Cloudkonzepte: Archivierung

Strategien

  • Journal-Archivierung: E-Mail-Journaling ist der Prozess, E-Mail-Kommunikation zu Comliance-, regulatorischen, rechtlichen oder Archivierungs-Zwecken zu erfassen und zu speichern. Es umfasst sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails. Es beinhaltet nicht nur den E-Mail-Inhalt, sondern auch Metadaten wie Absender, Empfänger und verschiedene Zeitstempel. Sobald E-Mails gesendet oder empfangen werden, werden sie in Kopie an das Journaling-System gesendet. Dies passiert in Echtzeit oder mindestens nahezu Echtzeit, um sicherzustellen, dass keine E-Mails ausgelassen werden. Wir empfehlen, Journal-Archivierung in Kombination mit Ordnersynchronisierung zu verwenden. Die „First Setup“-Anleitungen beschreiben, wie Journal-Archivierung mit verschiedenen Systemen aufgesetzt werden kann:
  • Postfach-Archivierung: Die Archivierung einzelner Postfächer ist sinnvoll zur Archivierung von E-Mails, die vor Einrichtung einer Archivierungsstrategie gesendet oder empfangen wurden. Sie kann auch notwendig sein, wenn mit Mailservern gearbeitet wird, die keine Form von Journal-Archivierung untertstützen, wie Free-Mailer oder Provider mit Fokus auf Einzelpersonen. Wir raten vom Einsatz von Postfach-Archivierung in anderen Szenarien ab. Der Einsatz von Journal-Archivierung in Kombination mit Ordnersynchronisierung ist ratsam. Sollten Sie Postfach-Archivierung einsetzen wollen, liefert folgender Artikel mehr Informationen:

Elemente

  • Archivpostfächer: Ein Archivpostfach repräsentiert das Postfach eines Benutzers in MailStore Cloud. Ein Archivpostfach hat eine primäre E-Mail-Adresse und kann mehrere sekundäre E-Mail-Adressen haben.
    • Archivpostfächer können manuell oder durch Synchronisierung mit einem Verzeichnisdienst angelegt werden.
    • E-Mails werden während der Archivierung und Ordnersynchronisierung anhand der primären und sekundären E-Mail-Adressen von Archivpostfächern mit diesen verbunden.
    • Benutzern kann entweder individuell Zugriff auf Archivpostfächer gewährt werden, oder sie können Zugriff durch Mitgliedschaft in einer Gruppe, die Zugriff auf ein Archivpostfach hat, erhalten.
    • Benutzer und Gruppen können Zugriff auf mehrere Archivpostfächer haben.
    • Durch eine Import-Ordnersynchronisierung werden spezielle Archivpostfächer angelegt, die nicht durch Administratoren änderbar sind. Sie stehen für die aus MailStore Server oder MailStore SPE migrierten Archive. Migrierte E-Mails werden nur während einer Import-Ordnersynchronisierung mit diesen Archivpostfächern verbunden, aber nicht während einer Archivierung oder einer „normalen“ Ordnersynchronisierung.
  • Archivierungsprofile: Ein Archivierungsprofil definiert die Informationen, die zum Abrufen von E-Mails von Mailservern notwendig sind (z.B. Protokoll, Zugangsdaten, etc.).
    • Archivierungsprofile sollten nur zur erstmaligen Archivierung existierender E-Mails während der Einrichtung eines neuen Mandantens in MailStore Cloud verwendet werden. Sie sollten nicht periodisch ausgeführt werden. Stattdessen sollte eine Kombination aus Journal-Archivierung und Ordnersynchronisierung verwendet werden.
    • Archivierungsprofile können einzelne Postfächer archivieren oder alle Postfächer, die den von einem Verzeichnisdienst synchronisierten Benutzern entsprechen.
    • Da sie nicht dazu gedacht sind, periodisch ausgeführt zu werden, werden Archivierungsprofile keine vorgelagerte Verzeichnisdienstsynchronisierung ausführen. Diese Funktion ist Ordnersynchronisierungen vorbehalten.
    • Archivierungsprofile synchronisieren keine Ordner zwischen Postfach und Archivpostfach. Dazu muss ein Zeitplan für eine Ordnersynchronisierung angelegt werden.
  • Ordnersynchronisierungsprofile: Ein Ordnersynchronisierungsprofil definiert die Informationen, die zum Synchronisieren von Ordnern zwischen Postfächern auf einem Mailserver und Archivpostfächern in MailStore Cloud notwendig sind (z.B. Protokoll, Zugangsdaten, etc.).
    • Ordnersynchronisierungsprofile sind dazu gedacht, in Kombination mit Journal-Archivierung verwendet zu werden. Wird beides zusammen verwendet, erhält man eine fälschungssichere, konforme und praktische Ansicht der archivierten E-Mails für alle Benutzer.
    • Ordnersynchronisierungsprofile können Ordner von einzelnen Postfächern synchronisieren oder von allen Postfächer, die den von einem Verzeichnisdienst synchronisierten Benutzern entsprechen.
    • Ordnersynchronisierungsprofile können eine vorgelagerte Verzeichnisdienstsynchronisierung ausführen.
  • Journalendpunkte: Ein Journalendpunkt ist das Ziel, an das externe Systeme wie Microsoft 365, Google Workspace oder Microsoft Exchange Journal-E-Mails senden können. Er repräsentiert einen SMTP-Endpunkt in MailStore Cloud.
    • Journalendpunkte sind immer mit einem ausgewählten Archivpostfach verknüpft. Alle E-Mails, die an den Journalendpunkt gesendet werden, werden beim Empfang mindestens mit diesem Archivpostfach verknüpft. Die E-Mails werden anhand der E-Mail-Adressen auch mit anderen Archivpostfächern verknüpft.
    • Mittels eines Ordnersynchronisierungsprofils wird sichergestellt, dass die E-Mails nicht nur den korrekten Archivpostfächern zugeordnet sind, sondern auch den richtigen Ordner innerhalb der Postfächer. Der Einsatz einer Postfacharchivierung ist nicht notwendig!
    • Wenn Archivpostfächer konfiguriert werden, nachdem eine E-Mail bereits durch einen Journalendpunkt archiviert wurde, kann diese durch Einsatz einer Ordnersynchronisierung im Nachgang mit diesen Archivpostfächern verknüpft werden.
  • Importendpunkte: Importendpunkte werden ausschließlich zur Migration von Daten von MailStore Server oder MailStore SPE nach MailStore Cloud verwendet. Weitere Details dazu finden Sie hier: Leitfaden: Daten von MailStore Server importieren

Anmerkungen

  • Wenn Non-Delivery Reports (NDRs), die den X-MS-Exchange-Message-Is-Ndr E-Mail-Header enthalten, aus einer Mailbox archiviert werden, wird für NDRs deren Anhang ein Journal-Report ist, nur der Journal-Report archiviert, alle anderen NDRs werden unverändert vollständig archiviert. Bei NDRs, die über einen Journalendpunkt empfangen werden, wird die angehängte Mail oder Journalreport archiviert.