Flux-Geräte

MailStore im Einsatz bei der FLUX Geräte GmbH

MailStore Server Case Study

Unsere Kommunikation, darunter auch die von und in Unternehmen, hat in Zeiten von Facebook, Twitter und Co. eine Dimension erreicht, die wir uns noch vor wenigen Jahren nicht hätten vorstellen können. Auch wenn das klassische Telefonat immer noch eines der beliebtesten Kommunikationsmittel gerade im beruflichen Umfeld ist, so haben doch längst andere Möglichkeiten Einzug in den Informationsaustausch gehalten. Unter ihnen ist die E-Mail nach wie vor das beliebteste Instrument. Sie hat den klassischen Schriftverkehr per Post oder Fax fast gänzlich ersetzt und dient Unternehmen heutzutage als zentrales Instrument bei fast allen geschäftlichen Vorgängen.

Egal ob Angebote, Rechnungen oder geschäftliche Vereinbarungen, viele wichtige Geschäftsprozesse werden heute per elektronischer Post erledigt. Der Gesetzgeber hat Unternehmen in diesem Zusammenhang aber auch dazu verpflichtet, sämtliche relevante Kommunikation rechtskonform zu archivieren – auch die elektronische.

Diese sogenannte Compliance ist derzeit eine der dringlichsten Herausforderungen, der sich Unternehmen aller Branchen und Größen stellen müssen. So auch die FLUX-GERÄTE GMBH aus Maulbronn. Der marktführende Hersteller von Fass-, Behälter- und Containerpumpen entschied sich bei der Umsetzung einer rechtssicheren E-MailArchivierung für MailStore Server, der führenden E-Mail-Archivierungslösung für SMBs.

Interview mit Stefan Pastrzig, Leiter EDV, FLUX-GERÄTE GMBH

Herr Pastrzig, was waren die Gründe für den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung?

Wir waren uns bereits seit einiger Zeit darüber im Klaren, dass die gesetzliche Notwendigkeit für eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung besteht. Das war auch der ausschlaggebende Punkt.

Wie schwierig oder einfach war die Evaluierung?

Die Ausgangslage war für uns ganz klar: Die Rechtssicherheit musste gewährleistet sein.
MailStore war eines der Produkte, die diese zwingende Voraussetzung perfekt erfüllten.

Welche Vorteile bietet Ihnen MailStore Server im täglichen Betrieb?

Neben der zertifizierten Rechtssicherheit ist insbesondere die schnelle Suchfunktion zu erwähnen.
Außerdem läuft MailStore problemlos im Hintergrund.

Wie beurteilen Sie den Wartungs- und Administrationsaufwand von MailStore?

Sehr gut. Einmal eingestellt, läuft der Aufwand gegen Null.

Der Entscheidungsprozess

Der Entscheidung für MailStore Server ging eine Evaluierung voraus, bei der verschiedene Lösungen getestet wurden. Darunter waren neben MailStore die hauseigene Lösung von Microsoft Exchange sowie weitere Archivierungslösungen. Oberste Priorität hatte für das mittelständische und eigentümergeführte Traditionsunternehmen die Gewährleistung von Rechtssicherheit. Und diese sah man mit MailStore Server eindeutig am besten gewährleistet.

„Wir wollten unsere E-Mail-Archivierung juristisch absolut sicher gestalten, und dies ist mit MailStore Server in optimaler Weise möglich gewesen“, erinnert sich Alexander Geib, kaufmännischer Leiter bei FLUX. Bei der Evaluierung spielten neben der Rechtssicherheit aber auch andere Faktoren eine Rolle, so zum Beispiel die Kosten. Und auch in diesem Punkt konnte MailStore Server überzeugen: „Bei der Anzahl der zu sichernden Postfächer hat uns MailStore auch auf der Kostenseite vollkommen überzeugt. Andere Lösungen wären hier nicht rentabel gewesen“, erläutert Geib.

Juristisch wasserdicht

Eine Hürde, die die FLUX-GERÄTE GMBH zu meistern hatte, war die Frage nach dem Umgang mit privaten E-Mails von Mitarbeitern. Denn bei der Archivierung unternehmensrelevanter E-Mail überschneiden sich mehrere Gesetzgebungen, die die rechtliche Ausgangsposition erschweren. Unter anderem sind dies Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und Vorgaben des Telekommunikationsgesetzes (TKG). Erlaubt ein Arbeitgeber auch die private Nutzung des Firmenkontos, so wird er automatisch zum Anbieter von Telekommunikationsleistungen. Auch hier wollte FLUX auf der absolut sicheren Seite sein und traf mit seinen Mitarbeitern eine Vereinbarung, nach der die Nutzung für private Zwecke untersagt wurde. „Diese Vereinbarung haben wir gemeinsam mit unserem Betriebsrat getroffen, um auch in diesem Punkt auf der rechtssicheren Seite zu sein“, so Geib.

Neben der Rechtssicherheit entschied sich das Unternehmen aber auch aus anderen Gründen für MailStore Server. Die Suchfunktion von MailStore überzeugte die Schwaben auf ganzer Linie. „Die Suche nach E-Mails ist im Vergleich zur Outlook-Suche schnell und einfach“, so Pastrzig zufrieden. „Was aber noch wichtiger ist: Unsere Server werden enorm entlastet.“

Aber nicht nur der IT-Verantwortliche der FLUXGERÄTE GMBH zeigt sich mit der Wahl für MailStore Server mehr als zufrieden, auch die Mitarbeiter sind positiv gestimmt. „Vor allem die schnelle Suchfunktion konnte unsere Mitarbeiter voll und ganz überzeugen“, weiß Alexander Geib zu berichten.

Praxistest bestanden

Schon nach kurzer Zeit hat sich der Einsatz von MailStore Server für den führenden Pumpenhersteller bewährt. So profitiert die FLUX-GERÄTE GMBH nicht nur von einer zertifizierten Rechtssicherheit bei der Archivierung sämtlicher E-Mails, sondern auch aus technischer und wirtschaftlicher Sicht. Die Entlastung der Mailserver, der nahezu wartungsfreie Betrieb sowie die Beschleunigung der Suche haben sich sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter voll ausgezahlt.

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