Heinen + Löwenstein

HEINEN + LÖWENSTEIN restlos überzeugt von MailStore Server

MailStore Server Case Study

Auch in Zeiten moderner Kommunikationsmittel wie Facebook, Twitter, Google+ und Co. zählt die E-Mail – vor allem in Unternehmen – noch immer zu den beliebtesten Instrumenten, um schnell und zuverlässig verschiedenste Arbeitsprozesse abzuwickeln. Ob Rechnungen, Angebote oder Vereinbarungen – fast alles Geschäftliche hat schon mal den elektronischen Postweg genommen. Auch deshalb hat der Gesetzgeber Unternehmen aller Größen und Branchen dazu verpflichtet, sämtlichen unternehmensrelevanten E-Mail-Verkehr rechtskonform zu archivieren und nach Aufforderung entsprechend bereitzustellen – beispielsweise, um dem Verlust von E-Mails vorzubeugen.

Auf eine Minimierung von Arbeitszeit raubenden E-MailSuchprozessen hoffte auch die Heinen + Löwenstein GmbH & Co. KG aus Bad Ems. Auch deshalb entschied sich das Medizintechnikunternehmen mit einem breit gefächerten Portfolio im Bereich der Beatmungstherapie nach einer Sondierungsphase für die führende E-Mail-Archivierungslösung:

MailStore Server. Neben einer spürbaren Reduzierung des Suchaufwandes erfüllt das hochspezialisierte Unternehmen aus Rheinland-Pfalz mit dem Einsatz von MailStore Server gleichzeitig eine rechstkonforme Archivierung der unternehmensrelevanten E-Mail-Kommunikation und profitiert damit in mehrfacher Hinsicht.

MailStore Server – E-Mails clever und rechtssicher archivieren

MailStore Server, entwickelt von der MailStore Software GmbH, ist eine der führenden E-MailArchivierungslösungen und bietet von unabhängiger Stelle zertifizierte Rechtssicherheit. MailStore Server arbeitet mit allen gängigen Mailservern, entlastet die IT-Infrastruktur und erhöht die Produktivität von Unternehmen. Außerdem verkürzt MailStore die Dauer von Backups signifikant. MailStore Server legt perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Der Suchprozess gestaltet sich kinderleicht und spart Arbeitszeit.

Die Testphase

Der Entscheidung für MailStore Server ging bei Heinen + Löwenstein in Bad Ems ein detaillierter Entscheidungsprozess voraus, bei dem verschiedene Lösungen getestet wurden. Neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis prüfte man hier vor allem die Suchfunktionen. Das Ergebnis stand recht schnell fest: MailStore Server schnitt im Vergleich zu zwei anderen getesteten Archivierungslösungen als eindeutiger „Testsieger“ ab. „An MailStore hat uns neben dem Preis vor allem die einfache Installation, Konfiguration und Bedienbarkeit überzeugt. Die Archivierung konnten wir trotz der relativ hohen Anzahl von 950 Postfächern schnell und reibungslos durchführen“, so Sven Heer, Systemadministrator bei Heinen + Löwenstein.

Bei der Evaluation spielten aber auch andere Faktoren eine Rolle, beispielsweise die Entlastung des Mailservers. Denn dass bei so vielen E-Mails pro Tag nicht selten sowohl Speichervolumen als auch Leistung des Mailservers stark eingeschränkt sind, ist logische Konsequenz und in den meisten Unternehmen mittlerweile Alltag. So auch bei Heinen + Löwenstein. „Wir erhalten täglich viele tausende E-Mails, die Unmengen an Speicherplatz rauben und die Arbeitsprozesse immens verlangsamen. Während der MailStore-Testphase haben wir sofort eine spürbare Entlastung unseres Mailservers festgestellt. Auch das hat zu unserer Entscheidung für MailStore beigetragen“, erinnert sich Sven Heer.

Renommierte Medizintechnik seit 25 Jahren

Die Heinen + Löwenstein GmbH & Co. KG aus Bad Ems – kurz HUL – produziert bereits seit 1986 breit gefächerte Medizintechnik im Bereich der Beatmung, Anästhesie, Schlafmedizin und Neonatologie. Deutschlandweit sind mittlerweile rund 1.000 Mitarbeiter an 25 Niederlassungen beschäftigt. Zudem betreibt HUL über 80 Schlaf-Atem-Zentren an verschiedenen deutschen Kliniken.

