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FUHR stellt E-Mail-Archivierung erfolgreich auf MailStore um

MailStore Server Case Study

Jeden Tag werden auf der ganzen Welt Milliarden von E-Mails verschickt, egal ob privater oder geschäftlicher Natur, Werbung oder Urlaubsgrüße. Dieser Flut an E-Mail Herr zu werden, ist nicht einfach, insbesondere für Unternehmen, da diese auch noch eine rechtliche Aufbewahrungspflicht erfüllen müssen. Diese Pflicht zur Aufbewahrung von unternehmensrelevanten E-Mails kann eine einfache, efiziente und produktivitätssteigernde Sache sein, die richtige E-Mail-Archivierungslösung vorausgesetzt.

Bei FUHR, einem traditionsreichen Hersteller von Türbeschlägen, Schlössern und Sicherheitssystemen, setzte man jahrelang auf eine proprietäre Lösung, mit der man die etwa 100 Postfächer archivierte. Doch als der SQL-Server und damit die Recherchen nach archivierten E-Mails aufgrund immer größerer Datenmengen an seine Grenzen stieß, entschied man sich bei FUHR für den Umstieg auf eine neue, effizientere Archivierungslösung.

Fündig wurden die Verantwortlichen bei EBERTLANG, dem Spezialdistributor für IT-Infrastruktursoftware für Microsoft Windows.

Interview mit Björn Neumann, stellv. Abteilungsleiter EDV

Sie hatten bereits eine Archivierungslösung im Einsatz. Warum haben Sie nach einer alternativen Lösung gesucht?

Wir hatten erhebliche Probleme mit der bestehenden Archivierungssoftware. Unsere SQL-Datenbank war am Limit und die Produktivität eingeschränkt, außerdem war die Lösung hinsichtlich der Bedienbarkeit nicht mehr zeitgemäß.

Konnten Sie diese Probleme mit MailStore lösen?

Ja, definitiv. Die Datenbank ist um mehr als die Hälfte geschrumpft, Backups gehen dementsprechend schneller und die Bedienbarkeit von MailStore ist sehr bequem, vor allem durch die Outlook-Integration.

Wie sieht es mit dem Wartungsaufwand aus?

Der ist eigentlich nicht vorhanden. Bis auf das Einspielen gelegentlicher Updates läuft MailStore Server wartungsfrei und was noch besser ist: ausfallfrei.

Sie würden MailStore also weiterempfehlen?

Ja, auf jeden Fall. Das sehen nicht nur wir in der EDVAbteilung so, sondern auch unsere Mitarbeiter.

Die Entscheidung

Bevor man sich bei FUHR endgültig für MailStore Server entschied, wurde noch ein weiteres Angebot geprüft: „Diese Software ging jedoch an unseren Anforderungen vorbei, nicht nur hinsichtlich der Funktionen, sondern auch wegen des Preises“, erklärt Neumann. „Wir suchten nach einer Lösung, die ausschließlich E-Mails archiviert und das möglichst efizient.“ Und so entschieden sich die Verantwortlichen schließlich für Mailstore Server. „Anfangs waren uns vor allem Faktoren wie Zugriffssicherheit und Datenschutz wichtig, und als wir uns mit MailStore Server beschäftigten, merkten wir, dass natürlich auch das Thema Rechtssicherheit bei der Archivierung eine große Rolle spielt. Aber da waren wir mit MailStore natürlich bestens bedient“, schildert Neumann die Situation.

Die Umstellung

Die IT-Verantwortlichen von FUHR entschieden sich beim Kauf von MailStore ebenfalls für eine individuelle Einführung und eine Vor-Ort-Installation. „Wir selbst hatten nicht die nötige Zeit für die Einarbeitung, obwohl wir im Nachhinein festgestellt haben, dass MailStore Server wirklich einfach in der Handhabung ist“, erklärt Neumann. Für die Umstellung des gesamten Archivs auf die neue Lösung war die Vor-Ort-Betreuung jedoch unabdingbar. „Wir mussten insgesamt 1,6 Millionen E-Mails aus dem alten Archiv in MailStore importieren. Und das hat dank Scripting einwandfrei funktioniert – nach etwa zwei Wochen waren sämtliche E-Mails in MailStore importiert“, so Neumann abschließend.

Seit der Umstellung auf MailStore konnten nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die IT-Abteilung von den Vorteilen profitieren. Die Größe der Datenbank sank deutlich von 370 Gigabyte auf nur noch 176 Gigabyte, die Dauer der Backups verkürzte sich und so wurde die gesamte Infrastruktur entlastet. Die Mitarbeiter hingegen können ohne Ausfallzeiten arbeiten und die bequeme Suchfunktion via Microsoft Outlook nutzen – eine deutliche Produktivitätssteigerung. „Unsere Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit MailStore“, zeigt sich Neumann deshalb erfreut.

Praxistest bestanden

Mitarbeiter zufrieden, IT-Abteilung entlastet – MailStore Server hat im Praxiseinsatz bei FUHR auf der ganzen Linie überzeugt und den Test mit Bravour bestanden. „Der administrative Aufwand für MailStore liegt bei null“, berichtet Neumann. Wegen einer überlasteten IT-Infrastruktur kam man bei FUHR zu MailStore Server und nutzt jetzt nicht nur eine ressourcenschonende und efiziente E-Mail-Archivierung, sondern erfüllt gleichzeitig alle Rechtsvorgaben, die sogenannte Compliance. Aber nicht nur das Unternehmen profitiert von einer kostengünstigen und wartungsfreien Archivierungslösung, auch die Mitarbeiter haben dank zentralem Zugriff auf ihr E-Mail-Archiv weniger Ausfallzeiten und können produktiver arbeiten. Und so hat sich der Einsatz von MailStore Server für alle Unternehmensbereiche ausgezahlt.

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