Öffentliche Ordner archivieren
MailStore Server kann E-Mails aus den Öffentlichen Ordnern des Microsoft Exchange Servers archivieren und diese allen MailStore-Benutzern oder Teilen davon zur Verfügung stellen. Bitte gehen Sie wie folgt vor, um die Öffentlichen Ordner zu archivieren.
Einen MailStore-Benutzer für die Öffentlichen Ordner anlegen
Legen Sie einen MailStore-Benutzer an, bei welchem die Öffentlichen Ordner abgelegt werden. Sollen die Benutzer keinen Zugriff auf das Archiv der öffentlichen Ordner haben, können Sie auf die Anlage des Benutzers auch verzichten und alle E-Mails zum Beispiel beim Benutzer admin ablegen.
Informationen darüber, wie Sie einen Benutzer in MailStore anlegen, finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern. Im Folgenden gehen wir davon aus, dass Sie den Benutzer publicfolders genannt haben.
Anlegen eines Importprofils
Klicken Sie im MailStore-Programmfenster auf E-Mails importieren. Wählen Sie den Benutzer aus, bei dem die Öffentlichen Ordner abgelegt werden sollen, z.B. publicfolders. Klicken Sie im rechten Bereich (Neues Profil erstellen) auf Exchange-Postfach. Gehen Sie dann wie folgt vor:
| • | Wählen Sie unter Zugriff via den Eintrag HTTPS aus. |
| • | Geben Sie unter Servername den Namen Ihres Exchange Servers ein. |
| • | Geben Sie unter Benutzername den Windows-Anmeldenamen eines Benutzers ein, der Vollzugriff auf die Öffentlichen Ordner hat (z.B. peter.stein@domain.local oder peter.stein@domain.com) |
| • | Geben Sie unter Kennwort das Anmeldekennwort dieses Benutzers ein. |
| • | Klicken Sie auf "<< Öffentl. Ordner". |
| • | Klicken Sie auf Test, um eine Verbindung zum Server herzustellen und die eingegebenen Daten damit zu überprüfen. Sollte die Verbindung fehlschlagen, lesen Sie weiter im Abschnitt Problembehandlung. |
| • | Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern. |
| • | Das neu angelegte Importprofil wird grau unterlegt. Klicken Sie darauf, um die Archivierung zu starten. |
MailStore-Benutzern Lesezugriff auf die archivierten Öffentlichen Ordner gewähren
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einem (oder mehreren) MailStore-Benutzer Lesezugriff auf die archivierten Öffentlichen Ordner gewähren. Bitte beachten Sie, dass der Benutzer hinterher vollen Lesezugriff auf alle darin enthaltenen E-Mails hat.
| • | Öffnen Sie die MailStore-eigene Benutzerverwaltung. |
| • | Doppelklicken Sie den Benutzer, dem Sie Zugriff auf die Öffentlichen Ordner gewähren möchten. |
| • | Klicken Sie unterhalb von Ordnerzugriff auf Hinzufügen. |
| • | Wählen Sie das Archiv aus, in welchem die Öffentlichen Ordner abgelegt wurden, z.B. publicfolders. |
| • | Klicken Sie auf OK und im darauffolgenden Dialog wiederum auf OK. |
| • | Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen. |
Der Benutzer sieht nun in seiner Ordneransicht einen zusätzlichen Ordner MailStore von publicfolders, über welchen er auf alle aus den Öffentlichen Ordnern archivierten E-Mails zugreifen kann.
Unterdrückung der SSL-Sicherheitswarnung
Möglicherweise erscheint beim Klicken auf Test und beim Start der Archivierung eine Sicherheitswarnung. Diese weist darauf hin, dass das Zertifikat nicht gültig ist.
Diese Meldung erscheint hauptsächlich dann, wenn auf dem Exchange Server ein nicht-offizielles Zertifikat zum Einsatz kommt. Um die Warnmeldung zu unterdrücken, und jedes Zertifikat zu akzeptieren, setzen Sie einfach ein Häkchen neben SSL-Warnungen ignorieren.
Hinweise zur Archivierung und Tipps zum Weiterlesen
| • | Sie können die Archivierung beliebig oft starten. Es werden nur die E-Mails archiviert, die sich noch nicht in Ihrem MailStore-Archiv befinden. |
| • | Lesen Sie im Kapitel Arbeiten mit Importprofilen, wie Sie die getroffenen Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt verändern können oder bei Bedarf das angelegte Importprofil löschen können. |
| • | Möchten Sie nur bestimmte (Unter-)ordner der Öffentlichen Ordner archivieren, erfahren Sie im Kapitel Festlegen der zu archivierenden Ordner, wie Sie die Archivierung dementsprechend einschränken. |
| • | Wenn Sie MailStore dazu verwenden möchten, den Speicherbedarf der Exchange-Postfächer zu reduzieren, lesen Sie im Kapitel E-Mails nach ihrer Archivierung löschen, wie dies am einfachsten mit MailStore erreicht werden kann. |
| • | Sie können die Archivierung der Öffentlichen Ordner automatisieren, um sie z.B. immer nachts um 02:00h durchzuführen. Wie das geht, erfahren Sie im Kapitel Die Archivierung automatisieren. |
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