Tech Tipps: Die Erweiterte Suche in MailStore Server

Unsere Blog-Serie Tech Tipps informiert alle Interessenten, Kunden und Partner detailliert zu ausgewählten Produkt-Features. Neben kurzen Hintergrundinformationen zeigen wir Ihnen im folgenden Video eine kurze Live-Demo. In dieser Live-Demo werden die erklärten Produkt-Features leicht verständlich demonstriert. Unser Sales Engineer zeigt in diesem Tech Tipp, wie die Erweiterte Suche innerhalb von MailStore Server genutzt werden kann.

Anzeige der Suche im MailStore Outlook Add-in

Gerade die Erweiterte Suche ist ein gefragtes Feature von MailStore Server. Dies ist nicht verwunderlich, da die Erweiterte Suche im MailStore Outlook Add-in mehr Auswahl- und Filteroptionen bietet, als die Schnellsuche. Die Suche ist, bei einem installierten Outlook Add-in, innerhalb der Outlook-Umgebung in der Registerkarte „MailStore“ zu finden.

Hier können verschiedene Bestandteile der E-Mails gesucht werden und Suchordner für regelmäßige Suchanfragen erstellt werden. Suchordner speichern die eingegebenen Filter und Kriterien und vereinfachen so die erneute Suche.

Hinweis: Da die meisten Zugriffe ins Archiv über Outlook erfolgen, liegt der Fokus im aktuellen Tech Tipp auf der Outlook-Umgebung. Natürlich finden Sie die Erweiterte Suche auch im MailStore Client und im MailStore Web-Access.

Eingabeoptionen in der Erweiterten Suche

Die Erweiterte Suche sucht exakt den eingegebenen Suchbegriff innerhalb der Indexdateien. Daher sollten bei der Suche nach wortverwandten Ergebnissen sogenannte Wildcards verwendet werden, die in der Suche als Platzhalter fungieren. Die Eingabe „Auto“ sucht somit nur nach dem exakten Begriff „Auto“, wohingegen die Eingabe „Auto*“ auch nach verwandten Begriffen, wie zum Beispiel „Automatisch“ sucht. Anführungszeichen können ebenfalls für eine Einschränkung bei den Suchergebnissen sorgen.
Bei unbekannten Schreibweisen können Sie Fragezeichen für jeden unbekannten Buchstaben oder jedes unbekannte Zeichen eingeben. Ein Fragezeichen darf aber nicht am Wortanfang oder -ende aufgeführt werden.
Der gesuchte Begriff, sofern dieser im Betreff der E-Mail steht, wird dann in den Suchergebnissen markiert.

Der Hilfe-Button und die Hilfeseite

Über die Schaltfläche Hilfe innerhalb der MailStore-Registerkarte gelangen Sie auch auf die Hilfeseite Zugriff über die Microsoft Outlook-Integration und deren Unterpunkte. Dort können Sie alle Kombinationsmöglichkeiten der Suche einsehen. Wichtiger Hinweis: Die Suchkriterien werden immer per UND-verknüpft, also werden nur die E-Mails angezeigt, auf die alle gesetzten Kriterien zutreffen.
Falls im MailStore-Archiv auch Anhänge indiziert sind, werden diese beim Suchlauf ebenfalls durchsucht.

Neuaufbau von Suchindizes

Wenn Sie neue Dateiformate aus Anhängen durchsuchen möchten, können Sie diese in der Verwaltung des MailStore Servers unter Storage und Suchindizes hinzufügen. Diese Suchindizes müssen, nach dem Hinzufügen eines neuen Formats, erst wieder neu aufgebaut werden. Je nach Größe und Anzahl kann der Aufbau der Indexdateien entsprechend Zeit in Anspruch nehmen. Für manche Dateiformate werden zusätzliche Installationen der entsprechenden Filter benötigt, um diese indizieren zu können.