Öffentliche Ordner archivieren
MailStore Server kann E-Mails aus den Öffentlichen Ordnern des Microsoft Exchange Servers archivieren und diese einigen oder auch allen MailStore-Benutzern zur Verfügung stellen. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder regelmäßig nach einem Zeitplan erfolgen.
Vorbereitung
E-Mails werden bei der Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Auch bei der Archivierung eines öffentlichen Ordners müssen Sie angeben, für welchen MailStore-Benutzer (für welches Benutzer-Archiv) die E-Mails archiviert werden sollen.
Legen Sie aus diesem Grund einen MailStore-Benutzer an, für den der Öffentliche Ordner archiviert werden soll. Sie können diesen Benutzer zum Beispiel publicfolder nennen. In einem zweiten Schritt können Sie allen anderen MailStore-Benutzern Zugriff auf das Archiv des Benutzers publicfolder gewähren. Auf diese Weise steht der archivierte Inhalt des Öffentlichen Ordners allen MailStore-Benutzern zur Verfügung.
Sollen die MailStore-Benutzer keinen Zugriff auf den archivierten Öffentlichen Ordner haben, können Sie auf diese Vorgehensweise verzichten und die E-Mails einfach für das Benutzer-Archiv des Administrators (admin) archivieren.
Informationen darüber, wie Sie einen Benutzer in MailStore anlegen, finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern.
Die Archivierung einrichten
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
- Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
- Wählen Sie aus der Liste im oberen Bereich des Fensters Microsoft Exchange aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
- Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
- Wählen Sie Öffentlicher Ordner aus aus.
- Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Exchange Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer HTTPS auswählen.
- Hinweis: Sie können zusätzlich die Option setzen, dass SSL-Warnungen ignoriert werden. Diese Warnungen erscheinen hauptsächlich dann, wenn auf dem Server ein nicht-offizielles Zertifikat zum Einsatz kommt.
- Geben Sie unter Servername den Namen Ihres Exchange Servers ein
- Geben Sie unter Benutzername den Windows-Anmeldenamen eines Benutzers ein, der Vollzugriff auf den Öffentlichen Ordner hat (z.B. peter.stein@domain.local oder peter.stein@domain.com)
- Geben Sie unter Kennwort das Anmeldekennwort des Benutzers ein.
- Ändern Sie die Voreinstellung /public im Feld Postfach (opt.) nur im konkreten Bedarfsfall.
- Über Test können Sie prüfen, ob Mailstore auf den Öffentlichen Ordner zugreifen kann.
- Klicken Sie auf Weiter um fortzufahren.
- Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. In den Standardeinstellungen werden keine E-Mails aus dem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
- Klicken Sie auf Weiter um fortzufahren.
- Im nächsten Schritt des Assistenten können Sie das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll (siehe Abschnitt "Vorbereitung" oben). Falls dieser Benutzer noch nicht existiert, klicken Sie bitte auf Neuen Benutzer anlegen. Klicken Sie danach auf Weiter.
- Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Einstellungen (Profile) aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.
Starten der Archivierung
Die Archivierung manuell starten
Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf E-Mails archivieren und wählen Sie in der Liste der Gespeicherte Einstellungen (Profile) das auszuführende Archivierungsprofil aus. Klicken Sie dann auf Starten. Nach erfolgter Archivierung erscheint ein Protokoll. In diesem finden Sie Informationen über die Menge der archivierten E-Mails sowie evtl. aufgetretene Fehler.
Das Archivierungsprofil kann beliebig oft ausgeführt werden. MailStore archiviert grundsätzlich nur die E-Mails, die noch nicht im Archiv vorhanden sind.
Die Archivierung automatisieren
Neben der manuellen Ausführung von Archivierungsaufgaben können diese auch automatisch nach einem Zeitplan gestartet werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf ein bereits vorhandenes Profil und dann auf Zeitgesteuert ausführen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Die Archivierung automatisieren.
Hinweise zur Archivierung und Tipps zum Weiterlesen
- Lesen Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen, wie Sie die getroffenen Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt verändern können oder bei Bedarf das angelegte Archivierungsprofil löschen können.
- Möchten Sie nur bestimmte Ordner des Öffentlichen Ordners archivieren, erfahren Sie im Kapitel Festlegen der zu archivierenden Ordner, wie Sie die Archivierung dementsprechend einschränken.
- Wenn Sie MailStore dazu verwenden möchten, den Speicherbedarf des Öffentlichen Ordners zu reduzieren, lesen Sie im Kapitel E-Mails nach ihrer Archivierung löschen, wie dies am einfachsten mit MailStore erreicht werden kann.
Problembehandlung
Die oben vorgestellten Einstellungen funktionieren in den meisten Fällen. Jedoch kann es je nach Konfiguration von Microsoft Exchange Server vorkommen, dass trotz korrekter Eingabe aller Daten die Verbindung oder Anmeldung dennoch fehlschlägt. Sollten in diesem Fall die Hinweise, die in Verbindung mit der Fehlermeldung erscheinen, nicht zum Erfolg führen, probieren Sie eine oder mehrere der folgenden Alternativeinstellungen.
- Verwenden Sie HTTP anstelle von HTTPS.
- Achten Sie darauf, dass im Feld Postfach (opt) die E-Mail-Adresse des Benutzers angegeben ist, sofern diese sich vom Windows-Anmeldenamen des Benutzers unterscheidet.
- Verwenden Sie IMAP (unverschlüsselt), IMAP-TLS oder IMAP-SSL (beide verschlüsselt) anstelle von HTTP(S). Um IMAP zu verwenden, muss IMAP in Exchange aktiviert sein.
