Mit einem „Click“ helfen, MailStore zu verbessern – bei höchstem Datenschutz

Besonders stolz haben wir Ende November des letzten Jahres die Version 10 unserer Software für die E-Mail-Archivierung verkündet. Neben vielen neuen Sicherheits-Features hat V10 auch noch weitere Neuerungen im Gepäck, darunter die Möglichkeit, mithilfe der Übermittlung anonymisierter Nutzungsdaten zur stetigen Weiterentwicklung von MailStore Home und MailStore Server beizutragen. Im Gespräch schildert Björn Meyn, Senior Systems Engineer bei MailStore, welche Daten zu welchem Zweck übermittelt werden und dass Datenschutz dabei für uns eine wichtige Rolle spielt:

Warum verfügt die MailStore Software seit der Version 10 über die Möglichkeit, Nutzungsdaten zu senden?

Seit der ersten Version unserer Software im Jahr 2006 trägt Kundenfeedback kontinuierlich zur Verbesserung der Anwendung bei. Bisher bestand dieses Feedback hauptsächlich aus Tickets und Anfragen, die unser Support erhielt oder aus Rückmeldungen von Partnern. Das bot allerdings lediglich einen begrenzten Blick auf die tatsächlichen Einsatz- und Verwendungsszenarien, vornehmlich nur dann, wenn es Probleme gab. Bei MailStore Home war die Lage noch etwas komplizierter, da unsere Freeware weltweit im Einsatz ist und auf unzähligen Portalen zum Download angeboten wird. Die in unseren Support Communities diskutierten Einzelfälle bieten da leider auch nur einen ausschnittsweisen Einblick. Um aber die Software immer weiter zu verbessern, müssen wir verstehen, wo und unter welchen Bedingungen sie genutzt wird. Wir haben uns deshalb dazu entschlossen, die Übertragung von Nutzungsdaten aus der Software heraus möglich zu machen – vorausgesetzt, der Kunde stimmt dem ausdrücklich und aktiv zu, in dem er im Installationsprozess das Häkchen setzt (Opt-In). Selbstverständlich kann diese Einstellung jederzeit innerhalb der Anwendung auch wieder geändert werden.

Welche Daten werden übermittelt?

Zunächst einmal kann jeder Administrator oder private Nutzer selbst entscheiden, ob Daten übermittelt werden sollen. Dann bietet unsere Software die Möglichkeit, über den Button „Daten einsehen“ zu überprüfen, welche Daten übermittelt werden. Wichtig zu wissen ist, dass alle Daten anonymisiert übertragen werden und nicht zuzuordnen sind. Entscheidet sich der Kunde für das Übermitteln der Daten, wird ausschließlich der statische Zustand (Ist-Zustand) des Systems gesendet, beispielsweise, auf welchem Betriebssystem MailStore läuft, ob eine Trial-Version genutzt wird oder wie hoch die Anzahl der konfigurierten User ist. Die Zahl archivierter E-Mails lässt uns die durchschnittliche Größe von MailStore-Archiven errechnen. Darüber hinaus erfahren wir, welche Archivierungsprofile es gibt und dadurch, ob beispielsweise mit IMAP- oder Exchange-Servern gearbeitet wird.

Müssen sich Admins und private Anwender Sorgen um den Datenschutz machen?

Seit dem ersten Release entwickeln wir unsere Software beständig weiter, um unseren kleinen und mittelständischen Kunden sowie Privatanwendern eine geeignete und zeitgemäße Lösung für die E-Mail-Archivierung zur Verfügung zu stellen. Dabei erweisen sich unsere Kunden als besonders loyal. Allein deshalb wäre es unsererseits töricht, unsere sehr sicherheitsaffine Kundschaft mit mangelhaftem Datenschutz zu „vergraulen“. Also, ganz klar: Nein, Kunden müssen sich keine Sorgen um den Datenschutz machen. Und zwar aus den folgenden Gründen:

1. Anders als bei anderen Lösungen kann sich der Kunde bewusst für oder gegen die Datenübermittlung entscheiden und diese Entscheidung auch jederzeit revidieren.
2. Art und Umfang der zu übermittelnden Daten sind intern versioniert und die Zustimmung zur Datenübermittlung gilt jeweils nur für genau diese Version. Ändern sich Art und Umfang der zu übermittelnden Daten in zukünftigen Versionen der Software, muss der Übermittlung erneut zugestimmt werden.
3. Es werden keine persönlichen Daten wie Passworte, User-Namen etc. übermittelt.
4. Es findet keine permanente Datenübertragung statt. Einmal wöchentlich, zu einem zufällig ermittelten Zeitpunkt, werden Daten übertragen.
5. MailStore speichert die anonymisierten Daten in Deutschland und diese werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie werden ausschließlich für die Produktweiterentwicklung genutzt.

Gerne beantworten wir weitere Fragen dazu. Wenden Sie sich gerne an unser Support-Team unter [email protected].