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Rechtliche Vorteile für Ihr Unternehmen
Die E-Mail hat als Kommunikationsmedium in vielen Unternehmen einen bedeutenden Stellenwert
eingenommen. In vielen Bereichen löst sie die traditionellen Medien wie Brief und Fax ab und
dient zunehmend auch zur Abwicklung von Geschäftsprozessen. Studien gehen davon aus, dass bis
zu 75 Prozent der geschäftskritischen Informationen in Unternehmen ausschließlich in Form von
E-Mails vorliegen. Auf diese veränderten Bedingungen hat auch der Gesetzgeber reagiert.
So wurden die Anforderungen zur Archivierung von Dokumenten in Papierform nach den Grundsätzen
des Handelsrechts und Steuerrechts auch auf die E-Mail übertragen. Für die Unternehmen bedeutet
dies, dass entsprechende E-Mails zwischen sechs und zehn Jahren in maschinell auswertbarer
Form aufbewahrt werden müssen. Bei Missachtung dieser Forderungen können empfindliche Strafen
auferlegt werden. Anforderungen ergeben sich in Deutschland unter anderem aus der Abgabenordnung
(AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem Umsatzsteuergesetz (UStG), den Grundsätzen ordnungsgemäßer
DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen (GDPdU).
Da in Unternehmen oft ein großer Teil der gesamten Kommunikation ausschließlich über E-Mails
abgewickelt wird, sind diese oft der einzige schriftliche Beleg im Fall von gerichtlichen
Auseinandersetzungen. Werden die E-Mails im Unternehmen ordnungsgemäß archiviert, so kann
diesen vor Gericht durchaus eine hohe Bedeutung zukommen.
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Übersicht relevanter Gesetze und Bestimmungen in Deutschland
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GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Definiert Anforderungen zur Art und Umfang der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
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AO - Abgabenordnung
Behandelt die Verpflichtung zur Buchführung und aufzubewahrende Unterlagen hinsichtlich ihrer Bedeutung für die Besteuerung
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UStG - Umsatzsteuergesetz
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HGB - Handelsgesetzbuch
Behandelt die Verpflichtung zur Buchführung und definiert aufzubewahrende Unterlagen
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GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
Definiert Anforderungen zur Art der Aufbewahrung von originär digitalen Unterlagen
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Durch die E-Mail-Archivierung mit dem MailStore Server können Unternehmen die dauerhafte,
vollständige und sichere Aufbewahrung und die jederzeitige Verfügbarkeit aller E-Mails
sicherstellen.
Technische Grundlagen
Zugriff auf die Daten durch Prüfer
MailStore ermöglicht die Einrichtung eines Benutzerkontos mit Nur-Lesezugriff
auf das Archiv. Über den MailStore Client kann der Prüfer unter Verwendung
des Benutzerkontos auf das Archiv zugreifen. Der Umfang der Zugriffs kann auf
alle E-Mails oder auch E-Mails bestimmter Benutzer festgelegt werden.
Auch die Herausgabe von Datenträgern an Prüfer ist mit MailStore einfach
umzusetzen. E-Mails können jederzeit direkt aus MailStore heraus z.B. auf
CD oder DVD gebrannt werden. Dabei können die Daten mit der Dateiendung ".eml"
im Standardformat nach RFC822 exportiert werden.
Die Einschränkung der weiterzugebenden Daten ist nach Benutzern, Zeiträumen,
E-Mail-Adressen, E-Mail-Inhalten und zahlreichen weiteren Kriterien möglich.
Auswertungsmöglichkeit der Daten
Die Auswertungsmöglichkeit der Daten ist in MailStore vielseitiger als im
Ursprungssystem selbst(z.B. Microsoft Outlook). MailStore bietet eine
Volltextsuche, die durch zahlreiche Suchkriterien parametriert werden kann,
zeigt E-Mails direkt und vollständig an und ermöglicht die Öffnung von
Dateianhängen aus dem Programm heraus.
Langlebigkeit der Daten
MailStore bindet Sie nicht an ein proprietäres Dateiformat. Sie können alle
archivierten E-Mails jederzeit im Standardformat nach RFC822, das seit über
25 Jahren Bestand hat, exportieren. Die exportierten Dateien können von allen
gängigen E-Mail-Programmen geöffnet und verarbeitet werden.
Originalgetreue Archivierung ohne Informationsverlust
E-Mails und Dateianhänge werden ohne Informationsverlust archiviert und können
ebenso jederzeit wiederhergestellt werden. Auch die interne Struktur der E-Mails
(Headerinformationen) bleibt, soweit vom E-Mail-System unterstützt, unverändert erhalten.
Unveränderbarkeit der Daten
MailStore bietet keine Möglichkeit, die Inhalte bereits archivierter E-Mails
nachträglich zu ändern. Dazu werden verschiedenen Mechanismen angewendet:
- Bildung von SHA1-Hashwerten über Inhalte
- Kein direkter Zugriff der MailStore Client-Software auf die Archivdateien
- Änderung der E-Mail-Inhalte ist weder in der grafischen Oberfläche noch programmintern vorgesehen
- Das Löschen von E-Mails durch Anwender kann durch die MailStore-Benutzerverwaltung vollständig unterbunden werden
- Eine zusätzliche Sicherung der Daten auf WORM-Medien wird unterstützt
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