Mobiles Arbeiten mit MailStore Server

Die Enterprise Mobility Study 2015 beleuchtet die Enterprise Mobility aus Sicht des Personalmanagements. Laut dem Technologie-Marktforschungsinstitut techconsult entwickelt sich Enterprise Mobility „kontinuierlich weiter und gewinnt zunehmend an Relevanz im Sinne nachhaltiger Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe […]“. Die Möglichkeit unter dem Einsatz von Smartphone, Tablet und Co, mobil zu arbeiten, schätzt die Mehrheit der in der Studie befragten HR-Experten als grundsätzlich arbeitsfördernd ein. 64 Prozent der befragten HR-Verantwortlichen glauben, „dass weniger Projekte/Aufgaben scheitern würden, wenn die Projektbeteiligten mobiler arbeiten könnten bzw. die entsprechenden Arbeitsbedingungen diesbezüglich vorhanden wären.“ 66 Prozent sehen flexibles Arbeiten als nachhaltigen Vorteil an und sogar 67 Prozent aller befragten Personaler erachten mobiles Arbeiten als elementaren Faktor dafür, „dass Unternehmensprojekte zeitsparend umgesetzt werden können.“

Unwidersprochen ist die E-Mail eines der wichtigsten geschäftlichen Kommunikationsmittel . Aus diesem Grund besteht für alle E-Mails, durch die ein Geschäft vorbereitet oder abgewickelt wird, eine Archivierungspflicht. Mit unserer Software für die rechtssichere E-Mail-Archivierung können Geschäftsführer von kleinen und mittelständischen Unternehmen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen rund um die Archivierungspflicht entsprechen. Mitarbeiter, beispielsweise im Vertrieb, die viel unterwegs sind, können auch mit MailStore Server mobil auf die archivierten E-Mails zugreifen.

Wie das geht, erklärt Lars Talaschus, System Engineer bei MailStore:

MailStore Server bietet verschiedene Schnittstellen an, um auf das Archiv zuzugreifen. Da sind die native Schnittstelle für den MailStore Client, das Outlook Add-In, das Webinterface und der integrierte IMAP-Server zu nennen. Sämtliche Schnittstellen können verwendet werden, um auch mobil auf das Archiv zuzugreifen.

Zunächst einmal ist MailStore Server nur aus dem internen LAN erreichbar. Soll Mitarbeitern, die sich nicht im LAN befinden, der Zugang zum Archiv ermöglicht werden, müssen weitere Maßnahmen getroffen werden. Im Folgenden werden Wege aufgezeigt, wie dieses gelingt:

Administratoren können in der Unternehmens-Firewall eine Port-Weiterleitung einrichten, die auf MailStore Server zeigt. Die Port-Weiterleitungsfunktion ist auf der Firewall unter Umständen auch unter den Begriffen Port-Forwarding, Destination-NAT oder DNAT zu finden.

Ist es nicht gewünscht, MailStore Server in der DMZ zu platzieren, ist es alternativ möglich einen Reverse-Proxy vor dem Server, auf dem MailStore installiert ist, einzusetzen und diesen in der DMZ zu platzieren. Die Weiterleitung auf der Firewall muss dann natürlich auf den Reverse-Proxy zeigen.

Damit die Benutzer sich in diesen Fällen nicht zwei IP-Adressen beziehungsweise Host-Namen für den Archivzugriff merken müssen, empfiehlt es sich, dass das Archiv nur über den Host-Namen angesprochen wird und dieser innerhalb des LANs vom DNS-Server zur internen IP aufgelöst wird, während derselbe Host-Name außerhalb des LANs zur externen IP der Firewall aufgelöst wird. Dieses Setup wird als Split-DNS bezeichnet.

Steht keine eigene Top-Level-Domäne zur Verfügung kann auch ein DynDNS-Dienst verwendet werden, so dass immer ein eindeutiger Name zur Verfügung steht.

Sind die Mitarbeiter über einen VPN-Tunnel mit dem LAN verbunden, so muss in der Regel nichts weiter konfiguriert werden und der Benutzer kann von unterwegs auf die archivierten E-Mails zugreifen.

Steht dem Benutzer unterwegs kein Internetzugang zur Verfügung, kann der für MailStore verantwortliche Administrator oder ein Benutzer mit Export-Rechten das relevante Archiv in eine PST-Datei exportieren, diese mit dem Outlook-Profil des Mitarbeiters verknüpfen und auf diese Weise Zugriff auf das E-Mail-Archiv gewährleisten.
Beim Export in PST-Dateien sind allerdings die üblichen PST-Größenlimitierungen zu beachten. Bei neueren Outlook-Versionen sind dies 20GB oder auch 50GB. Wird ein anderer E-Mail Client als Outlook verwendet, kann das Archiv auch in EML-Dateien exportiert werden, die von allen gängigen E-Mail-Programmen gelesen werden können.

Sollten Sie weitere Fragen zum mobilen Einsatz von MailStore Server haben, wenden Sie sich gerne an unseren Support unter [email protected].