MailStore Cloud – die cloud-native E-Mail-Archivierungslösung von MailStore ist ab sofort verfügbar!

Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass wir ab sofort mit MailStore Cloud eine cloud-native E-Mail-Archivierungslösung in bewährter MailStore-Qualität anbieten.

Was ist MailStore Cloud?

MailStore Cloud basiert auf einer cloud-nativen Microservices-Architektur, die flexibel skaliert werden kann und als reiner Cloud Service bezogen wird. MailStore Cloud eignet sich hervorragend für Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern, die keine eigene IT-Infrastruktur für den Betrieb einer E-Mail-Archivierungslösung zur Verfügung haben oder einsetzen wollen.

MailStore Cloud wird von OpenText in einem Rechenzetrum in Deutschland bereitgestellt und verwaltet. Kosten für IT-Infrastruktur zur Bereitstellung und die Verwaltung der Software fallen für Benutzer nicht an.

Besonders angenehm: Produktupdates werden regelmäßig im Hintergrund implementiert, sodass der Download und die Installation neuer Produktversionen überflüssig wird.

Die-E-Mail-Archivierungslösung speichert originalgetreue Kopien aller E-Mails manipulationssicher in einem zentralen Archiv über einen beliebig langen Zeitraum. Datensilos gehören damit der Vergangenheit an. Bereits archivierte E-Mails können vom genutzten E-Mail-Server gelöscht werden, um Speicherplatz zu sparen. Die Self-Service-Funktion für Mitarbeiter in Verbindung mit einer umfassenden Suchfunktion ermöglicht jederzeit Zugriff auf die archivierten E-Mails und entlastet IT-Administratoren.

Umfassende Snychronisationmöglichkeiten in Bezug auf die Archivierung und das Anlegen von Benutzern sowie flexible Zugriffkontrollen auf das Archiv durch die Vergabe von Benutzerrechten über Gruppen bilden das Fundament für eine einfache Verwaltung von MailStore Cloud. Darüber hinaus sorgen Installations-Wizards (für Microsoft 365 und IMAP) für eine schnelle Einrichtung der Software.

MailStore Cloud ist kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Systemen und bei sachgemäßer Anwendung hilft die DSGVO- und IDW PS 880 (GoBD)-zertifizierte Software bei der Umsetzung bestimmer Vorgaben an den Datenschutz und die Aufbewahrung geschäftskritischer E-Mail-Daten.

MailStore Cloud Features in der Übersicht

MailStore Cloud überzeugt nicht nur durch viele Eigenschaften, die bereits von MailStore Server bekannt sind, sondern auch durch einige interessanten Neuerungen.

Unterstützte E-Mail-Systeme und Einrichtung von MailStore Cloud

MailStore Cloud unterstützt alle gängigen E-Mail-Systeme, wie z.B. Microsoft 365 (Exchange Online), Microsoft Exchange Server (On-Premise), Google Workspace, und IMAP- und POP3-Server. Dank der für MailStore Cloud entwickelten Installations-Wizards (für M365 und IMAP) ist die Archiverungslösung schnell und intuitiv eingerichtet und in wenigen Minuten einsatzbereit.

Benutzerverwaltung und Zugriff auf MailStore Cloud

Benutzer können über verschiedene Verzeichnisdienste (Entra-ID (Microsoft 365), Active Directory (Exchange), LDAP (generisch)) synchronisert werden. Die Snychronisation mit mehreren Servern ist auch möglich.

Der Zugriff auf die Archivpostfächer für die synchronisierten Benutzer und Gruppen kann durch die Zuwesiung bestimmter Rollen (Administrator, Auditor,  Compliance, Archiv-Benutzer) und Rechte flexibel kontrolliert werden.

Der MailStore Cloud Login erfolgt mittels Multi-Faktor-Authentifizierung (Single Sign-On für M365 und Google Workspace möglich) entweder über einen Webbrowser (für Admins und Benutzer), oder über das webbasierte Outlook Add-in (nutzbar in Outlook NEW und Outlook classic).

Archivierungsmethoden und Compliance-Features

Überzeugen kann MailStore Cloud auch hinsichtlich der Archivierungsmethoden.

