E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Über den MailStore Proxy Server können Sie alle E-Mails automatisch bei Ein- oder Ausgang archivieren. Allgemeine Informationen zu den Vor- und Nachteilen dieser Vorgehensweise finden Sie im Kapitel E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren.

Der MailStore Proxy Server steht allen MailStore Server-Kunden kostenlos zur Verfügung und kann unter http://www.mailstore.com/de/mailstore-server-download.aspx heruntergeladen werden.

Arbeitsweise

MailStore Proxy klinkt sich hierzu in beliebige SMTP- und POP3-Verbindungen ein und schreibt die übertragenen E-Mails zusammen mit einem Bericht über Übertragungsdetails wie Absender und Empfänger mit.

MailStore Server archiviert die von MailStore Proxy mitgeschriebenen E-Mails aus einem gemeinsamen Übergabeverzeichnis. Dieser Vorgang kann automatisiert und mehrfach täglich durchgeführt werden.

Installation und Konfiguration von MailStore Proxy

Laden Sie MailStore Proxy von der MailStore-Website herunter (Downloadbereich des MailStore Servers).

• Installieren Sie MailStore Proxy auf einem beliebigen Rechner. MailStore Server muss auf diesem Rechner nicht installiert sein, jedoch muss ein Austauschordner existieren, auf welchen beide Vollzugriff haben.
• Starten Sie nach der Installation den MailStore Proxy Admin über die neu angelegte Desktopverknüpfung.
• Auf der Seite Konfiguration können Sie MailStore Proxy an Ihre Umgebung anpassen.

Das Ausgabeverzeichnis für E-Mails einstellen

Legen Sie im Feld Ausgabeverzeichnis fest, in welches Verzeichnis der MailStore Proxy Übermittlungsberichte schreiben soll. MailStore Server muss ebenfalls Zugriff auf dieses Verzeichnis haben, um darin befindliche E-Mails archivieren zu können. Das Verzeichnis gilt für alle angelegten Proxy Server (SMTP und POP3)

Den SMTP Proxy Server konfigurieren

Klicken Sie in der Liste Proxy-Server auf SMTP Proxy Server.

• Legen Sie im Feld Eingangsport fest, auf welchem Port der Proxy-Server eingehende Verbindungen annehmen soll. Die Standardeinstellung ist 25. Wenn kein weiterer E-Mail-Server auf dem Rechner läuft, der ebenfalls auf Port 25 Verbindungen entgegennimmt, sollten Sie die Einstellung so belassen.
• Im Feld Ziel-Server legen Sie fest, an welchen SMTP-Server MailStore Proxy eingehende Verbindungen "weitergegeben" werden sollen. Im Normalfall ist dies der SMTP-Server Ihres Internet-Providers oder ein unternehmensinterner SMTP-Server, z.B. AVM KEN!. Ändern Sie den Wert im Feld Port, wenn der SMTP-Port Ihres SMTP-Servers vom Standard (25) abweicht.
• Falls die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt werden soll, wählen Sie unter Verschlüsselung den Verschlüsselungstyp. Ob die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt wird, ist völlig unabhängig davon, ob die Verbindung zum MailStore Proxy verschlüsselt ist.
• Möchten Sie unternehmensintern auf eine SMTP-Authentifizierung verzichten, der externe SMTP-Server benötigt jedoch eine Authentifizierung, können Sie in den Feldern Benutzername und Kennwort feste Zugangsdaten festlegen. Diese werden dann für die Verbindung zum Ziel-Server verwendet.

Den POP3 Proxy Server konfigurieren

Klicken Sie in der Liste Proxy-Server auf POP3 Proxy Server.

• Legen Sie im Feld Eingangsport fest, auf welchem Port der Proxy-Server eingehende Verbindungen annehmen soll. Die Standardeinstellung ist 110. Wenn kein weiterer E-Mail-Server auf dem Rechner läuft, der ebenfalls auf Port 110 Verbindungen entgegennimmt, sollten Sie die Einstellung so belassen.
• Im Feld Ziel-Server legen Sie fest, an welchen POP3-Server MailStore Proxy eingehende Verbindungen "weitergegeben" werden sollen. Im Normalfall ist dies der POP3-Server Ihres Internet-Providers oder ein unternehmensinterner POP3-Server, z.B. AVM KEN!. Ändern Sie den Wert im Feld Port, wenn der POP3-Port Ihres POP3-Servers vom Standard (110) abweicht.
• Falls die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt werden soll, wählen Sie unter Verschlüsselung den Verschlüsselungstyp. Ob die Verbindung zum Zielserver verschlüsselt wird, ist völlig unabhängig davon, ob die Verbindung zum MailStore Proxy verschlüsselt ist.

