Office Assistant (m/w/d)

MailStore – die Experten für E-Mail-Archivierung

Wir sind die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf mit einem Team von 50 Mitarbeitern. MailStore ist ein Tochterunternehmen von OpenText, “The Information Company” (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX), mit Hauptsitz in Waterloo, Kanada. Seit mehr als 15 Jahren bieten wir Standardlösungen zur E-Mail-Archivierung für unsere Kunden an – entwickelt und betreut von unserem Team. Eine hohe Kundenzufriedenheit unserer mehr als 80.000 Kunden weltweit und das stetige Unternehmenswachstum beweisen, dass wir DIE Experten für E-Mail-Archivierung sind.

Was Deine Arbeit spannend macht

Die angenehme Atmosphäre eines kleinen, dynamischen Teams mit flachen Hierarchien bietet Dir eine optimale Umgebung, Dich für den Erfolg von MailStore einzubringen. Internationales Arbeiten mit unseren Kollegen in Boston oder externen Partnern, übergreifende Unternehmensprojekte, Produktweiterentwicklungen und Kundenkontakt – das alles wird Dir in Deiner täglichen Arbeit begegnen! Bei uns zählt „Sein“ und nicht „Schein“ – dazu gehört Eigenverantwortung genauso wie ein ungezwungener Dresscode. Wir sind stolz darauf, erfolgreich zu sein und gleichzeitig motivierte und zufriedene Mitarbeiter zu haben – was will man mehr?

Wir erweitern unser Team um eine/n Office Assistant (m/w/d). Unterstütze uns zum nächstmöglichen Zeitpunkt an unserem Standort in Viersen.

Wofür wir Deine Unterstützung brauchen

• Du hältst unser Büro in Schuss und sorgst zusammen mit unseren Dienstleistern für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag
• Zusätzlich übernimmst Du administrative Aufgaben für unser Sales Team und unseren Sales Director
• Du bist für die Beschaffung von Büromaterialien verantwortlich, kümmerst Dich um den Posteingang und -ausgang, empfängst und betreust Besucher, stimmst Termine mit der Hausverwaltung und anderen Dienstleistern ab
• Du unterstützt bei der Bürogestaltung vor Ort
• Du bist direkter Kontakt für unseren Mutterkonzern OpenText für standortrelevante Themen
• Du trägst dafür Sorge, dass Vorgaben zur Arbeitssicherheit umgesetzt und eingehalten werden und agierst als Kontakt zu den entsprechenden Behörden, Berufsgenossenschaft, Betriebsarzt, etc.
• Du kontrollierst die Einhaltung der Hygienebestimmungen in den allgemeinen Arbeitsbereichen
• Du unterstützt das Sales Team z.B. bei der Pflege von Kundendaten, Erstellung von Berichten und Dokumenten
• Du organisierst Firmenevents, Sicherheitseinweisungen, Ersthelferschulungen und unterstützt das Onboarding neuer Mitarbeiter

Was Du mitbringen solltest

• Du kommunizierst sicher, mündlich wie schriftlich, auf Englisch und Deutsch.
• Du hast mehrere Jahre Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Backoffice Bereich oder in ähnlicher Funktion gesammelt
• Du kannst Dich selbst organisieren und hast eine strukturierte Arbeitsweise
• Du hast ein gutes Organisationstalent und verfügst über ein sicheres Zeitmanagement
• Du beherrschst den Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint
• Du verfügst über ein hohes Maß an Flexibilität, Auffassungsgabe, Leistungsbereitschaft und Integrität sowie Serviceorientierung

Ein “WÄRE GUT” sind für uns folgende Punkte

• Arbeiten in einem internationalen Team ist für Dich kein Neuland
• Erfahrungen im Umgang mit SAP

Was wir bieten

• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten
• Arbeiten in agilen Teams
• Unternehmensweite Corporate Benefits, wie z.B. Incentives, Mitarbeiterrabatte, kostenloser Zugang zu Well-Being-Apps, Employee Referral Program, Employee Stock Purchase Plan
• Firmenparkplätze
• Regelmäßige Firmen-Events
• Kostenlose Getränke und Kaffee im Büro
• Eine kollegiale und lockere Arbeitsatmosphäre
• Internationales Arbeiten mit unseren OpenText-Kollegen weltweit

Interessiert?

Deine Ansprechpartnerin Shari Wan, Talent Acquisition Advisor, beantwortet gerne deine Fragen per E-Mail unter [email protected]

Bewirb‘ Dich jetzt mit Angabe des Stellentitels und der Referenznummer. Dein CV, Dein frühester Eintrittstermin und Dein Wunschgehalt helfen uns, schnell eine Entscheidung treffen zu können!

Bitte bewirb dich ausschließlich über das Online-Bewerberportal der OpenText, da wir aus datenschutzrechtlichen Gründen leider keine E-Mail-Bewerbungen verarbeiten können. Wir bitten um Verständnis.

Gut zu wissen

Bei OpenText achten und wertschätzen wir die Diversität unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und sind stolz darauf, ein Arbeitgeber zu sein, bei dem alle die gleichen Chancen haben. Wir freuen uns auf alle Bewer­bungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Nur aus Gründen der Lesbarkeit verwenden wir im Textverlauf die männliche Form der Anrede.

Für Positionen, die ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit erfordern, kann eine Überprüfung möglicher Vorstrafen notwendig sein. Für Fragen und weitere Informationen sprich gerne Deinen Kontakt im Recruiting bei OpenText an.

OpenText nimmt keine Bewerbungen oder Lebensläufe von Personalagenturen entgegen und ist nicht für Gebühren, Provisionen oder andere Zahlungen im Zusammenhang mit diesen verantwortlich, es sei denn, dies ist in einem schriftlichen Rahmenvertrag und einem unterzeichneten Suchauftrag zwischen Open Text und der Personalvermittlungsagentur oder der Partei, die die Zahlung einer Gebühr verlangt, vorgesehen.