Neben der Archivierung einzelner oder gleich mehrerer Postfächer (IMAP, POP3, EWS, API) können auch  Shared Mailboxes und Gruppenpostfächer archiviert werden. Darüber hinaus ist mit MailStore Cloud auch die für Compliance-Thematik so wichtige Journalarchivierung (SMTP) möglich. Optional kann auch hier die Ordnerstruktur synchronisiert werden.

Zudem gibt es noch eine Reihe weiterer Funktionen, die beim Thema Compliance eine wichtige Rolle spielen. Dazu zählen neben flexiblen Aufbewahrungsrichtlinien auch die Möglichkeit zur Löschung einzelner E-Mails.

Auch die umfassende Suchfunktion, die jedem Benutzer zur Verfügung steht, bietet großen Merhwert. Durch die vollständige Indizierung von E-Mail-Betreffzeilen, Inhalten und Anhängen kann im Archiv gezielt nach einer bestimmten E-Mail oder einem Anhangsinhalt gesucht werden, ganz gleich ob als Suchkriterium der Absender/Empfänger, die Betreffzeile, einzelne Stichworte oder Phrasen, Anhangsinhalte oder Anhangdateinamen oder sogar eine Volltextsuche genutzt wird.

Dadurch werden nicht nur IT-Adminsitratoren entlastet, weil Anfragen von Benutzern nach einer bestimmten E-Mail im Archiv obsolet werden, sondern die umfassende Suchfunktion bietet darüber hinaus Hilfe bei eDiscovery Szenarien und im Falle von Betriebsprüfungen.

Im letzteren Fall ist vor allem die Legal-Hold-Funktion (Löschschutz), einstellbare Zugriffsberechtigungen (Rolle Auditor oder Compliance) sowie das lückenlose Auditing wichtig, durch welches alle Aktionen der Benutzer rechtskonform protokolliert werden und durch Auditoren überprüft werden können.

Bereitstellung durch OpenText

Die Bereitstellung von MailStore Cloud erfolgt durch OpenText in einem ISO-zertifizierten Hyperscale-Rechenzentrum in Deutschland. Unternehmen benötigen damit keine eigene IT-Infrastruktur, um MailStore Cloud nutzen zu können. Auch die Wartung des Produkts liegt in der Verantwortung von OpenText. Zudem profitieren Benutzer der MailStore Cloud vom automatischen Update auf eine neue Produktversion, sobald diese verfügbar sind. Der Zugriff auf MailStore Cloud und die archivierten Daten ist 24x7x365 möglich, mit einer Verfügbarkeit von 99,9%.

MailStore Cloud ist DSGVO- und IDW PS 880-zertifiziert

MailStore Cloud wurde von einem unabhängigen IT-Revisor und Datenschutzexperten zwei Prüfungen unterzogen und zertifiziert.

Die erste Prüfung basiert auf den Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880). Die Zertifizierung beachtet dabei alle Aspekte der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), die die Archivierung betreffen. Auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen wurden bei der Zertifizierung beachtet. Mit dem Zertifikat wird belegt, dass MailStore Cloud eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung ermöglicht.

Die zweite Zertifizierung berücksichtigt alle relevanten Aspekte der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und stellt sicher, dass MailStore Cloud bei sachgemäßer Anwendung eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO ermöglicht.

Flexibles Lizenzmodell

Das Starterpaket von MailStore Cloud umfasst 5 Benutzerlizenzen inkl. 10 GB Speicher und 5 Archivpostfächer pro Benutzerlizenz, d.h. mit dem Starterpaket können insgesamt schon 25 Postfächer archiviert werden. MailStore Cloud ist flexibel skalierbar. Jederzeit können weitere Benutzerlizenzen oder zusätzlicher Speicher (in 10 GB Schritten) hinzugebucht werden. Die Benutzerlizenzen und der zusätzliche Speicher sind in kürzester Zeit verfügbar. Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Basis der Benutzerlizenzen und dem zusätzlich gebuchten Speicher.

Verfügbarkeit & Testlizenz

Erhältlich ist MailStore Cloud in der Region DACH zunächst über unseren langjährigen Distributionspartner ELOVADE. Außerhalb der Region DACH stehen weitere Channel Partner der MailStore Software GmbH als Bezugsquellen zur Verfügung. Nehmen Sie bei Interesse bitte Kontakt mir uns auf.

MailStore Cloud kann über die jeweiligen Vertriebspartner getestet werden. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren dedizierten Ansprechpartner.