Der Einsatz modernster Technologien ist bei diesem Unternehmensprofil also nur logische Konsequenz. Mit MailStore erfüllt man nicht nur die Gesetze, sondern passt sich auch den technischen und wirtschaftlichen Herausforderungen an.

MailStore überzeugt im Arbeitsalltag

Die Vorteile von MailStore kennt Sven Heer von Heinen + Löwenstein ganz genau: „Unsere Mitarbeiter beschwerten sich immer wieder über verschwundene E-Mails und eine chronisch langsame Outlook-Suche. Seitdem wir MailStore zur E-Mail-Archivierung einsetzen, gehören solche Klagen der Vergangenheit an“, so der ITVerantwortliche zufrieden. Und er fügt an: „Alles läuft reibungsloser, unsere Speicher werden geschont und E-Mails nicht nur schnell, sondern auch erfolgreich gefunden. Im täglichen Arbeitsstress ist das eine enorme Entlastung!“

Der Einsatz von MailStore hat sich für das Medizintechnik-Unternehmen aus Bad Ems also schon nach kurzer Zeit bewährt. Auch die zertifizierte Rechtssicherheit gibt Heinen + Löwenstein ein gutes Gefühl, schließlich erfüllt das Unternehmen mithilfe der Archivierungs-Software die gesetzlichen Anforderungen spielend.

Fazit: Bei MailStore stimmt neben dem Preis auch die Leistung

MailStore Server beseitigt viele mit dem elektronischen Schriftverkehr verbundene Problematiken. Dessen ist sich auch Sven Heer bewusst. „Ich kann MailStore bedingungslos weiterempfehlen“, betont er. Die Entlastung der Mailserver, der nahezu wartungsfreie Betrieb und die beschleunigte Suchfunktion hätten sich für jeden einzelnen Mitarbeiter, den Arbeitsalltag der Heinen + Löwenstein GmbH & Co. KG und somit das Unternehmen direkt ausgezahlt, so der ITVerantwortliche abschließend.

Interview mit Sven Heer, Systemadministrator Heinen + Löwenstein GmbH & Co. KG

Herr Heer, warum haben Sie sich für MailStore Server als E-Mail-Archivierungslösung entschieden?

Heer: Unsere Mitarbeiter haben täglich eine Menge Arbeitszeit in die Suche nach E-Mails investiert. Das ist natürlich kontraproduktiv. Für MailStore haben wir uns letztlich wegen der kinderleichten Suchfunktion und des Preis-Leistungs-Verhältnisses entschieden. Das hat uns durchweg überzeugt.

Welche Vorteile bietet Ihnen MailStore Server im täglichen Betrieb noch?

Heer: MailStore entlastet zum Beispiel unsere Mailserver drastisch. Die gesamten Arbeitsprozesse laufen reibungsloser und unsere Speicher werden geschont. Als Folge hat sich dadurch natürlich auch unsere Produktivität erhöht. Ein schöner Nebeneffekt.

Und heute sind Sie zufrieden mit MailStore?

Heere: Absolut. Wir empfehlen MailStore sogar weiter und erweitern unsere Benutzeranzahl jetzt noch einmal.

Der Wille zur Dienstleistung, ausgesprochene Kundennähe und die Innovationskraft bei der Entwicklung neuer Technologien in der Medizintechnik sind die entscheidenden Faktoren, die Heinen + Löwenstein zu einem führenden medizintechnischen Unternehmen gemacht haben. Rund 1.000 Mitarbeiter arbeiten in über 25 Niederlassungen täglich mit Einsatzbereitschaft, hoher Identifikation und großem Fachwissen für die Gesundheit und Lebensqualität der Patienten. Unser medizintechnisches Leistungsspektrum bauen wir dabei kontinuierlich aus. In Partnerschaft mit weltweit führenden Herstellern ist Heinen + Löwenstein Wegbereiter und Marktführer in neuen Fachdisziplinen wie der Schlaf- oder Beatmungsmedizin. In anderen rasch wachsenden Unternehmensbereichen wie der Neonatologie und der Anästhesie produzieren wir selbst Spitzentechnologie für den Weltmarkt.

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