Feature Spotlight: MailStore Cloud – Die Vorteile von Gruppen in MailStore Cloud

Warum sind individuelle Berechtigungen wichtig?

Die Verwaltung von Benutzern und deren Berechtigungen ist ein zentraler Baustein für eine sichere und rechtskonforme E-Mail-Archivierung. Schließlich soll nicht jeder Mitarbeiter einen vollumfassenden Zugriff auf das E-Mail Archiv erhalten – und genau hier kommen die vordefinierten Benutzerrollen und individuelle Zugriffsberechtigungen ins Spiel.

Was genau ist eine Benutzerrolle?

Eine Rolle umfasst vordefinierte Berechtigungen. Es gibt folgende Rollen in MailStore Cloud:

• Administrator: Führt administrative Aufgaben aus, d.h. nimmt Einstellungen innerhalb von MailStore Cloud vor und hat Kontrolle über die Ausführung von Jobs. Ein Administrator hat hierbei keine Leserechte der E-Mails und auch keinen Zugriff auf den Web Access.
• Auditor: Überprüft das Audit-Protokoll im Sinne der GoBD und hat zu diesem Zweck einen Lese-Zugriff zum Beispiel auf die Konfigurationen. Der Auditor kann somit eine rechtskonforme Umsetzung der E-Mail Archivierung nachvollziehen.
• Compliance: Diese Rolle ermöglicht den Zugriff auf alle Archiv-Postfächer und E-Mails. Diese Person darf zudem E-Mails exportieren oder kann eine postfachübergreifende Suche vornehmen; etwa für eDiscovery.
• Leser: Darf eigene oder zugewiesene Archiv-Postfächer lesen.

Doch Rollen allein reichen nicht aus, um komplexe Strukturen effizient abzubilden. Hier kommen Gruppen ins Spiel.

Was sind Gruppen?

Gruppen sind eine Zusammenfassung von Benutzern. Gruppen können manuell angelegt oder aus einem Verzeichnisdienst synchronisiert werden.

Der Vorteil von Gruppen in MailStore Cloud

Innerhalb von MailStore Cloud können verschiedene Rollen einer Gruppe zugewiesen werden. Das bringt dem Administrator eine bessere Übersicht und spart somit Zeit.
Zudem muss auch eine Berechtigungsvergabe für Archiv-Postfächer erfolgen. Um also E-Mails lesen zu können, müssen sowohl eine Leserrolle zugewiesen als auch Zugriffsrechte auf das Archiv-Postfach erteilt sein.
Je Archiv-Postfach lässt sich festlegen, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf diese zugreifen, sprich diese lesen dürfen. Ein synchronisierter Benutzer hat dabei unmittelbar Zugriff auf seine eigenen Archiv-Postfächer. Ebenso haben Gruppenmitglieder direkten Zugriff auf synchronisierte Gruppen-Postfächer.

Zusammenfassung

Die Rollen und vor allem die Gruppen in MailStore Cloud vereinfachen die Verwaltung komplexer Strukturen erheblich, sorgen für klar getrennte Zugriffsrechte und bilden die Grundlage für Datenschutz, sowie eine GoBD‑konforme E‑Mail‑Archivierung.

Mehr Details finden Sie in unserem dazugehörigen Hilfe-Artikel.