Jeder Anwender kann seine archivierten E-Mails innerhalb von Sekundenbruchteilen durchsuchen. MailStore Server bietet dazu mehrere Zugriffswege an.
Über das MailStore Add-in für Microsoft Outlook kann der Zugriff auf das Archiv direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung des Anwenders heraus erfolgen. Das Outlook Add-in ist mit Microsoft Outlook XP, 2003, 2007 und 2010 (32-bit und 64-bit) kompatibel.
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MailStore Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über einen beliebigen Internet-Browser. Auf diese Weise können archivierte E-Mails durchsucht, angezeigt und wiederhergestellt werden.
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MailStore Server verfügt über einen integrierten IMAP-Server. Hinter diesem unscheinbaren Feature verbirgt sich die Möglichkeit, das E-Mail-Archiv eines Anwenders in jedes IMAP-fähige Gerät oder E-Mail-Programm einzubinden. Dazu zählen zum Beispiel Mozilla Thunderbird, Microsoft Windows Live Mail, verschiedene Nokia-Handys sowie das Apple iPhone und iPad. Aus Sicht des Anwenders stellt das E-Mail-Archiv lediglich ein weiteres Postfach dar, auf das er wie auf ein reguläres Postfach zugreifen kann (selbstverständlich nur lesend).
Die MailStore Volltextsuche arbeitet auch bei extrem großen Datenmengen ohne merkbare Zeitverzögerung. Zudem werden nicht nur E-Mails, sondern auch beliebige Typen von Dateianhängen durchsucht. Suchanfragen können gespeichert und auch als Suchordner angelegt werden.
MailStore Server übernimmt bei der Archivierung die ursprüngliche Ordnerstruktur der Quelle. Das heißt in der Praxis, dass beispielsweise in Microsoft Outlook oder im Exchange Postfach angelegte Ordner nach der Archivierung unverändert im Archiv wiedergefunden werden können.
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Administratoren stehen zudem zahlreiche Exportfunktionen zur Verfügung.
Je nach Rechtevergabe ist es möglich, dass einzelne Anwender auf die Archivbereiche anderer Anwender zugreifen können.
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