MailStore Server 6: Compliance

Der MailStore Server 6 ist veröffentlicht. In den kommenden Wochen werden wir hier die wichtigsten Neuerungen und Verbesserungen vorstellen. Zum Auftakt gehen wir im Folgenden auf die neuen Compliance-Features ein.

Das Auditing, Teil des Compliance-Bereichs

Das Auditing, Teil des Compliance-Bereichs

Was „Compliance“ eigentlich bedeutet? Die Wikipedia umschreibt das Wort mit „Regelkonformität“ und kommt dem Sinn damit recht nahe. Der Mediziner beispielsweise nennt Compliance schlicht das Maß an Befolgung von Therapieplänen und Medikationen durch den Patienten. Tut der Kranke, was der Arzt sagt, dann ist er „compliant“. Besonders bei chronischen Krankheiten ist dieser Umstand wichtig, ein eigenes Forschungsgebiet beschäftigt sich damit. Denn schlussendlich geht es natürlich um’s Geld. Womit wir bei der betriebswirtschaftlichen Ebene wäre. In Unternehmen steht selbstredend  die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften im Fokus, aber auch die Befolgung internerner Kodizes. Oder wie es die IHK Pfalz schön auf den Punkt bringt: „Man versteht unter Compliance die Summe der Maßnahmen, um rechtstreues Verhalten der Mitarbeiter und der Geschäftsleitung zu gewährleisten.Compliance dient der Risikovorbeugung und Schadensabwehr im Unternehmen. Auch das Krisenmanagement bei Eintritt eines Rechtsverstoßes ist Ausdruck von Compliance.“

E-Mail-Archivierung ist selbstredend Teil dieses Themenfelds. Gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von geschäftlicher Korrespondenz muss entsprochen werden, genauso wie es in der freien Wirtschaft häufig Regelungen zum Kommunikationsverhalten von Mitarbeitern (E-Mail-Policy) zu beachten gilt. Mit dem MailStore Server 6 werden wir kleinen und mittelständischen Unternehmen eine deutlich verbesserte Lösung an die Hand geben.  Beispielhaft seien folgende Punkte erwähnt:

Aufbewahrungsrichtlinien. Im MailStore Server 6 ist es zukünftig möglich, für zu archivierende digitale Schrifstücke  eine Mindestaufbewahrungsdauer zu definieren (z.B. sechs oder zehn Jahre). Während dieser Zeit ist ein vorzeitiges Löschen schlicht nicht möglich.
Legal Hold. Dieser aus dem amerikanischen Geschäftsleben stammende Begriff bedeutet im MailStore-Umfeld, dass bei Aktivierung die Löschung überhaupt nicht möglich ist.
Auditor-Zugriff. Klassischerweise wird dies bei einer externen Kontrolle relevant. Ist also der Betriebsprüfer im Haus, erhält dieser vollen Lesezugriff auf die Konten aller Nutzer. Schreib- oder gar Löschrechte hat er dann selbstverständlich nicht.
Audit Logging (Protokollierung). Wie auch auf dem eingebunden Screenshot zu sehen handelt es sich hierbei um eine Art „Aktivitäten-Protokoll“. Entsprechend der im Unternehmen gültigen Vorgaben kann hier festgelegt werden, welche Vorgänge im so genannten „Windows Event Log“ gespeichert werden sollen.

Eine weitere erwähnenswerte Neuerung ist die Beschränkung der E-Mail-Vorschau durch Administratoren. Vor dem Hintergund, dass auch einem technisch verantwortlichen Mitarbeiter nicht alle Inhalte zur Kenntnis gelangen dürfen/sollen, wurde diese Funktion auf vielfachen Wunsch von ansonsten zufriedenen Anwendern aufgenommen.

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