Autohaus Boris Becker

Autohaus Boris Becker geht mit MailStore Server auf Nummer sicher

MailStore Server Case Study

Wer kennt es nicht: Man löscht am Arbeitsplatz unbedacht eine E-Mail, um wenig später verzweifelt festzustellen, dass man sie doch noch benötigt hätte. Bereits zu diesem Zeitpunkt ist es allerdings zu spät: Die E-Mail und ihr gesamter Inhalt wurden vernichtet. Im schlimmsten Fall kann das zu drastischen firmeninternen Problemen, Budgetkürzungen und Einschnitten führen.

Dass Unternehmen aller Größen und Branchen gesetzlich dazu verpflichtet sind, jeglichen unternehmensrelevanten E-Mail-Schriftverkehr zu archivieren, ist daher nur logische Konsequenz. Ob Rechnungen, Angebote, Verträge oder Vereinbarungen – fast alles Geschäftliche hat schon einmal den elektronischen Postweg genommen und muss daher für mindestens sechs Jahre nicht nur archiviert, sondern auch nach Aufforderung bereitgestellt werden.

Um diese Rechtslage wusste auch die Autohaus Boris Becker GmbH & Co. KG aus Stralsund und bemühte sich deshalb um eine Archivierungslösung. Nach einer Sondierungsphase entschied sich das größte und modernste Autohaus in der Region Vorpommern schließlich für die zertifizierte Lösung MailStore Server

Interview mit Hans-Joachim Kloth, EDV-Administrator bei Autohaus Boris Becker GmbH & Co. KG

Herr Kloth, warum haben Sie sich für MailStore Server als E-MailArchivierungslösung entschieden?

Für uns stand die Rechtssicherheit bei der Entscheidung für MailStore an erster Stelle. Wir wollten die Gesetze erfüllen und damit in Sachen E-Mail-Archivierung auf der sicheren Seite sein. Dass MailStore zertifziert ist, hat unseren Entschluss für die Lösung natürlich bestärkt. Aber auch das Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns vollkommen überzeugt – MailStore war wesentlich günstiger als die Konkurrenz.

Welche Vorteile bietet Ihnen MailStore Server im täglichen Betrieb noch?

Die MailStore-Suchfunktion hat viele lobende Worte meiner Kollegen erhalten. Die Suchergebnisse waren demnach optimal und erleichterten das Arbeiten sehr. Außerdem konnten wir das von einigen Kollegen verwendete PST-Archiv abschaffen, was wiederum unseren Mailserver entlastet.

Und heute sind Sie zufrieden mit MailStore?

Ja, sehr sogar. Bisher sind keinerlei Fehler oder Probleme mit der Software aufgetreten, im Gegenteil: die Installation war sogar sehr leicht, Administration und Wartung erfordern kaum Aufwand. MailStore war absolut die richtige Entscheidung.

Die Testphase

Der Entschluss, MailStore zur E-Mail-Archivierung einzusetzen, fiel beim Autohaus Boris Becker nach einem detaillierten Entscheidungsprozess, bei dem neben MailStore noch der GFI MailArchiver ausgiebig getestet wurde. Für die EDV-Abteilung und Administrator Hans-Joachim Kloth stand hierbei die Prüfung der Rechtssicherheit und Gesetzeskonformität der Software an erster Stelle. Bereits hier konnte MailStore aufgrund seiner zerti!zierten Rechtssicherheit durch unabhängige Wirtschaftsprüfer überzeugen. „Auf MailStore aufmerksam geworden sind wir durch die Empfehlung des Mercedes-Benz Vertriebes Deutschland. Dort setzte man die Archivierungslösung bereits seit einiger Zeit ein und war begeistert“, erklärt Kloth. Neben der Rechtssicherheit spielte auch das Preis-Leistungs-Verhältnis bei der Evaluation eine wichtige Rolle. Hier ging der Punkt ebenfalls an MailStore, da die Lösung nicht nur ein überschaubares, günstiges Preismodell bot, sondern im Gegensatz zum getesteten Konkurrenzprodukt auch keinen eigenen SQL-Server erforderte. „Mit der Anschaffung eines SQL-Servers wären weitere Kosten auf uns zugekommen. Das wollten wir vermeiden und haben uns auch deshalb für MailStore entschieden“, berichtet EDVAdministrator Hans-Joachim Kloth.

Das größte Autohaus in Vorpommern

Der legendäre Tennisspieler und WimbledonSieger Boris Becker ist seit Firmengründung einziger und einhundert prozentiger Gesellschafter der Autohaus Boris Becker GmbH & Co. KG. Mit rund 160 Mitarbeitern an den Standorten Stralsund, Greifswald und Ribnitz-Damgarten vertreibt das Autohaus Mercedes-, Smart- und Renault-Modelle. Nicht ohne Grund gilt das Autohaus am Stralsunder Hauptsitz als das größte und modernste in der Region Vorpommern.

Ein Gefühl der Sicherheit

Das Autohaus Boris Becker archiviert rund 100 E-Mail-Postfächer mit MailStore Server. Vor allem von der Installation war man begeistert: „MailStore hat sich problemlos und fehlerfrei installieren lassen“, so Hans-Joachim Kloth zufrieden. „Alle Schritte waren selbsterklärend, überschaubar und leicht in der Handhabung. Das gibt uns ein Gefühl der Sicherheit.“ Und auch Administration und Wartung konnten bisher ohne Probleme durchgeführt werden. So haben vor allem Service-Hotline und Internetseite der Software durchweg überzeugt, beispielsweise als es um Updates ging. „Die Hilfefunktion auf der Website hat uns restlos begeistert. Durch die in deutscher Sprache verfügbaren, leicht verständlichen Informationen haben wir uns viel Zeit und Ärger gespart. Einen solch guten Service gibt es selten“, resümiert Administrator Kloth.

Fazit: Mit MailStore ist man auf der sicheren Seite

Die zertifizierte Rechtssicherheit von MailStore gibt der Autohaus Boris Becker GmbH & Co. KG aus Stralsund ein gutes Gefühl, schließlich erfüllt das Unternehmen mit Hilfe der Archivierungs-Software die gesetzlichen Anforderungen spielend. Deshalb „können wir MailStore guten Gewissens weiter empfehlen“, betont Hans-Joachim Kloth. Zudem bringe die Lösung mehrere angenehme Nebeneffekte wie eine schnelle E-Mail-Suche, optimalen Kundenservice und entlastete Mailserver mit sich, so der EDV-Administrator vom Autohaus Boris Becker abschließend.

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