet werden.

Hinweis: Der Menüpunkt Erneut senden ist nur verfügbar, wenn Ihr MailStore-Administrator eine „E-Mail Versand“-Konfiguration erstellt hat.

  • Nach Klick auf den Toolbar-Eintrag werden Sie dazu aufgefordert, die Ziel-E-Mail-Adresse einzugeben.
  • Es können bis zu 10 E-Mails gleichzeitig erneut gesendet werden, sodass in diesem Fall eine E-Mail mit 10 Anhängen versendet würde.
  • Der Vorgang wird auditiert.

Benutzermenü

Einstellungen

Die Regionaleinstellungen im Web Access werden automatisch anhand der Sprache Ihres Webbrowsers bestimmt. Unter Einstellungen können Sie diese Werte manuell überschreiben.

Hilfe

Öffnet diese Hilfeseite.

Über

Zeigt rechtliche Informationen wie zum Beispiel Lizenzbestimmungen, Lizenzen von Drittherstellern, sowie Datenschutzrichtlinien an.

Change Password

Kennwort ändern

Hier kann der Benutzer sein MailStore-Kennwort ändern. Sofern die standardmäßig aktivierte Kennwortrichtlinie aktiv ist, muss das Kennwort den Komplexitätsanforderungen genügen. Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn der Benutzer das Kennwort ändern-Recht hat und nicht gegen einen externen Verzeichnisdienst authentifiziert wird.

Abmelden

Meldet den aktuellen Benutzer vom Web Access ab.