AdminAccess : Archivierungsprofile

Archivierungsprofile können dazu genutzt werden um E-Mails aus öffentlichen Clouddiensten wie Microsoft 365 oder Google Workspace, oder von E-Mail-Servern wie Microsoft Exchange oder anderen Servern die E-Mails via IMAP oder POP3 bereitstellen, zu archivieren. Die eigentliche Archivierungsaufgabe wird durch einen Zeitplan ausgeführt.

Es wird empfohlen, dass Postfacharchivierung nur einmalig für den eingänglichen Import von E-Mails die vor der Einrichtung der MailStore Cloud Journalarchivierung gesendet oder empfangen wurden ausgeführt wird. In den meisten Gerichtsbarkeiten wird nur die Journalarchivierung als rechtssicher anerkannt.

Für weitere Informationen zur Einrichtung von Archivierungsprofilen schauen Sie bitte in die Implementierungsleitfäden.

Archivierungsprofile

Diese Seite stellt diverse Funktionen zur Verwaltung Ihrer Archivierungsprofile bereit:

  • Archivierungsprofil erstelllen – Erstellt ein neues Archivierungsprofil ohne Voreinstellungen.
  • Aktualisieren – Der Aktualisierungsknopf kann bei Bedarf verwendet werden, um die aktuelle Ansicht zu aktualisieren, ohne die ganze Seite neu zu laden.
  • Suchen – Eine implizite Suche über Name, Verzeichnisdienst, und ID:
    • Namen und Verzeichnisdienste werden unabhängig von Groß-/Kleinschreibung nach Vorkommen aller Suchbegriffe gefiltert.
    • ID wird ebenfalls unabhängig von Groß-/Kleinschreibung, aber auf genaue Übereinstimmung gefiltert.
  • Aktionen
    • Bearbeiten – Hierüber kann das gewählte Archivierungsprofil bearbeitet werden.
      Hinweis: Der Archivierungsprofiltyp kann nach der Erstellung nicht mehr verändert werden.
    • Zeitplan erstellen – Erstellt einen Zeitplan für die Ausführung dieses Archivierungsprofils. Hier erfahren Sie mehr über Zeitpläne.
    • Löschen – Nur möglich für Archivierungsprofile die nicht in Nutzung von einem oder mehreren Zeitplänen sind.

Gemeinsame Eigenschaften für alle Archivierungsprofiltypen:

  • Name
    • Der Benutzer sollte einen einzigartigen und für das Archivierungsprofil relevanten Namen wählen.
    • Der Name kann später noch geändert werden.
  • Typ
    • Der E-Mail-Servertyp von welchem archiviert werden soll.
    • Verfügbare Typen sind IMAP, Exchange Server, Microsoft 365, POP3, und Google Workspace.
    • Diese Auswahl kann später nicht mehr geändert werden.
  • Modus
    • Einzelnes oder mehrere Archivpostfächer.
      Hinweis: POP3-Postfächer können nur einzeln archiviert werden.
  • Zugangsdaten
    • Es gibt unterschiedliche Schlüsselarten für unterschiedliche Archivierungsprofiltypen. Mehr dazu erfahren Sie im Schlüssel Artikel.
  • In Quell-Postfach löschen:
    • Löscht E-Mails nach erfolgreicher Archivierung aus dem Quell-Postfach.
      Hinweis: Dies sollte nur dann verwendet werden, wenn aus einem Journalpostfach archiviert wird. Für alle anderen Postfachtypen sollten die erweiterten Einstellungsmöglichkeiten der Ordnersynchronisierungsprofile verwendet werden.

Verbindung testen

Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind (dazu gehören auch die typspezifischen Einstellungen, siehe nächster Abschnitt), können Sie auf die Schaltfläche ‚Verbindung testen‘ klicken, um die angegebene Konfiguration zu testen. Ein neues Dialogfeld wird geöffnet und zeigt das Ergebnis des Verbindungstests an.

Bei einer ‚Einzelnes Postfach‘-Konfiguration wird der Test sofort ausgeführt. Bei einer ‚Mehrere Postfächer‘-Konfiguration müssen Sie zuerst ein Postfach auswählen, das getestet werden soll.

Da der Verbindungstest direkt mit Ihrem Email-Dienst kommuniziert, können Sie bei einer Fehlkonfiguration technische Fehlermeldungen erhalten. MailStore Cloud kann keine lokalisierten Fehlermeldungen für alle Email-Dienste bereitstellen, da diese sehr individuell sind. Typische Fehlermeldungen könnten beispielsweise falsche Mandanteninformationen, ein falscher Server oder ungültige Anmeldeinformationen sein.

Mit der Schaltfläche ‚In die Zwischenablage kopieren‘ können Sie das Ergebnis des Verbindungstests kopieren, falls Sie weitere Informationen benötigen und den Support kontaktieren möchten.

Von Archivierungsprofiltyp und Modus abhängige Einstellungsmöglichkeiten

  • Archivpostfach wenn Einzelpostfacharchivierung gewählt wurde
    • Wählt das Postfach auf dem E-Mail-Server üblicherweise über die primäre E-Mail-Adresse aus. Weitere Informationen erhalten Sie im Archivpostfächer Artikel.
  • Verzeichnisdienst wenn die mehrfache Postfacharchivierung gewählt wurde.
    • Wählt den Verzeichnisdienst über welchen angelegte Archivpostfächer von diesem Archivierungsprofil betroffen sein sollen. Weitere Informationen erhalten Sie im Verzeichnisdienste Artikel.
  • Servername
    • Nur für IMAP, Exchange und POP3 verwendet.
    • Namensangabe ohne Protokoll und Port.
  • Port
    • Nur für IMAP und POP3 verwendet
    • Muss eine gültige numerische Eingabe zwischen 0 und 65535 sein.
  • Protokoll
    • Für IMAP
      • IMAP-SSL oder IMAP TLS
    • Für POP3
      • POP-SSL oder POP-TLS
  •  Timeout
    • Nur für IMAP, Exchange und POP3.
    • Auswahl muss eine positive Anzahl Sekunden sein. Wenn keine Auswahl getroffen wird, wird der Standard-Timeout angewandt.
  • Quell-Postfach
    • Nur im Einzelpostfacharchivierungsmodus für Exchange, M365, und Google Workspace.
    • Verwendet wenn:
      • Postfachname sich vom Benutzernamen der verwendeten Zugangsdaten unterscheidet (UPN – Username).
      • Impersonation zur Archivierung verwendet wird.
        Hinweis: Ein Administrator führt üblicherweise eine initiale Postfacharchivierung für seine Benutzer unter delegierter Verwendung derer Zugangsdaten aus.
  • Anwendungs-ID (Client)
    • Nur in M365 verwendet
    • Ist von der Microsoft Entra ID Seite des Mandanten zu beziehen.
  • Verzeichnis-ID (Mandant)
    • Nur in M365 verwendet
    • Ist von der Microsoft Entra ID Seite des Mandanten zu beziehen.