Starten Sie nach der Anpassung der Einstellungen den MailStore Proxy über Speichern und neu starten neu.

Konfiguration der E-Mail-Clients

Ersetzen Sie in der E-Mail-Konfiguration der Clients den SMTP-/POP3-Server des Internetanbieters durch den Rechnernamen des MailStore Proxy.

Konfiguration von MailStore Server

Falls noch nicht erfolgt, müssen Sie für jeden Anwender, dessen E-Mails mit Hilfe des Proxy-Servers archiviert werden, einen MailStore-Benutzer anlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern. Wichtig: In den Benutzereigenschaften dieser Benutzer müssen unbedingt deren E-Mail-Adressen angegeben sein. Nur so können die E-Mails den Benutzern im Archiv korrekt zugeordnet werden. Unterscheidet sich der POP3-Benutzername der Anwender von deren E-Mail-Adresse, müssen Sie diesen zusätzlich hinzufügen.

Gehen Sie danach wie folgt vor:

• Starten Sie den MailStore Client an dem PC, von dem aus die Archivierungsaufgabe regelmäßig nach einem Zeitplan angestoßen werden soll. Dies kann der MailStore Server-PC oder ein beliebiger Rechner sein. Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
• Klicken Sie auf E-Mails archivieren und dann auf MailStore Proxy.

• Wählen sie das Verzeichnis aus, welches Sie zuvor in der Proxy-Konfiguration als Ausgabeverzeichnis angegeben haben.
• Haken Sie Reportdateien löschen, wenn die Archivierung erfolgreich war erst dann an, wenn Sie die Archivierung ausreichend getestet haben. MailStore Server wird auch ohne diese Einstellung E-Mails nicht mehrfach archivieren.
• Haken Sie Reportdateien löschen, wenn die Archivierung fehlgeschlagen ist wegen unbekannter Adressen / POP3-Benutzer erst dann an, wenn Sie die Angabe der E-Mail-Adressen in den Benutzereigenschaften aller Benutzer kontrolliert haben.
  Hintergrund: Erhält der MailStore Server vom Proxy Server E-Mails, die er keinem MailStore-Benutzer zuordnen kann, so verbleiben die E-Mails im Ausgabeverzeichnis des Proxy Servers. Um diese Datenmenge gering zu halten, können Sie die Option Reportdateien löschen, wenn die Archivierung fehlgeschlagen ist wegen unbekannter Adressen / POP3-Benutzer anhaken.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Einstellungen (Profile) aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet werden.

Starten der Archivierung

Die Archivierung manuell starten
Klicken Sie auf der Startseite des MailStore Clients auf E-Mails archivieren und wählen Sie in der Liste der Gespeicherte Einstellungen (Profile) das auszuführende Archivierungsprofil aus. Klicken Sie dann auf Starten. Nach erfolgter Archivierung erscheint ein Protokoll. In diesem finden Sie Informationen über die Menge der archivierten E-Mails sowie evtl. aufgetretene Fehler.
 
Das Archivierungsprofil kann beliebig oft ausgeführt werden. MailStore archiviert grundsätzlich nur die E-Mails, die noch nicht im Archiv vorhanden sind.
 
Nach der Archivierung finden Sie die durch die einzelnen Benutzer gesendeten E-Mails in deren Proxy Outgoing-Ordner, die empfangenen E-Mails in deren Proxy Incoming-Ordner.

Die Archivierung automatisieren
Neben der manuellen Ausführung von Archivierungsaufgaben können diese auch automatisch nach einem Zeitplan gestartet werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das soeben angelegte Profil und dann auf Zeitgesteuert ausführen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Die Archivierung automatisieren.